No teníamos idea de cómo vivir sin reuniones espontáneas, café delicioso y reuniones divertidas a la hora del almuerzo o después del trabajo. Pero logramos minimizar la pérdida de eficiencia y beneficiarnos de la nueva experiencia de trabajo remoto para nosotros. Aquí están las decisiones que se tomaron y a qué llevaron.
Instrumentos
Incluso antes del control remoto, configuramos tareas en Jira o Trello, nos comunicamos en Telegram y verificamos la hora en TimeDoctor. Con la transición a un formato de trabajo remoto, estas herramientas se han vuelto más demandadas. La experiencia positiva de usar los primeros tres servicios es incondicional, pero la mención de la palabra "rastreador de tiempo" en los círculos de TI ofrece una alta probabilidad de que empiecen a escupirte veneno. Pero para nosotros, esta herramienta hace que nuestro trabajo sea más cómodo: gracias a él, nosotros mismos elegimos cuándo venir a trabajar, cuánto tiempo almorzar y con qué frecuencia servir café e ir a la próxima oficina para discutir quién pasó el fin de semana.
Y también le permite analizar fríamente su propio rendimiento: todo tipo de informes le permiten comprender qué tareas tomaron más tiempo de lo planeado y la capacidad de corregir tales situaciones en el futuro. TimeDoctor en un par de clics muestra estadísticas sobre los empleados y el porcentaje de su tiempo dedicado a resolver tareas para un proyecto en particular. Esto ayuda a resolver con mayor precisión el problema comercial de calcular los costos de la nómina para cada dirección de la empresa.
TimeDoctor hizo posible cambiar sin problemas al trabajo remoto en un día: seguimos trabajando en un horario gratuito y nadie tiene ninguna pregunta si un empleado está trabajando o relajándose en la casa de campo con un teléfono en la mano.
Tradicionalmente, nuestra jornada laboral dura 7 horas efectivas. Al darse cuenta de que las condiciones cambiantes son una situación estresante, en abril acortamos esta hora una hora, lo que nos permitió acostumbrarnos a las nuevas realidades con más calma.
Al principio, muchos muchachos se enfrentaron con el hecho de que un lugar de trabajo no estaba equipado en casa y no había equipos poderosos necesarios para un trabajo cómodo, y sentarse en el taburete de la cocina durante 7 horas notablemente desalienta el deseo de convertirse en un empleado del mes. Por lo tanto, no solo las computadoras portátiles, los monobloques y los accesorios, sino también las cómodas sillas familiares migraron a todos. Si había necesidad de nuevos equipos o software, la compañía rápidamente compró todo lo necesario.
Zoom se ha convertido en una nueva herramienta para nosotros a distancia. Con su ayuda, realizamos llamadas de trabajo y apoyamos la comunicación informal. Entre otros, se compara favorablemente con la capacidad de grabar conferencias, menos retrasos con una gran cantidad de participantes, así como con un simple cambio de oradores. También utilizamos activamente la función de cambio de fondo.
A pesar de la organización bien coordinada del trabajo remoto, todavía tenemos tareas de oficina. Por lo tanto, era posible escapar de un vecino persistente con un golpeador en una residencia corporativa, pero sujeto a una serie de condiciones:
- ven solo con cita previa;
- llevar a cabo todas las medidas de higiene;
- estar adentro en un espléndido aislamiento.
Procesos
Por supuesto, la transición a un formato de trabajo remoto y la transferencia de toda la comunicación a Telegram y Zoom no podrían sino afectar las peculiaridades de la interacción dentro del equipo. Si en el espacio de la oficina resolvimos un pequeño problema al instante, simplemente preguntando a un colega sentado al lado, ahora tenemos que tocar el texto en el teclado y esperar a que el cable de fibra óptica lo lleve al destinatario. Anteriormente, cuando un empleado tenía una idea, la discutíamos de inmediato, todos podían agregar detalles. Los colegas de áreas relacionadas compartieron su experiencia, dieron ejemplos de buena o mala implementación de esto. Las ideas espontáneas a menudo se convirtieron en algo que valió la pena. En línea, no hay ganas de molestar al equipo para una conversación trivial. Y esta es quizás una de las desventajas más tangibles del control remoto.
Para que no se pierda información valiosa y se escuche a todos los empleados, hemos abandonado las reuniones semanales en favor de las llamadas diarias a Zoom. Por lo general, no demoran más de 20 minutos. Dentro de los departamentos, todos comparten los resultados del trabajo realizado, hablan sobre los problemas durante la implementación y los planes para el día actual. Por cierto, tales llamadas no son solo una forma de informar y un control flexible, sino también una motivación adicional: quiero completar mis tareas lo antes posible para que haya algo que contar mañana.
Antes de la pandemia, nos adherimos a ciertos principios de gestión de proyectos ágiles, pero no obedecimos nada por completo. Después de ir de forma remota, comenzamos a implementar activamente una metodología Scrum unificada en los procesos de los equipos de desarrollo. En nuestra opinión, resuelve de manera más efectiva los problemas de los equipos distribuidos. Planeamos continuar usándolo después de salir de la oficina.
El nuevo formato de trabajo obligó a reducir considerablemente el horizonte de planificación, reduciéndolo a un mes en lugar de los tres habituales. Además, la semana trimestral tradicionalmente terminó con eventos con presentaciones de los resultados del trabajo, a los que asistieron todos los empleados de la oficina. Como tenemos tres oficinas, solo podíamos ver en persona los discursos de colegas de nuestra ciudad y ver los resultados de otros proyectos en la grabación. Esta vez, reunimos a representantes de todas las oficinas y hablamos sobre los éxitos y fracasos del período final en el aire. Para algunos, este formato se ha ido aún más.
