La autora del artículo: Yana Khodartsevich , maestra de Scrum y líder de incorporación en Dodo Pizza.
Varias etapas de la formación de requisitos, horas de entrevistas y comunicación con los candidatos tenían como objetivo encontrar a cierta persona con ciertas cualidades y habilidades profesionales. En el momento en que la empresa encuentra a una persona para una vacante abierta,
Ahora necesita sumergir al novato en los flujos de trabajo. Para hacer esto, puede usar una de las tres sillas:
- No hagas nada, déjalo nadar solo. En esta situación, un nuevo empleado recibe una computadora portátil / computadora el primer día, se muestra dónde está el refrigerador y escoltado al escritorio. Y después de tres meses hacen la pregunta: "Bueno, ¿están listas todas las tareas?" Fuerte, pero efectivo, como en Esparta. El más poderoso sobrevive.
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Hasta 2017, nuestra empresa todavía estaba ubicada en la oficina de Syktyvkar. En ese momento éramos un gran equipo de desarrolladores, soporte técnico, diseñadores, centro de capacitación y muchos otros. Una nueva persona podría conocer rápidamente a su equipo, sentado junto a ellos, inmerso instantáneamente en el proyecto y el área temática.
Una buena razón para crear un proceso
En 2018-2019, el equipo experimentó un crecimiento explosivo: en dos años nos hemos duplicado. ¿Has oído hablar del objetivo de 250 desarrolladores ? Luego empezamos obstinadamente su implementación, pero aún no sabíamos que no estábamos preparados para un crecimiento tan rápido. Nuestros enfoques y recursos para expandir los equipos se agotaron rápidamente. Al final, incluso los asientos para principiantes fueron difíciles de encontrar. Pero no entendimos esto de inmediato.
La gente vino a la empresa y de alguna manera se instaló en los equipos, nadie realmente los cuidó. De hecho, toda la incorporación consistió en un paquete de bienvenida, un saludo cordial, un recorrido por la oficina y, tal vez, todo.
Intentamos llevar los viejos procesos a una nueva realidad y nos partimos como un vaso de vidrio en el que se vertió agua hirviendo. Sin un solo sistema de incorporación, la inmersión del recién llegado en el equipo se parecía más a la historia del protagonista en The Survivor. Cuando miramos hacia atrás, nos dimos cuenta de que habíamos perdido a muchos (más de 40) nuevos empleados.
Bienvenido a bordo
Formalmente, dividimos la incorporación en 2 flujos: para el equipo de TI y para la unidad de negocios. Son muy similares entre sí, y la única diferencia está en el número de etapas y las reuniones de introducción. En este artículo hablaré sobre la incorporación de un equipo de TI. Puede ver un video corto sobre por qué lo necesita y para qué sirve aquí . Además comparto los detalles.
Caracteres
En el proceso de incorporación de un principiante, participan tres personajes: un mentor, un líder de incorporación y un hr-curador.
Mentor.
Propósito : sumergir al recién llegado en el equipo.
Quién es y qué hace : el mentor juega un papel importante en la incorporación de los principiantes (incluso si no lo saben). Esta es una persona que ayuda a un principiante en todo. Se encuentra con él el primer día y solo lo suelta por completo una vez que finaliza la incorporación. Presenta al equipo, apoya, responde todas las preguntas sobre por qué y para qué.
Una persona del equipo de principiantes puede convertirse en un mentor. Puede ser una persona con la misma pila o, por ejemplo, un desarrollador de Android para un principiante de mapas. Si el mentor y el principiante tienen una pila, entonces no tienen otra opción: trabajarán en parejas durante mucho tiempo. Si el mentor y el novato son de diferentes grupos, hay 2 opciones:
- Mentor a la máxima velocidad. El mentor y el principiante están listos para trabajar en parejas, el mentor ayuda a resolver problemas de diferentes grupos.
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Incorporación de plomo.
