La capacidad de trabajar de forma remota para la industria de TI nunca ha sido algo especial e, incluso, fue una ventaja.
Hoy, durante el período de salida de la cuarentena y regreso al régimen habitual, se nota una actitud ligeramente distorsionada y una comprensión no del todo clara de que la repentina compulsión a trabajar sin visitar una oficina y un enfoque sistemático para organizar un proceso de trabajo remoto son cosas fundamentalmente diferentes.
Las tendencias de la moda y la exageración, que comenzaron a percibirse como una oportunidad para reducir drásticamente una serie de costos de oficina, no pueden ser una realidad de ultimátum para ningún equipo. En realidad, la transición al trabajo remoto no siempre es una decisión simple y un ahorro, de hecho, es un proceso bastante serio, pero, de hecho, un proyecto que debe implementarse con la participación activa de RRHH, jefes de proyecto y equipos.
1. Analice las oportunidades:
1) Asegúrese de que cada empleado esté listo discutiendo directamente con cada miembro del equipo y tenga una presentación personal del líder, confiando en sus propios sentimientos.
Debe tenerse en cuenta que cada uno tiene su propio enfoque de autoorganización y oportunidades para trabajar fuera de la oficina. Para algunos, esta puede ser una excelente oportunidad, pero para otros puede ser un proceso extremadamente incómodo con la correspondiente pérdida de eficiencia.
2) Espacio para el trabajo fuera de la oficina (principalmente en casa), no es solo un lugar físico donde puede sentarse a trabajar, lo que significa:
A. Es necesario aclarar con el empleado si es posible asignar un lugar para trabajar cómodamente en casa, si existen factores molestos e interferentes, si trabajar en casa generará molestias, tanto para él como para los demás.
B. Un lugar de trabajo cómodo es una herramienta necesaria y una condición de trabajo:
- Para algunos, una computadora portátil es suficiente para trabajar, pero los equipos de desarrollo a menudo necesitan una PC completa o un paquete de monitor de computadora portátil.
- Ergonomía del lugar de trabajo: ya sea que el empleado tenga un escritorio cómodo, una silla de oficina o un sillón, o que necesite apoyo adicional.
- Disponibilidad de comunicaciones: auriculares o cascos, cámara web.
- Disponibilidad de comunicación (Internet, comunicación móvil).
- Fácil acceso a los sistemas internos.
Después de evaluar todas las posibilidades y necesidades, es posible comprender si tal formato de trabajo es realmente posible para todo el equipo o de manera selectiva, y también proporcionar las condiciones necesarias si es necesario.
2. El trabajo remoto en toda regla difiere significativamente del formato habitual en la oficina y requiere nuevos enfoques en las comunicaciones y los procesos:
1) Uno de los problemas clave es la determinación del marco de tiempo de la jornada laboral, que se logra mediante un control básico y reglas simples de autoorganización.
Saludos matutinos en el grupo general al inicio del trabajo, como solíamos hacer todos en la oficina.
Informar sobre "irse" a hacer una pausa o la necesidad de irse por negocios, lo que ayudará mucho a simplificar el momento de sensación de régimen de trabajo constante, y es aún más fácil tener un almuerzo tranquilo cuando nadie te escribe, no llama y no espera una solución urgente a tu problema laboral.
Finalizar la jornada laboral “despidiéndonos” y, posiblemente, resumiendo un breve resumen en el grupo general, formando así el final real del período laboral.
Un caso interesante fue compartido por colegas de un equipo de producto, cuando todos los días a las 18.30 él y su esposa comenzaron a ver la serie en uno de los servicios de video, terminando así la jornada laboral virtual con bastante claridad.
2) La comunicación regular, siempre con video, crea una sensación de stand-ups de oficina familiares, se ajusta a los procesos de trabajo, no le permite relajarse y recuerda los rituales habituales del trabajo de oficina. En esta modalidad es muy bueno sentir el estado del ambiente en el equipo, tanto en aciertos, como viceversa, en problemas.
En algunos equipos, este formato recibió un formato aún más avanzado, las convocatorias temáticas, que dieron aún más implicación y agregaron positividad al proceso.
3) Comunicación personal periódica para comprender el estado de ánimo de cada uno, franqueza en la discusión de posibles problemas y una evaluación de si todo en el equipo es normal o requiere una elaboración por separado.
4) Chats, llamadas, comunicación por video: aproximadamente en este orden de popularidad, usamos canales de comunicación. Es importante que muchas tareas y preguntas puedan identificarse simplemente con el texto, fijando así su esencia y luego transferidas fácilmente a tareas o atrasos. Las preguntas más detalladas se resuelven mejor rápidamente por voz. Para la comunicación uno a uno, es más conveniente utilizar una conexión telefónica, una llamada de voz a un telegrama o una vibra.
5) Problemas, los puntos importantes deben resolverse solo con la voz, es sumamente importante transmitir y comprender el estado de ánimo, dar un mensaje claro sin distorsiones y no dejar malentendidos.
Para la discusión de temas con la participación de varias personas, es bastante simple y asequible organizar una llamada grupal usando la comunicación telefónica regular (que muchos no usan).
6) Para discusiones y presentaciones colectivas: el orador comparte la pantalla durante las discusiones utilizando herramientas en línea, como un análogo de un rotafolio fuera de línea.
7) Es especialmente importante que los líderes de proyectos / equipos presten atención a los comentarios y utilicen activamente las comunicaciones personales para motivarse, especialmente en asuntos problemáticos.
3. Comunicación informal, hábitos y necesidades, una parte importante en la comunicación del equipo:
1) OpenSpace / Kitchen / Smoking room es un espacio familiar para que todos puedan discutir tanto el trabajo como temas abstractos de interés.
Puede ser proporcionado por varias herramientas en línea, como salas virtuales en discord.com (efecto cocina / sala de fumadores, salas de pasatiempos, ambiente y fondo de espacio abierto).
2) Comunicación Tet-a-tete, que se puede desarrollar y estimular activamente.
Por ejemplo, se desarrolló un bot de telegrama para el equipo de Vodafone Ucrania: un proyecto situacional para el desarrollo de comunicaciones en línea dentro de la empresa Vodafone durante la cuarentena
3) Desarrollo de actividades en línea: juegos, misiones, vistas conjuntas, etc.
4) Organización de reuniones regulares fuera de línea.
Las conclusiones de la situación actual, el análisis de los pasos necesarios y los ejemplos existentes en la transición al trabajo remoto parcial o total pueden ser las siguientes:
1. Trabajo en equipo de forma remota o en la oficina - estos son dos, diferentes en sus enfoques, formatos que tienen lugar.
El trabajo de oficina no es una creencia antigua o una falta de competencias gerenciales, ya que a veces suena precipitado, sino un formato de interacción en equipo que funciona bien.
2. El formato remoto del trabajo en equipo, en todo o en parte, se puede implementar con la comprensión de tal posibilidad o según sea necesario, pero en cualquier caso requiere elaboración, análisis, preparación y una implementación cuidadosa paso a paso, pero sin seguir las tendencias o la "moda".
La opción más eficaz es y siempre será la flexibilidad y variabilidad de enfoques, la consideración y el sentido de cualquier decisión.