¿Quiénes son los "subcontratistas"?
Las filiales son personas que trabajan en otros departamentos de la empresa que se especializan en un área específica. Los subcontratistas se definen como aquellos con los que los gerentes de productos interactúan regularmente, por lo que es imprescindible saber quiénes son.
Primero, veamos el principio de división en departamentos usando el ejemplo de una compañía de TI:
Es decir, hay una estructura clara: bloques separados que incluyen especialistas de diferentes rangos. Y aquí hay otro ejemplo de distribución:
Como puede ver, las dos compañías que trabajan en diferentes direcciones tienen una estructura de departamentos completamente diferente y, como resultado, subcontratistas. Esto sugiere que no existe un sistema universal de división dentro de la organización, todo depende de los detalles y el alcance de la actividad.
El desglose en departamentos según las áreas de responsabilidad e influencia dentro de la empresa se realiza para simplificar la orientación entre departamentos. Conociendo la estructura clara de los subcontratistas, comprenderá rápidamente dónde y con quién puede ponerse en contacto en este momento sobre el problema o problema que ha surgido.
¿Por qué necesitamos "subcontratistas" y por qué es imposible sin ellos?
Después de ver los ejemplos de desglose de la empresa en departamentos y departamentos, surge la pregunta: ¿por qué necesitamos subcontratistas, por qué tanta gente trabaja en la organización y por qué es imposible sin ellos? Son necesarios para que el gerente de producto no realice las tareas de otras personas.
El trabajo del producto, como sabe, está relacionado con la firma de contratos, actos y otra documentación. En las empresas donde se interrumpe la organización de los departamentos, los gerentes de productos a menudo hablan sobre la aprobación de la educación superior en jurisprudencia, ya que tienen que entender las leyes, regulaciones y otras cosas para trabajar correctamente con los documentos.
Es genial cuando un producto se responsabiliza y hace mucho trabajo relacionado con el producto. Pero cuando comienza a realizar los deberes de otros especialistas, esto es malo. En primer lugar, no hay garantía de que cumplirá estos deberes correctamente debido a sus bajas calificaciones en un área u otra. En segundo lugar, el producto comenzará a sacrificar las tareas principales, como resultado de lo cual se destruye la integridad del flujo de trabajo.
La ruptura del trabajo estable se ilustra claramente en el juego "Jenga". La figura de la izquierda (1) muestra una situación en la que un producto realiza sus tareas directas y transfiere otras tareas a subcontratistas de diferentes departamentos de acuerdo con las calificaciones. La figura correcta (2) demuestra la falta de división en departamentos y departamentos cuando el gerente de producto tiene que realizar tareas no relacionadas con sus calificaciones.
Por lo tanto, se necesitan subcontratistas en la empresa para la distribución competente de los procesos de trabajo de acuerdo con las calificaciones. El número de departamentos puede ser cualquiera, lo principal es que la estructura es estable.
¿Cómo trabajar con otros departamentos que tienen sus propios KPI?
Hacer que la estructura de la empresa sea correcta y desglosar los departamentos es solo la mitad de la batalla. Es igualmente importante comprender cómo trabajar correctamente con otros departamentos, especialmente si tienen diferentes KPI. La incapacidad de interactuar con subcontratistas conducirá a una baja eficiencia.
Comience por construir un circuito. Coloque "usted mismo" en la parte central y alrededor: diferentes departamentos y departamentos con descripciones sobre qué preguntas puede contactarlos.
Tenga en cuenta: debajo de cada departamento hay una pegatina con una descripción del KPI, un indicador por el cual los especialistas determinan la efectividad del trabajo.
Es conveniente trabajar con dicha tarjeta, ya que puede eliminar o agregar un nuevo departamento / departamento en cualquier momento.
Veamos un pequeño ejemplo basado en nuestro mapa. Digamos que una compañía ha decidido lanzar una tienda en línea. Primero, averiguamos a qué departamento asignarlo, luego determinamos el KPI y describimos los problemas (responsabilidades) del nuevo departamento. Esto se hace en unos minutos; para la construcción conveniente de un mapa mental, use servicios especiales (por ejemplo, Miro).
La regla de oro de la interacción con los subcontratistas es tener en cuenta simultáneamente las métricas clave de cada uno. Establezca metas que tengan en cuenta los intereses de todos los colegas, luego la paz y el idilio reinarán en la organización, y la eficiencia del trabajo se reducirá.
Por cierto, para este propósito, se permite dividir a los especialistas no según el tipo de actividad, sino según las métricas que los guían en su trabajo.
Veamos un ejemplo específico para aclarar el proceso de interacción adecuada con los subcontratistas. Digamos que usted está a cargo de una tarjeta de producto en una tienda en línea.
