Hola, soy Olya - hr en una pequeña empresa de gamedev en San Petersburgo. Hemos estado trabajando desde casa por más de tres meses. En este texto, quiero resumir la experiencia adquirida como resultado de observar a nuestros equipos durante el período de autoaislamiento y compartir nuestros casos.
¿Cuál es la diferencia entre una tabla de planchar y una mesa de trabajo? La diferencia entre trabajar desde casa y "teletrabajo"
Imagina: trabajas constantemente en una oficina. Pero el servicio de mensajería, que se supone que debe entregar el sofá a su casa, llamó por la mañana y dijo que no sería el sábado, sino hoy durante el día. Usted advirtió al equipo / Team Lead / hr que tiene que trabajar desde casa hoy. Cuando trabaje desde casa, se adherirá a los procesos normales de la oficina. Solo hay una diferencia: su presencia en las reuniones y la comunicación con sus colegas se vuelve virtual. Te entregarán el sofá y mañana volverás a la oficina.
En este día, cuando se ve obligado a trabajar en casa, puede pasar con una computadora portátil de rodillas. Otra cuestión es si la oficina deja de estar disponible durante mucho tiempo, por ejemplo, durante un par de meses. Tarde o temprano, te darás cuenta de que necesitas algo más cómodo que las rodillas.... Y si no hay forma de poner un escritorio y un sillón, comienza a encontrar "soluciones de muleta". Realizarán sus funciones por un tiempo, pero esto es improductivo e inconveniente. Lo mismo sucede en la comunicación y los procesos.
El trabajo remoto, a diferencia de uno o dos días de trabajo desde casa, implica realizar tareas de trabajo a una distancia constante del territorio del empleador. En este caso, toda su comunicación también se lleva a cabo a través de los medios de comunicación, pero los procesos, como regla, se configuran de manera algo diferente desde el principio (incluso usted equipó el mismo lugar de trabajo por adelantado).
En general, la historia con el virus nos dio a todos una buena oportunidad para probar nuestros procesos. Si, durante un trabajo a corto plazo desde el hogar, los procesos no funcionan tan bien como le gustaría, lo más probable es que simplemente no se depuren. En la oficina, era menos notable, pero ahora comenzaste a ver en detalle los inconvenientes y los puntos que deben corregirse.
Si hablamos del ejemplo de nuestra empresa, incluso antes de la pandemia huboLa mayoría de nuestros procesos se realizaron inicialmente en el modo de "oficina digital". No nos costó mucho movernos al trabajo desde casa. Sí, la comunicación en los chats ha aumentado, todas las reuniones han comenzado a tener lugar en el zoom. Hemos cambiado ligeramente el horario de apertura. Nos mudamos a clases de inglés, deportes y fiestas en línea. Llevamos equipos y muebles a los empleados que lo querían. Cada dos semanas, se enviaban paquetes a todos los miembros del equipo con algo agradable (golosinas, mini obsequios en forma de máscaras de marca y auriculares inalámbricos, e incluso alcohol). Parecía que nos adaptamos muy rápida y exitosamente, y los procesos no cambiaron mucho. Pero al final del segundo mes de trabajo desde casa, algunas transformaciones en el campo de las comunicaciones comenzaron a ser visibles.
En total, tengo 9 equipos, cada uno tiene su propio jefe de equipo, hay un gerente de proyecto que supervisa los plazos y los recursos. Siempre realizamos tareas en el rastreador de tareas. Cada equipo tiene un stand-up diario. Hay reuniones de equipo y entre equipos para la sincronización. Todos los equipos son geniales, pero cada uno es único. Desde el punto de vista de las comunicaciones internas, se pueden dividir en tres tipos.
K - Equipo
Personas que comparten valores comunes. Como regla general, el equipo tiene un objetivo común que todos conocen y se esfuerzan sinceramente. Este objetivo puede formularse de diferentes maneras, pero el significado es el mismo: un producto rentable de alta calidad.
