El abogado de hierro de Redmadrobot Marina Buturlina contó la situación cuando el cliente está listo para ordenar el trabajo, pero después de firmar el contrato todo se complica y se pospone constantemente. Si quieres saber cómo proceder para no perderte nada, pero no eres un abogado, estos consejos son para ti.
Tú y Kirill se conocen desde hace un año. Incluso te sigue en Instagram y le gustan las fotos. “No te defraudará con el contrato”, has acordado que pasará el pago a tu empresa por los servicios prestados. Entonces, ¿y si no hay contrato? Cyril prometió.
En el otro lado se sienta Kirill, quien le escribe una carta en la que le dice que, lamentablemente, su gerencia ha acordado un presupuesto que no contiene el nombre de su empresa, y tendrá que esperar con el pago. Y, por cierto, no hemos firmado contrato, así que recuerden a los abogados. Fin de la comunicación.
¿Suena familiar? Si no es así, entonces ha previsto todo de antemano ( lea cómo, firmó los papeles ). Y si es relevante, averigüémoslo.
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Por cierto, mucha gente trabaja de forma remota, y parece que este tema es más relevante que nunca, ya que es difícil firmar papeles “en vivo” en la realidad actual.
Un trato con un cliente rara vez comienza inmediatamente con la firma de un contrato. La historia comienza mucho "antes", cuando llevamos a cabo negociaciones y correspondencia. La legislación y la práctica judicial siguen el ritmo de la digitalización de todo y de todos, y esta no es la primera vez que se reconoce la correspondencia como una acción legalmente significativa.
Esto significa que todos los términos del trato, plazos, conversaciones sobre pago y varios "Lo juro por mi madre" mencionados en la correspondencia por correo electrónico pueden ser reconocidos hace mucho tiempo como acuerdos que tienen fuerza legal incluso sin firmar los papeles.
Trabaja sin contrato, y quieres, y pinchazos
En cualquier empresa, por regla general, hay dos campos: los que venden y atraen dinero a la empresa y los que protegen a la empresa de pasos equivocados. El gerente (gerente de proyecto, gerente de ventas, quizás incluso el propio propietario del producto, depende de la estructura de la empresa) y el abogado son representantes prominentes de estos campos.
A veces, el gerente se enfrenta a una situación en la que el cliente quiere comenzar a trabajar lo antes posible y parece estar listo para pagar sin demora, pero aquí está la mala suerte: la aprobación de los documentos de su parte demorará un mes, o incluso dos.
Cuando trabajamos de acuerdo con la fórmula Tiempo y material (esto es cuando usted no determina el costo total del trabajo, sino que fija las tarifas de los especialistas y se le paga por el trabajo en función del número de horas dedicadas durante el período del informe), el problema del pago se vuelve muy agudo, ya que el trabajo se divide en pedidos mensuales (u otros sprints en duración) y hasta que el cliente acepte y pague por el trabajo en el pedido actual, no es rentable para nosotros como ejecutores pasar al siguiente. Y cada pedido debe coordinarse.
Hay una opción: esperar la aprobación y, posiblemente, perder al cliente o comenzar a trabajar sin un contrato. Si eliges la segunda opción, si todo va acorde a un mal escenario, resultará que el trabajo está hecho, estás listo para entregárselo al cliente, y él ya no está interesado en ellos o no tiene oportunidad de pagarlos. Como en la historia de Kirill, donde "no se acordó el presupuesto".
En este momento, el abogado aún no conoce la situación actual, se conectará más tarde, cuando le digan con ojos grandes que el clima no está mal afuera, sería el momento de dar un paseo hasta el tribunal.
Para evitar que esto suceda, un gerente y un abogado deben seguir tres reglas simples.
Comparta información y logre comprensión
Lo que el gerente sabe no siempre se le dará a conocer al abogado. Parece "innecesario". Pero nosotros (los abogados) de Redmadrobot siempre pedimos que nos digan:
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Todo esto puede ser de gran importancia para el examen legal de los acuerdos y el futuro contrato.
A su vez, no todo el mundo puede entender la opinión jurídica de un abogado sin conocimientos especiales. Pida a sus especialistas que traduzcan del idioma legal al ruso, esto ayudará a ambas partes en el futuro.
Siempre intentamos comunicarnos entre nosotros en un lenguaje universal que sea comprensible para el personal de ventas, analistas, abogados y equipos de producción. También practicamos dibujar entre nosotros para mayor claridad. La reflexión del proyecto en forma de diagrama en un A4 regular a veces elimina preguntas más rápido que largas negociaciones.
Por lo tanto, no debe escatimar en informar a la otra parte al inicio del proyecto y pronunciar la posición de la empresa entre ellos en categorías comprensibles.