Motivación
Bajo las condiciones de la nueva realidad temporalmente deformada, el rango de opciones para la motivación del equipo se ha reducido significativamente. Elogie a los que hacen paquetes de calcomanías de Telegram, en los que es fácil encontrar un animal o un personaje famoso mostrando un pulgar. Pero en serio, es muy importante demostrar a los empleados los resultados de su trabajo y su contribución al éxito general del proyecto, aunque sea por escrito. ¿Tiene un récord de asistencia por día? Estamos compartiendo esta gran noticia. ¿La nueva funcionalidad introducida por los programadores ha liberado el tiempo de los especialistas de soporte? Enviamos rayos de gratitud a los colegas.
Nos aseguramos de que los estados de ánimo depresivos no se desarrollen en los equipos del proyecto, tratamos de establecer un tono positivo para las llamadas generales y recordarles a los empleados que trabajan en un equipo y que las acciones de cada uno de ellos son importantes para todo el grupo. Como antes, elogiamos y premiamos las iniciativas prometedoras con premios. Durante tres meses de trabajo remoto, un empleado incluso recibió un ascenso.
Una circunstancia importante para todos los empleados es que no perderán sus ganancias y no habrá reducciones de personal. La esfera de TI apenas ha sufrido la transición a la conexión en línea, por lo que esta decisión estaba bastante justificada.
Si vemos que el rendimiento de alguien disminuye, como antes, usamos un enfoque individual: junto con el empleado, buscamos lo que interfiere con el trabajo y tratamos de solucionar el problema. La comunicación y la motivación se han convertido en una de las tareas principales para los gerentes en el nuevo entorno.
Vida corporativa
Con el inicio del autoaislamiento, se cerraron gimnasios, escuelas de baile e incluso bibliotecas. Decidimos motivar a los empleados que estaban aburridos del autodesarrollo a nuestra manera: lanzamos el movimiento corporativo interno #MarathonModeco.
Durante un mes, los chicos compitieron entre sí en tres direcciones: mejorar el intelecto, el cuerpo o el mundo que los rodea. Alguien perdió peso y comió bien, mientras que alguien leía libros, estudiaba inglés, hacía labores de aguja. Muchos se inspiraron en la idea de limpiar los escombros del apartamento, porque antes de eso no había tiempo suficiente para esto.
Cualquier empleado que estuviera listo para llevar a cabo tareas diarias en el marco del programa elegido podría participar. Para una implementación exitosa, recibió puntos, que crecen bajo la condición de la finalización continua de la cadena de tareas. Como resultado, en cada categoría, determinamos los ganadores que recibieron premios y reconocimientos del equipo.
También sumamos todos los puntos que ganamos y lo convertimos en un fondo de efectivo que gastaremos en paisajismo en Volgogrado y Vorónezh.
Pusimos en el maratón no solo la idea de superarnos a nosotros mismos, sino también de llenar la falta de comunicación en vivo. Los muchachos tuvieron que salir de su zona de confort más de una vez, pero la sensación de unidad con el equipo y la emoción no les permitió extraviarse. Como resultado, logramos implementar varias tareas:
- conocer mejor a colegas de diferentes ciudades;
- encontrar motivación para su crecimiento personal;
- para fortalecer el espíritu corporativo de los empleados encerrados en casa.
Las reuniones en la oficina tan queridas por nosotros han migrado al formato de fiestas zoom. Por supuesto, no tienen lugar con tanta frecuencia y en grandes cantidades, pero esta es una ocasión para volver a vestirse bellamente, finalmente contar las últimas noticias y, por supuesto, jugar algo divertido y divertido. Los que aman el entretenimiento más serio tampoco se hicieron a un lado: nuestros fanáticos de KVIZ también lograron conectarse.
Desventajas del trabajo remoto o por qué todavía soñamos con volver a la oficina
Hemos identificado para nosotros una serie de desventajas tangibles del control remoto:
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Fuimos a una ubicación remota el 16 de marzo, lo que significa que por cuarto mes hemos visto a nuestros colegas solo a través de las cámaras de las computadoras portátiles y las computadoras. Para algunos, esto se convirtió en una prueba real, por lo que, además de guantes, máscaras y antisépticos, compramos recirculadores bactericidas y secadores de manos para oficinas, y desde junio hemos aumentado el número de empleados que pueden estar en la oficina al mismo tiempo a tres personas.
Esperamos volver a nuestra vida habitual en la oficina. Cuidando la salud de nuestros empleados, hemos dejado el modo en línea por ahora, a pesar del levantamiento oficial de las restricciones. La cuestión de continuar trabajando desde casa incluso después de la cuarentena no vale la pena, no creemos en el trabajo completamente remoto. La comunicación en vivo y la resolución colectiva de problemas, la generación de ideas locas y su implementación conjunta para nosotros es lo más valioso en nuestro trabajo.
Durante todo el período de autoaislamiento, no interrumpimos la contratación de empleados. Entre nosotros hay quienes aún no se han reunido personalmente con sus colegas y han experimentado los beneficios de trabajar en una oficina. Mientras tanto, seguimos trabajando de forma remota, haciendo frente con bastante éxito a la mayoría de las dificultades.