Las personas en tales equipos conocen y entienden profundamente su producto, se esfuerzan y se preocupan sinceramente por él. La motivación de los empleados a menudo consiste en influir en el proyecto y ver cómo se realiza el resultado de sus propios esfuerzos y produce resultados (popularidad del producto / comentarios positivos de los usuarios del producto / producto rentable, etc.).
Típico para tales equipos:
- transparencia;
- alto nivel de confianza el uno en el otro;
- conciencia de las personas;
- Muchas comunicaciones.
Cada miembro del equipo tiene acceso a toda la información sobre el proyecto. Esto no significa que todos estén mirando caóticamente y conectándose a cualquier problema. Pero todos conocen su área de responsabilidad y pueden acceder libremente a la información necesaria para resolver sus problemas sin "bloqueos". Además, esto es prevención del " factor del autobús ": los miembros del equipo pueden asumir fácilmente las tareas de uno de los empleados si de repente no puede trabajar.
A primera vista, se ve perfecto. Muchos ejecutivos y recursos humanos se esfuerzan por crear este tipo de ambiente de trabajo. Es genial si funciona. Esto es realmente difícil de lograr. Pero, y aquí todo depende de sus objetivos, a veces la empresa no necesita esos equipos. Esto es especialmente cierto en los casos en que sus tareas se pueden descomponer y dividir entre los artistas.
K- Comando en el "control remoto"
Resultó ser el más difícil para tales equipos. La confianza y las asociaciones son el resultado del trabajo diario de cada uno de los equipos. El propósito de muchas comunicaciones entre pares es mantener la comprensión mutua, el valor y la comprensión del proyecto. Toma tiempo y esfuerzo. En un entorno de oficina, tales comunicaciones son mucho más fáciles de construir que en línea. Ves colegas, es más fácil para ti encontrar un momento común, tomar un café juntos, iniciar una conversación e intercambiar ideas sobre una nueva característica para un proyecto, o ver una solución más simple para un problema. En la oficina, será más fácil notar si algo le ha sucedido a alguien; puede pedir ayuda de inmediato.
En un entorno en línea, es posible mantener una relación tan fuerte, pero se necesita más energía e incluso más tiempo para comunicarse. Puede terminar tan abrumado con una increíble cantidad de citas para sincronizar que prácticamente no tiene tiempo para completar las tareas.
En nuestro caso, el deseo de los empleados de invertir en el proyecto llevó a los muchachos al hecho de que comenzaron a trabajar demasiado y ponerse al día en tareas más allá del tiempo de trabajo. Hay varias desventajas que encontramos:
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Probablemente sepa quién en su equipo se ahoga más para comunicarse: con un alto grado de probabilidad, estas mismas personas se están ahogando para el trabajo de oficina. Dales más tiempo. Lo más difícil para ellos es adaptarse a la nueva realidad. Dirige sus actividades sociales en la dirección correcta.
Prepárese para el hecho de que tarde o temprano las personas que son "impulsoras de la comunicación" aún sentirán que hay menos comunicación y que la importancia de los viejos valores se ha debilitado un poco. Esto los hará sentir incómodos. Los empleados individuales comenzarán a pensar "la era se ha ido", y tales pensamientos pueden llevarlos a buscar un nuevo equipo.
Mezclado
Aquí hay personas reunidas que tienen valores comunes declarados. Alguien los divide, pero para alguien "simplemente son". Una historia similar con un objetivo común. Las personas realizan sus tareas, se comunican entre sí a un nivel bastante bueno, se sincronizan según sea necesario. Pero su motivación es el desempeño de alta calidad de sus tareas y la retroalimentación positiva del Líder / gerente del equipo, su propio crecimiento profesional.
Podemos decir que este es un "modelo mixto". Hay personas con diferentes tendencias de comunicación, y en general se complementan entre sí en el equipo. Alguien se esfuerza por mantener una gran cantidad de comunicaciones, alguien establece un marco para su número.