Recuerda que estás jugando para "un equipo"
Todos están tratando de defender sus intereses de una forma u otra. Y hay empresas donde hay transparencia en los procesos internos, cualquier tema se puede discutir con el CEO o CFO, y en cualquier momento se puede concertar una reunión con representantes de los departamentos que están trabajando en el proyecto.
Si la estructura de tu empresa es más rígida y los procesos están formalizados, entonces al menos intenta expresar abiertamente tu posición en cartas y ofrecer soluciones, porque para otros no siempre mienten en la superficie.
Participar en negociaciones juntos
Un abogado podrá sugerir cómo "decorar" cartas a un cliente desde un punto de vista legal (más sobre eso a continuación). En nuestra opinión, la opinión de que los abogados solo se ponen de acuerdo en documentos ya está bastante desactualizada.
Ahora, en las empresas de TI, contratar a un abogado en la etapa más temprana del proceso de negociación es una señal de la flexibilidad y profesionalidad del equipo. Muchos temas controvertidos pueden eliminarse mucho antes de la firma de los documentos. Así que no olvide tomar asiento para su abogado en la mesa de negociaciones.
Cuando determinamos las prioridades de nuestro lado, pasamos al primer ejercicio.
Averiguamos con qué cliente estamos tratando
A continuación se muestra un diagrama para ayudarlo a comprender qué procesos se pueden encontrar dentro de la empresa del cliente.
La empresa de TI promedio probablemente se enfrentará a los tres tipos. Qué se debe prever para cada uno de ellos.
Puesta en marcha
Pequeña empresa de nueva creación o de un solo servicio. Existe el riesgo de que el dinero se agote en algún momento. Esto, por supuesto, no es necesario, pero vale la pena considerarlo.
Por lo tanto, a pesar de la facilidad de comunicación, todos los acuerdos deben registrarse. Al menos en la correspondencia.
No será superfluo verificar la contraparte: verifique en fuentes abiertas ( nalog.ru , solo google ) y servicios especiales pagados ( spark , glavbukh.ru , etc.), condición financiera, deudas tributarias, participación en tribunales, cadena de propietarios, etc.
Clientes importantes
Kirill de nuestra historia es probablemente un representante de dicha empresa. Su presencia parece ayudar al gerente a lograr resultados, pero puede debilitar su vigilancia, dicen, todo estará bien, documentos, entonces.
Un contacto de esta empresa puede cambiar repentinamente por uno nuevo. En lugar de Kirill, estará Oksana, que no está al tanto de sus acuerdos anteriores. Su KPI se formará a partir de otros contratistas, es posible que no esté allí. Aquí, nuevamente, debe guardar toda la correspondencia, de modo que cuando se comunique con un nuevo gerente, no "retroceda" en las negociaciones, sino que continúe desde la etapa en la que terminó.
Cliente gubernamental
Cualquiera que haya jugado una licitación bajo 223-FZ o 44-FZ sabe lo inflexible que es este procedimiento. Esta es la opción más arriesgada para empezar a trabajar sin contrato, porque su cliente concluye contratos solo por el presupuesto asignado por el estado.
Y si comenzó a trabajar (porque pidió muchísimo para comenzar) y no ha asignado el presupuesto, entonces no habrá licitación y nadie firmará un contrato. El riesgo de que no se le pague por el trabajo realizado sin un contrato es grande.
También vale la pena considerar el hecho de que las disposiciones del Código Civil sobre la llamada "retro-cláusula" no se aplican a las relaciones de las partes reguladas por 44-FZ y 223-FZ, de las que hablaremos un poco más adelante ( carta del Ministerio de Finanzas de fecha 01.07.2019 No. 24- 03-07 / 48249, cláusula 2 del artículo 425 del Código Civil de la Federación de Rusia).
Por lo tanto, el círculo de evidencia de que comenzó a trabajar antes de la conclusión del contrato se está reduciendo ante nuestros ojos.
Escribimos cartas
La gerencia dio luz verde para comenzar a trabajar sin contrato, pero el abogado, por alguna razón, discute alegremente algo con sus colegas, y el gerente se ocupa él mismo de una nueva máquina de café.
¿Por qué todos están tan tranquilos? Porque los chicos acordaron escribir cartas competentes a los clientes.
Repasemos la lista de verificación de lo que se debe verificar y hacer:
- elegir el destinatario adecuado,
- describir los términos esenciales del contrato futuro,
- indicar condiciones favorables para usted,
- adjuntar los documentos necesarios,
- firmar un NDA,
- competente "entregar" el trabajo.
Y ahora un poquito más de detalle.
Elegir una persona autorizada
El destinatario de la carta que dice "ok" debe tener la autoridad para tomar tales decisiones.
