¿Informar de nuevo? Cuanto puedes

¡Hola, Habr!



Muchos empleados de las grandes empresas, creo que casi todo el mundo, tiene que hacer y presentar informes. La inmensa mayoría de este tipo de actividad provoca una reacción negativa. Echemos un vistazo a lo que son los informes en esencia, por qué son necesarios y, lo más importante, cuánto cuesta ese placer.

¿Por qué necesita informes?

Para tomar decisiones significativas, necesita información. En el caso más simple, cuando estás personalmente involucrado directamente en el proceso o estás físicamente en la misma sala, toda la información necesaria te llega automáticamente a través de canales audiovisuales, incluso si realmente no la deseas. Usted sabe lo que está haciendo el junior, con qué frecuencia y en qué problemas se extrae el enikey, cuántas veces al día y qué tan bien el limpiador lava el piso, puede ver por qué el código se ralentiza en el generador de perfiles directamente en su máquina y sabe cuántos ratones de repuesto hay en el armario. Prácticamente no hay necesidad de informes formales en estas situaciones. Verá inmediatamente el problema y podrá solucionarlo. Esto funciona muy bien en empresas donde hay varios empleados y todo está físicamente en la misma habitación. Todo cambia drásticamente en presencia de una barrera física o,cuando la empresa crece y no puedes participar personalmente en todos los procesos. Pero la responsabilidad no desaparece en ningún lado. Al estar en otra habitación, ya no ve directamente lo que está sucediendo, pero debe tomar las decisiones correctas de manera oportuna. Según los ejemplos anteriores, probablemente desee recibir información como esta con regularidad:

• ¿Cuántas tareas tenemos en cola, qué está en desarrollo, cuántas están cerradas para el período?
• ¿Cuántas llamadas se hicieron al servicio de asistencia técnica, de qué tipo, cuántas se cerraron correctamente?
• Programa de limpieza.
• Registros de su aplicación desde el dispositivo del usuario.

Parte de esta información se generará manualmente (tiene sentido cerrar el sistema de contabilidad de limpieza solo para una gran empresa de limpieza). Algunos se encuentran en forma de datos no estructurados sin procesar (registros de dispositivos). Pero la información básica se requerirá en forma de informes en forma de tablas o gráficos que sean convenientes y reflejen la realidad de la manera más clara y confiable. (En este maravilloso artículo se dan ejemplos de gráficos que no reflejan de forma clara e inexacta la realidad ). Solo a tiempo para saber que el empleado del servicio de asistencia técnica se está haciendo el tontoestá muy sobrecargado, se pueden tomar las medidas adecuadas (ampliar el personal, pagar una bonificación por el trabajo de choque, tratar de eliminar la causa de los llamamientos masivos). Sin saber esto, es imposible organizar el proceso con normalidad. Esto se aplica no solo a los gerentes. Los desarrolladores, devops también necesitan saber qué está sucediendo localmente para los usuarios, cómo se carga la red, servidores, el número de solicitudes al microservicio por unidad de tiempo, etc. De hecho, estos son los mismos informes y sin ellos es imposible resolver sus problemas.

Requisitos básicos para informes

Formulemos los requisitos básicos para los informes:

1. Visibilidad y facilidad de percepción.
   
   
   
   No tiene mucho sentido directamente de 5 GB de registros sin procesar, deberán procesarse y agregarse al menos antes de que sepamos algo útil.
2. , .
   
   
   
   « 19/20 ». ! , 19 « », 20 . «» , .
3. .
   
   
   
   . IP , % , . .
4. Oportunidad.
   
   
   
   Será desagradable saber que el canal comenzó a desacelerarse hace una semana y la mitad de los usuarios ya se han descargado, dejando críticas enojadas. Y el problema podría resolverse conectando el latiguillo en 30 segundos. Y nos quedamos sin ratones en el almacén, no lo compraron a tiempo. Un poco, pero también desagradable.
5. Costo aceptable de creación y uso.