Equipos remotos mixtos
Menos significativo aquí fue que los empleados comenzaron a perder la comunicación entre ellos. Pero la carga en Team Lead ha aumentado dramáticamente. Si no había suficiente información / comprensión, los chicos necesitaban su atención y el tiempo del cual simplemente no era suficiente para todos. Es decir, de hecho, el equipo en algunos momentos carecía de independencia, porque muchos problemas podrían resolverse sin la participación del líder. Pero el equipo no entendió esto al principio.
¿Qué hacer?
Actuamos de manera bastante simple y quizás con dureza. Dejamos el equipo para resolver el problema sin Team Lead. Por supuesto, observó el proceso desde un lado y proporcionó un seguro. Pero no interfirió en el proceso, si no hubo situaciones críticas. Poco a poco, la falta de independencia comenzó a desaparecer. En realidad, no hubo cambios radicales en el equipo mixto. Este es solo un buen ejemplo de la importancia del equilibrio y las personas que se complementan entre sí.
Grupo de trabajo
Por supuesto, nos esforzamos por garantizar que los valores se mantengan en cada equipo. Pero para este tipo de equipo, la motivación es principalmente la realización de tareas a tiempo y de manera eficiente. Lo más importante para las personas:
- procesos simplificados, retroalimentación oportuna sobre su trabajo;
- términos de referencia claros de Team Lead o un cliente interno y la decisión recibida de ellos a tiempo es "aceptada";
- tareas no triviales y la capacidad de desarrollar su experiencia, cartera.
Hay una cierta vertical que descompone las tareas y divide al equipo en artistas, dándoles a cada uno su TK. Los empleados no pasan mucho tiempo comunicándose y formando asociaciones en un equipo. El punto de trabajo para ellos es completar la tarea a un buen nivel, para dar un resultado de alta calidad. Luego está la tarea del Líder / Líder del equipo, cómo integrar este resultado en el proyecto.
Dichos grupos de trabajo se forman con mayor frecuencia cuando un número significativo de tareas no son tareas de equipo, y solo se necesita un ejecutante para resolverlas.
Grupos de trabajo remotos.
Quizás este modelo esté inicialmente mejor adaptado para el trabajo remoto. Nuestros miembros de dicho equipo no notaron la diferencia cuando se aislaron. Y no tienen prisa por volver a la oficina.
Sin embargo, incluso en estos grupos de trabajo, a veces tenemos tareas para todo el equipo. Y esto implica sincronización entre todos los participantes en el proceso. En las condiciones de trabajo desde casa, era difícil para los chicos hacer esto. Continuaron realizando la tarea en el modo "Hago mi trabajo, el resto no importa".
Imagínese: Sasha, una persona introvertida a la que le encanta trabajar solo, tiene una tarea de equipo. Se ve obligado a encontrarse en una situación en la que no se puede prescindir de la sincronización con otros colegas. Anteriormente, en la oficina, Sasha simplemente recurría en silencio a su colega más cercano. Y ya junto con él, poco a poco saldría a comunicarme con todo el equipo. Y ahora todo está igualmente lejos, y la Sasha condicional puede tener un obstáculo social en el momento adecuado.
Las razones del bloqueo pueden ser diferentes, por ejemplo, la sensación de que todos están ocupados, la baja participación de colegas en procesos comunes, etc. Es más difícil superar este bloqueo de forma remota. Quizás Sasha es un buen compañero y puede. Pero, ¿qué pasaría si su introversión decidiera salir de escala para el tiempo de "remoto"? Por supuesto, haremos ping a Sasha. Pero debes reservar tiempo para el hecho de que tendrás que descubrir cuál es el bloqueador para Sasha y ayudarlo. De hecho, el problema se resuelve simplemente con tiempo adicional para la comunicación, un par de reuniones de equipo y un buen facilitador.
¿Qué hacer?