Objetivo : controlar el proceso de incorporación, para asegurarse de que todo se mueve en la dirección correcta.
Quién es y qué hace : un líder de incorporación es un organizador de la incorporación en TI. Para convertirte en ellos, necesitas habilidades de material. Es importante que el líder de incorporación conozca y comprenda el valor de cada una de las herramientas en TI, "elaboradas en esta cultura". La tarea principal de un líder de incorporación es asegurarse de que el mentor y el novato tengan éxito, y resaltar los momentos que no funcionan. Este papel es muy similar al de un oficial de policía. El líder de incorporación camina en algún lugar cercano, cuida al novato, pregunta cómo están las cosas, qué ya está sucediendo. Brinda asesoramiento al mentor en cualquier pregunta, brinda apoyo. En general, se asegura de que todo esté como debería ser (y como no debería ser, no fue así).
Curador de recursos humanos.
Propósito : proporcionar a un recién llegado una entrada agradable en la empresa desde el momento en que se presenta la oferta. Proporcione toda la información necesaria del lado de Recursos Humanos, lo que permitirá al nuevo empleado navegar por la empresa.
Quién es él y qué hace : hr-curator es el que se encuentra con el recién llegado el primer día en la oficina y ayuda a redactar los documentos. Luego interactúa en un almuerzo informal en la mitad del período de prueba. Esto es necesario para que un principiante pueda abstraerse de la incorporación, herramientas, tareas y comunicarse sobre cualquier tema, obtener apoyo.
Instrumentos
Para aclarar la incorporación, elegimos las siguientes herramientas para ayudarnos: Slack, Kaiten, Google Docs, Nuclino, Miro, Google Calendar.
Te contaré más sobre cómo funciona todo.
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- Nuclino — , . Nuclino , , .
- Miro . , , . , , .
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- Además de todo lo anterior, el novato tiene un asistente Dodo Bot: este es nuestro bot interno que le envía al novato información útil sobre la compañía, por ejemplo, cómo organizar unas vacaciones o cómo reservar entradas para una conferencia, etc.
Proceso: desde pre-embarque hasta natación libre
Se han identificado los actores y las herramientas, lo que significa que estamos listos para tres meses de conocimiento activo entre la empresa y el recién llegado. El proceso consta de 2 etapas: pre-embarque (antes de ir a trabajar) e incorporación.
Pre embarque
Un novato viene a trabajar en su primer día. Recibe equipo, firma documentos, se reúne con el mentor y el equipo. Mientras se instalan todos los programas necesarios, van con un mentor para familiarizarse con otros equipos y personas con quienes trabajarán juntos. Todo va bien y con razón: el embarque previo.
El embarque previo comienza 3 días antes del inicio. El objetivo principal es asegurarse de que todos (mentor, líder de incorporación, curador) recuerden la liberación de un nuevo empleado y estén listos para este momento. Antes de tener el embarque previo, hubo casos en que el primer día un principiante buscaba un lugar para trabajar en la oficina. O peor aún: el primer día, comenzó una codiciosa búsqueda de un equipo y un mentor. No repitas nuestros errores.
¿Qué hacemos en pre-embarque?
- Empolva al mentor, dile lo que le espera, muéstrale dónde está toda la información necesaria.
- Preparando una mesa (no la que pensabas).
- Revisamos nuevamente la lista para ver si todo está listo.
- En general, tareas activas.
Lista de verificación previa al embarque
Si algo de la lista aún no está listo, tenemos tiempo para arreglarlo.
Fase activa de incorporación
Luego comienza la fase activa, en la cual el circuito ayuda a no confundirse. Hablaré con más detalle sobre sus partes y componentes.
Los rectángulos amarillos son focos de incorporación. En qué se enfoca y agudiza todo el proceso y el mentor en un período de tiempo determinado.