Quién ponemos como destinatario depende de la estructura de la empresa del cliente: director de proyecto, propietario de producto, director de práctica, a veces incluso un director financiero o general . Siempre realizamos análisis en relación con el cliente y tenemos una idea de antemano de quién debe escribir sobre qué temas.
Prescribimos claramente las condiciones de trabajo y / o servicios que iniciamos
Es hora de llamar a un abogado para pedir ayuda e indicar en una carta (como un contrato) las siguientes condiciones.
Plantilla en Google Docs
Cuando llega el momento de firmar el contrato, es necesario reflejar la cláusula "retro-cláusula".
De legal a ruso: aquí es cuando los términos del contrato se extenderán "hacia atrás", es decir, serán válidos hasta su conclusión.
Por ejemplo, el contrato tendrá la fecha del 1 de junio de 2020 y usted comenzó a trabajar en el proyecto el 1 de abril de 2020. Al especificar en el convenio que “las disposiciones del convenio se aplican a la relación de las partes que surgió el 1 de abril de 2020”, se fija que el convenio es válido a partir del 1 de abril de 2020, fecha en que efectivamente se inició la obra, y en consecuencia, deben ser pagadas.
Designamos condiciones favorables
No dude en describir específicamente los términos de un futuro acuerdo que sean favorables para usted, el correo electrónico lo soportará todo. Si de repente tiene que ir a la corte, entonces dicha correspondencia tendrá fuerza legal. Pero recuerda: para que luego sea más fácil fundamentar tus acuerdos, en primer lugar, indica en las cartas las condiciones esenciales (tema, plazos, precio).
No ignore las condiciones que son dolorosamente familiares para los representantes de la esfera de TI:
- el período de garantía para características individuales, modificaciones de software, software listo para usar (para que comience exactamente desde la fecha real de entrega del trabajo, sin esperar la firma del contrato);
- una descripción de la gradación de los errores y el momento en que se corrigen (si tiene un SLA listo para usar, es hora de enviarlo al cliente);
- el procedimiento de implementación de software en las instalaciones del cliente, etc.
Si acepta trabajar en sprints cortos y cerrar trabajos mensualmente, tales condiciones se vuelven esenciales.
Y asegúrese de esperar una respuesta clara de la otra parte, para que el acuerdo con las condiciones enumeradas se exprese claramente. "Comience, vamos a estar de acuerdo en todo con la administración por ahora", no funcionará. No, no, esperaremos.
Adjuntamos los documentos necesarios
Si dispones de plantillas de documentos aptas para estos trabajos, no será superfluo cumplimentarlas y enviarlas al cliente.
Esto demostrará que tiene una comprensión clara de cómo se verá el flujo de trabajo. Además, esto reducirá significativamente la aprobación adicional de documentos para firmar por parte del cliente.
Firmamos el NDA
Este documento se vuelve importante en la etapa más temprana de las negociaciones con el cliente. Las partes pueden celebrar un acuerdo de no divulgación (o acuerdo de no divulgación, NDA) en relación con proyectos futuros.
Es deseable firmarlo de inmediato, puede proporcionar el intercambio de escaneos firmados en el texto del propio NDA, esto simplificará la vida del cliente y de usted mismo.
En él puedes definir:
- qué información se considera confidencial,
- cómo intercambiar dicha información,
- qué responsabilidad asumirá la parte infractora.
Ocurre que incluso antes del inicio del proyecto, necesitamos intercambiar información con el cliente para poder realizar analíticas o elaborar una propuesta comercial. Es más probable que dicha información sea confidencial.
Entregamos de manera competente el trabajo terminado
Cuando llega el momento de entregar el trabajo terminado, por ejemplo, en un mes, actuamos de acuerdo con el mismo principio que al escribir una carta sobre el inicio del trabajo.
¡Hola, Kirill!
Completamos el trabajo para mayo de 2020 en su totalidad, adjuntamos información sobre las horas dedicadas.
¿Confirmas estos resultados de trabajo?
Si todo está bien, esperamos de su pago un monto de 560,000 rublos, incl. IVA 20%, hasta el 5 de junio de 2020.
Archivo Excel con tarifas y horarios detallados no será superfluo.
Salir
Entonces, aprendimos a comprender a los clientes y a escribirles cartas en situaciones en las que el contrato aún no está en el horizonte. También nos dimos cuenta de lo importante que es no tener miedo de indicar sus condiciones y recopilar los documentos necesarios.
En nombre de todos los abogados, quisiera decirles que no deben perder la oportunidad de involucrarnos incluso antes de la firma del contrato, es decir, en el proceso de negociación en sí. Esto ayudará a minimizar los riesgos incluso antes de comenzar a trabajar y ahorrará tiempo y dinero. ¡Gracias a todos!
Marina Buturlina , asociada senior de Redmadrobot, compartió su experiencia.