El hombre es un ser social. Y a pesar del hecho de que no hay muchas comunicaciones en dichos equipos, cada uno de sus empleados necesita algún tipo de satisfacción de sus necesidades sociales para sentirse importantes y necesarios en el proyecto. Asegúrese: sus muchachos, debido a la falta de tareas comunes, implementan estas necesidades a su manera y por separado del equipo. Alguien juega juegos de computadora en casa, alguien se enfoca en comunicarse con amigos, alguien ayuda a niños en África. Y alguien obtiene nuevas experiencias y satisface sus necesidades sociales mientras viaja, porque son las personas que trabajan constantemente de forma remota quienes a menudo viajan.
Es importante asegurarse de que cada empleado del equipo tenga la oportunidad de realizar estos deseos, si no en el equipo, luego en la empresa, tal vez cuando se comunique con colegas de otros equipos. Tarde o temprano, esto jugará un papel positivo tanto para el empleado como para su equipo.
Cual es el resultado?
Los primeros cambios claros dentro de los equipos podrían verse al final del segundo mes de autoaislamiento. En ese momento, la diferencia entre trabajar desde casa y "teletrabajo" se hizo evidente. Después de tres meses fuera de la oficina, podemos decir que ya hemos comenzado un "trabajo remoto" forzado y completo. En otro lugar, todavía se están produciendo cambios.
De hecho, la solución para todos los equipos suena bastante simple: encontrar un equilibrio. Cuando los empleados se olviden de la necesidad de sincronizarse al completar un proyecto común, busquen un buen facilitador y mantengan reuniones periódicas con el adjand. Donde haya mucha comunicación no comercial, deje en claro al equipo que la comunicación externa debe permanecer fuera del perímetro de las tareas.
Por ejemplo, hicimos una "cocina en línea". Anteriormente, los empleados podían socializar informalmente en la cocina durante el almuerzo. En ausencia de tal oportunidad, pueden arrastrar manifestaciones de trabajadores, usándolos para la comunicación no laboral, para preguntarse mutuamente cómo les está yendo. Por lo tanto, hicimos una reunión eterna, a la que todos podían unirse en cualquier momento, e instamos a todos a tener conversaciones informales en el floodilka. La comunicación informal es importante para todos, de esta manera nos conocemos mejor y predecimos el comportamiento de los colegas en ciertas situaciones.
Y, por supuesto, es importante escuchar los sentimientos de los miembros individuales del equipo. Esto le permite notar a tiempo que alguien no está inspirado por los cambios en el equipo y reaccionar rápidamente a esto.
Por nosotros mismos, decidimos que mantendríamos nuestro trabajo en la oficina. Y ya lo estamos abriendo sin problemas para aquellos que están muy cansados del entorno doméstico y se sienten más cómodos en la oficina. Por el momento, todavía tenemos la oportunidad de trabajar tanto allí como allí.
Al principio, había 13% de aquellos que deseaban regresar a la oficina. Pero solo el 4% realmente salió. Las principales razones de esta disminución (si excluimos las razones asociadas con el coronavirus) son dos:
- Autodisciplina. Algunos notaron que ya estaban acostumbrados a trabajar desde casa, y les era difícil obligarse a ir a la oficina.
- Ausencia de otros empleados en la oficina: muchos ven la oficina como una oportunidad para la comunicación en vivo, y hasta que al menos la mitad de los colegas la visiten, no tiene sentido venir. Esto muestra que la comunicación es una razón importante para elegir una oficina, y este aspecto no puede ser ignorado.
Es genial si logras sobrevivir al largo y forzado régimen de "trabajar desde casa" junto con el equipo. Incluso puede tener la tentación de cambiar a este modo de forma permanente. Mi consejo es que se encargue de las comunicaciones internas, que serán muy diferentes cuando trabaje de forma remota de lo que está acostumbrado cuando trabaje desde su casa. Recuerde, poner todas las comunicaciones en línea no es el único cambio que le espera en el camino.