El enfoque del mentor se basa en la teoría del Liderazgo Situacional . El mentor, que rastrea el progreso del principiante en diversas tareas, regula su intervención en su vida. Si ve que un principiante ya lo está haciendo bien, minimiza su participación. Las primeras 3-4 semanas el mentor y el principiante practican el trabajo en pareja. Además, el mentor invita al principiante a todos los eventos y actividades del equipo. Después de la mitad de la incorporación, el mentor encierra al recién llegado menos en sí mismo y lo transfiere más al equipo.
Rectángulos verdes claros - Puntos de control.También se les puede llamar puntos de referencia, puntos de corte. En Checkpoints, un líder de incorporación o curador de recursos humanos está conectado al proceso de incorporación. Esto tiene lugar en el formato de reuniones, en las que le preguntamos a un novato sobre cómo trabajar con un mentor, qué sucede, dónde surgen dificultades, si se necesita ayuda o apoyo.
Lista de verificación del punto de control Las
respuestas a estas preguntas lo ayudan a comprender si el mentor está bien o necesita ayuda. Es importante comprender que este no es un examen para un mentor o un nuevo empleado. Más bien, es una fuente de información para la incorporación de clientes potenciales: si todo va bien, si hay algún problema con la interacción o la retroalimentación, el recién llegado está en contacto con el mentor y el equipo. Si en la reunión resulta que hay algunos problemas, la incorporación de plomo ayuda a resolverlos.
¿Por qué los Checkpoints se llevan a cabo mediante la incorporación de leads y curadores de recursos humanos en lugar de mentores?
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Punto de control final. También me gustaría contarles sobre el último punto de control. Se lleva a cabo al final del segundo mes de trabajo e incluye todo el conocimiento clave que el novato ha adquirido durante este tiempo. Los siguientes temas se incluyeron en la lista de verificación de preguntas:
- Habilidades técnicas: conocimiento de la arquitectura del sistema.
- Prácticas de ingeniería: XP y todos los que están conectados con ellos.
- Cultura: nuestro negocio, valores, su encarnación o violación con ejemplos.
- Procesos: Scrum, LeSS, cómo se forma la característica.
- En general: comentarios de incorporación.
El punto de control final se lleva a cabo un mes antes del final del período de prueba. Deliberadamente nos aseguramos de tener tiempo para trabajar en los errores, si hay dificultades en la adaptación.
Estrellas blancas - Introducción. Esto es lo que llamamos reuniones de expertos y talleres. Esto también incluye todas las reuniones introductorias donde cuentan, muestran y hacen algo interesante que ayuda al recién llegado a conocer mejor la empresa.
Cada reunión de introducción se adapta a su propio tema. Propósito: familiarizar al recién llegado con la empresa, sus valores, procesos y negocios. Por ejemplo, tenemos Introducción a Dodo Business, Introducción a Scrum / LeSS, Introducción a la cultura y principios de liderazgo.
Básicamente todas las introducciones son de 1-1.5 horas de duración. Pero hay un par de talleres técnicos que duran 2 horas.
Duración del proceso
La duración de la incorporación es de 3 meses y hay un par de razones para esto:
- Un voluminoso programa que debe dosificarse correctamente para que no haya una semana puramente humanitaria o de "conferencia". Decidimos que sería imposible cargar todo el conocimiento en un principiante en 2-4 semanas. Después de todo, no solo necesita obtenerlos, sino también aprender a usarlos.
- Entrada suave en el equipo y los procesos. En el primer mes, el principiante comprende gradualmente lo que está sucediendo y cómo vivimos. Del segundo al tercero, lentamente entra en un modo de operación independiente. Hay una voluntad de asumir la responsabilidad.
Cada empresa debe experimentar con el tiempo para encontrar el momento óptimo que sea adecuado para ellos. Para nosotros (así como para Yandex, Adventum, Net by Net), la incorporación en 3 meses parecía la solución más exitosa.