Incluye una descripción del producto, características técnicas, fotografías y un bloque con un botón Comprar. Sabes que a expensas del botón, obtienes 1 millón de rublos al mes. En consecuencia, realice un seguimiento de todas las métricas relacionadas que afectan el resultado final. La métrica importante más cercana en este ejemplo es el número de clics del catálogo de productos a la tarjeta (en nuestro caso, el 10% del número total de visitantes a la tienda en línea).
Aparece el departamento de ventas y propone realizar cambios: agregue un banner emergente al catálogo que conduce a una página con información sobre la cooperación con entidades legales.
Los vendedores hacen un pronóstico: agregar una ventana emergente (ventana emergente) aumentará el número de clientes potenciales de 50 a 100 (2 veces). Inicialmente, parecerá que el doble crecimiento es un punto excelente para el desarrollo de una tienda en línea. Pero primero, piense en las implicaciones: ¿qué puede pasar con las métricas que son importantes para otros departamentos? En nuestro caso, el número de transiciones del catálogo a las tarjetas de productos específicos.
Es bastante esperado que agregar una ventana emergente reduzca el número de transiciones del catálogo a las tarjetas (en este ejemplo, 2 veces, hasta un 5%). En consecuencia, desde el botón "Comprar" recibirá mensualmente no 1 millón de rublos, sino solo 500 mil rublos.
¿Y luego qué hacer? ¿Agregar una ventana emergente o dejarla como está? Tome una decisión después de hacer un pequeño análisis, los números específicos lo ayudarán con la elección correcta. En nuestro caso, hay una pérdida de 500 mil rublos, por lo que debemos estimar el beneficio de las innovaciones y compararlo con los indicadores actuales.
El aumento de leads a 100 leads por mes dará 300,000 rublos adicionales por mes. Por lo tanto, recibirá 800,000 rublos por mes. Esto es menor que el beneficio actual, por lo tanto, la innovación debe ser abandonada. Queda por transmitir correctamente la decisión a los vendedores, discutiéndolo con los cálculos. Entonces nadie se sentirá ofendido, se mantendrá un buen ambiente en el equipo y el trabajo productivo continuará.
Formación de experiencias negativas.
La formación de negatividad es uno de los principales problemas de muchas organizaciones. Se acumula en el curso del trabajo, cuando las tareas de diferentes departamentos no coinciden entre sí debido a diferentes métricas. Como resultado de esto, comienza la discordia en el trabajo, aparece una opinión sobre la incompetencia de ciertos empleados, que nadie entiende nada, etc. Todo esto es la formación de experiencias negativas que reducen la productividad del trabajo de los departamentos en su conjunto y de cada especialista individualmente.
El ejemplo más común está relacionado con el marketing. Los chicos del departamento de publicidad tienen una idea genial para aumentar las ganancias varias veces. Se lo presentan a la gerencia y obtienen la aprobación con apoyo.
La idea "desciende" a los desarrolladores de ejecutivos de alta prioridad con plazos ajustados. Tienen que ocuparse de la implementación técnica en condiciones de emergencia y con una planificación mínima, además, todas las demás tareas diarias se están moviendo, lo que nadie eliminó del plan.
En la mayoría de los casos, las ideas implementadas a toda prisa "no disparan", es decir, la empresa no recibe el aumento prometido en las ganancias varias veces. Como resultado, los desarrolladores desarrollan experiencias negativas con los vendedores que interrumpen las comunicaciones entre ellos.
Desarrollar nuevas ideas no tiene que ser rápido y espontáneo. Anteriormente en los artículos se decía más de una vez: lo que le parece genial no siempre "viene" al usuario. Por lo tanto, realice el trabajo en 4 etapas:
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En consecuencia, si la idea no ha pasado la segunda o tercera etapa, abandónela y no se tome el tiempo de los desarrolladores. Por cierto, es mejor llevar a cabo la segunda y la tercera etapa varias veces para obtener el concepto más "fluido", que luego pasará a un trabajo completo.
Realizando el trabajo de acuerdo con este esquema, será posible evitar la formación de experiencias negativas. No habrá desacuerdos ni mal ambiente, todos los miembros del equipo se tratarán con respeto y comprensión, y esta es la clave para un trabajo productivo.
Marco y visualización del proceso de interacción.
En el último bloque, discutimos las experiencias negativas que a menudo surgen al interactuar con subcontratistas. Trabajar de acuerdo con el esquema óptimo, que está vinculado a las entrevistas con los usuarios y la creación de prototipos, no siempre es posible debido a la opacidad del proceso.
Por ejemplo, los especialistas en marketing no entenderán la necesidad de esto, sus plazos se están "quemando", necesitan implementar rápidamente una nueva funcionalidad. Como resultado, surgen nuevos desacuerdos. Para evitar esto, las ideas deben ser transparentes para todos los especialistas de la empresa y la visualización del proceso de interacción ayudará en esto.