Finalización de la incorporación
Al final de la incorporación, se celebra una reunión final entre el mentor y el principiante en un formato 1: 1. En él, los chicos realizan mini-retro: discuten qué fue bueno en su trabajo conjunto, qué no tuvieron tiempo o qué no hicieron, cómo hicieron frente a los objetivos para el período de prueba. En general, el mentor y el novato discuten lo que deseen y ponen el punto de incorporación.
Las principales dificultades
En cada etapa del desarrollo del proceso, encontramos pequeñas dificultades. Parece importante hablar de ellos, porque puede ahorrarle mucho tiempo o nervios.
Falta de preparación del proceso para cambios rápidos. Inicialmente, nuestra incorporación solo era adecuada para aquellos que trabajan desde la oficina. Pero en algún momento, comenzamos a contratar empleados remotos, y luego nos aislamos por completo y trabajamos desde casa. Aquí tenemos algunas preguntas:
- ¿Qué pasa con las introducciones, que implican la participación cara a cara?
- ¿Cómo emitir un paquete welcomb? ¿Y cómo no olvidar darlo?
- Cómo organizar el trabajo con un mentor: comunicación informal, trabajo en pareja, etc.
Hubo bastantes momentos así, y pudimos resolver algunos de ellos solo ahora. Por ejemplo, tenemos talleres de descomposición y mapeo de historias de usuarios que solían involucrar presencia personal. No fue posible salir con una simple alteración de la presentación. Después de casi cuatro meses de autoaislamiento, pudimos transferir todo a un formato en línea.
Tienes que invertir mucho en la incorporación. Creemos que todos los esfuerzos, dinero, tiempo y recursos son inversiones en el futuro. Creemos que la incorporación ayuda, y las personas lo elogian por alguna razón. Las "personas mayores" (empleados que han estado trabajando en la empresa durante más de dos años) incluso se acercaron a nosotros y nos dijeron que carecían de ese proceso en algún momento. Resulta que hasta ahora solo podemos generar confianza en la efectividad y los beneficios de la incorporación a través de dichos comentarios.
Ahora estamos recopilando activamente comentarios de los participantes en el proceso. Descubriremos qué tan bien se adapta a ellos, si ayuda, qué problemas resuelve y qué trae. Todo esto ayuda a comprender si nos estamos moviendo correctamente.
Es esta dificultad en la evaluación del rendimiento la que puede afectar si su empresa adopta la incorporación o no. Pero si descubres cómo calcular la efectividad, será genial, ven a los comentarios y escribe tus sugerencias.
Toma mucho tiempo tanto para el principiante como para el mentor. Siempre advertimos a los propietarios de productos que en los primeros 1-1.5 meses el equipo no tendrá +1 personas, sino -1. Esto se debe a la participación activa del mentor en la vida del principiante. Éxito, movimiento hacia objetivos, inmersión en la práctica, etc. Todo esto en conjunto consume mucha de la fuerza del mentor. Este hecho interfiere con el desarrollo del producto de las características del equipo y lo ralentiza.
Las empresas no siempre están listas para aceptar tales condiciones. Luego tiene que negociar para reducir la carga sobre el principiante o mentor. Solo la discusión y el sentido común pueden ayudar a resolver este problema. Por ejemplo, tuvimos casos en los que liberamos a un novato de algunas Intros si él mismo conoce bien el tema.
Blitz: comentarios de los participantes
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Conclusión
Solo quiero decir que la incorporación, como cualquier experimento o innovación, debe implementarse de forma iterativa. Primero, cierre los dolores principales, luego agregue algo interesante, y luego puede buscar formas de desarrollar algo más global. No se olvide de recopilar comentarios sobre la incorporación y sus beneficios de cada novato. Esto evitará que su proceso se endurezca y crezca cubierto de enredaderas. Recuerde que es importante prestar atención no solo a los principiantes, sino también a los mentores, para apoyarlos y ayudarlos.
¡Y! Si algo no funciona en un nuevo par mentor-mentor, no significa que uno de ellos sea un imbécil. Quizás hay algo mal con el proceso y en algún lugar interfiere más que ayuda.