Tablero Kanban
Intentemos junto con usted visualizar el flujo de trabajo dentro de la empresa o, como está de moda decir ahora, construir un marco de interacciones. Comencemos creando un tablero kanban. Puede darle forma de cualquier manera conveniente, pero le recomendamos usar Miro: este servicio ya tiene plantillas listas para usar que simplifican y aceleran el renderizado.
Un tablero kanban ayudará a registrar toda la información entrante en un solo lugar: ideas, mensajes de correo electrónico, mensajería instantánea y otros canales de comunicación de subcontratistas, tareas actuales, etc. Las posibilidades de la herramienta en este sentido son infinitas, gírela como desee.
Arreglar la información en un solo lugar lo ayudará a concentrarse mejor y a no tener docenas de pensamientos en la cabeza como "entonces, dijo Gosha del departamento de marketing para verificar esto y aquello, debe anotarlo en alguna parte". Por cierto, a menudo diferentes departamentos piensan en lo mismo, ofreciendo las mismas ideas. Al ver todo en un solo lugar, puede integrarlos fácilmente y optimizar su flujo de trabajo.
Es deseable que todos los subcontratistas tengan acceso a la junta. Esto lo salvará de las constantes llamadas con las preguntas "¿cómo van las cosas con nuestra idea?" Es suficiente ir al tablero y ver el estado de la tarea. Miro, por ejemplo, tiene la capacidad de dejar comentarios, lo que simplifica la comunicación y elimina las llamadas cortas que ocupan horas de oficina.
Asigne cualquier tarea a un empleado específico: desarrollador, comercializador, vendedor, etc. También facilita la comunicación, ya que otros colegas sabrán a quién contactar si tienen preguntas. Todo esto es simple y rápido de implementar en Miro.
Esta es una de las opciones para visualizar el flujo de trabajo. Con los años, ha demostrado su valía más de una vez, aumentando la productividad de cientos de equipos. ¿Pero es esta la única opción? ¿Y si necesita describir la tarea con más detalle? Echemos un vistazo a una opción alternativa: Project Canvas.
Proyecto Canvas
Ya hemos hablado sobre los modelos Canvas: estas son tablas de bloques que ayudan en la descripción detallada de los modelos comerciales. Y si con la ayuda de una herramienta es posible descomponer una organización en sus componentes, ¿por qué no intentar hacer lo mismo con una idea o una tarea?
Vea una hoja de cálculo de muestra, compilada en condiciones reales. Cada bloque contiene varias pegatinas con información básica que ayuda en la implementación de la idea. Una vez más, todo se recopila en un solo lugar de un vistazo y es muy fácil de leer.
También tenga en cuenta que algunas de las pegatinas en el mismo bloque son de color diferente. Esto no es un accidente, sino una gradación especial: se asignó un color determinado a cada departamento de la empresa para simplificar la orientación del producto y los desarrolladores. Es decir, la tabla se comparte entre todos los departamentos (participantes del proyecto) y los especialistas relevantes ingresan los datos necesarios en los bloques.
Este es otro ejemplo de visualización exitosa de interacción. Anteriormente se dijo que la idea principal de los cambios debería ser transparente para todos los departamentos para el trabajo productivo. Project Canvas es una gran herramienta para establecer un objetivo común que será claro para todos los niveles de habilidad.
¿Qué pasa si no lo haces?
Evitar la visualización, que ayuda a definir un objetivo común para todos los subcontratistas, conducirá a una mala atmósfera dentro del equipo y a la formación de experiencias negativas. Es imposible lograr los objetivos establecidos y realizar tareas en dicho entorno. Por lo tanto, visualice los procesos, hágalos "transparentes" para el equipo.
Un buen ejemplo de acumulación de experiencia negativa e inacción es la puesta en marcha del "palo sin fin". Fue lanzado en 2014, el producto era una unidad flash simple que abre el acceso al almacenamiento de datos en la nube en Internet.
Inicialmente, la compañía se desarrolló con éxito, la implementación técnica estaba en su apogeo, e incluso hubo rumores de interés de Microsoft. Después de un tiempo, el proyecto se redujo y uno de los motivos del cierre se denominó conflictos constantes en el equipo. Como puede ver, incluso una idea aparentemente súper genial puede estar condenada debido a los desacuerdos y la falta de visualización de los flujos de trabajo.
El artículo está llegando a su fin, así que es hora de resumir todo lo que se ha dicho. Primero, los subcontratistas son colegas que trabajan en otros departamentos y divisiones de la empresa. En segundo lugar, el gerente de producto interactúa regularmente con ellos para resolver una variedad de problemas. En tercer lugar, es importante poder comunicar los objetivos a los departamentos con diferentes KPI, para determinar una métrica común para lograr una alta productividad laboral.
En este último, la visualización de interacciones o el marco de flujo de trabajo ayuda mucho. El artículo describe dos métodos: tableros kanban y lienzo de proyectos, que han demostrado su valía en la práctica. Y cada vez que piense en la inutilidad de la visualización, recuerde la historia del inicio "palo infinito".