Detengámonos en el último punto en detalle. Si para los anteriores me pueden llamar en parte con razón "Capitán Obvio", entonces, por alguna razón en relación con él, a menudo hay un completo desprecio por la realidad. ¡Quitemos los velos!

Todo cuesta dinero

Una vez más, un poco de capital. En nuestro mundo, prácticamente nada es gratis. Los bollos no crecen en los árboles, Santa Claus no existe . Cualquier trabajo requiere dinero, tiempo y algunos otros recursos. Si necesita un informe sobre el número de lombrices de tierra por metro cuadrado. metro, entonces podemos estimar su valor. Estimemos los costos:

1. Criatura. Cuesta C dinero. Aquí también incluiremos varias mejoras, modernizaciones: designaremos C _m.
   
   
   
   Esto puede ser escribir un código que genere un informe a partir de la base de datos. Elaboración de un formulario en Excel para llenado manual. Enseñar a un empleado tonto y alternativamente talentoso cómo introducir correctamente los números en una celda y guardar un archivo.
2. Preparación regular. Cuesta P dinero / día (bueno, u otro período, no el punto).
   
   
   
   Un empleado debe tomar una pala y excavar unos metros cuadrados de tierra. Cuente los gusanos detectados e introduzca los datos en la placa
3. Vida útil (depreciación). T días. Esto también incluye cuánta revisión se utilizará, modernización - T _m .

Puede utilizar un informe sin cambios durante varios años, o puede crear nuevos indicadores y cambiar la forma de visualización todos los días.



En total, este informe cuesta por día

$$

$$/T+ / T+$$

Pongamos un ejemplo. Que cueste 10.000 créditos galácticos desarrollar un informe. Se utilizará durante aproximadamente un año y medio de la Tierra (tomemos 500 días para simplificar), luego se les ocurrirá algo fundamentalmente nuevo. Además, durante este período, se requerirá una pequeña revisión de 1000 créditos. La entrada de datos manual diaria (no todo se puede obtener de la base de datos automáticamente) cuesta 100 créditos. En total, tenemos:

10000/500 + 1000/500 + 100 = 122. Si hay 243 días laborables en un año, es decir, nos cuesta unos 30 mil al año, la fórmula es, en general, sencilla. Los interesados ​​pueden llevar los datos a una hoja de cálculo y jugar con los parámetros. Si crea nuevas columnas, requiere que cambie el color del gráfico semanalmente o si el informe en sí se realiza manualmente durante medio día, es fácil obtener costos de cientos de miles. En este punto, vale la pena pensar seriamente: ¿esta información es realmente tan importante y vale la pena el dinero?

Un ejemplo de un informe muy ineficaz de una experiencia personal a largo plazo

Situación. La empresa tiene dos direcciones principales que no se superponen en una oficina: comercio mayorista de granos (compramos a los agricultores de la región) y venta de generadores eléctricos diesel (los principales clientes son trabajadores petroleros en regiones muy distantes). En ese momento, nadie tenía realmente teléfonos móviles. Todos llamaron desde teléfonos con cable normales. Las llamadas a la región (zona de tarifa <100 km) eran muy baratas. Y en el territorio de Krasnoyarsk, el Lejano Oriente, etc., es bastante caro. La empresa trabajó con buenas ganancias, pero los costos de comunicación fueron bastante serios en total. Si bien la principal fuente de costos estaba clara para todos, el CEO exigió un desglose por departamento. No teníamos registros de PBX. Elektrosvyaz (ahora Rostelecom) sabía cómo enviar información en forma de rollo de papel. En total, mi colega tomó más de una semana de tiempo de trabajo,analizar todo esto y generar el informe requerido. La reunión en la que se suponía que debían mirar este informe y sacar conclusiones se parecía a esto:



General: "Yura (jefe de vendedores de generadores), ¿qué dijo tanto el tuyo?"

Yura: "¡Bueno, entonces estamos trabajando!"

General: "¡Oh bien, bien hecho!"



Es decir, de hecho, no aprendieron nada nuevo y útil a un precio elevado. La situación se parece





Para obtener una orientación adecuada, debe tener información en forma de informes. Si el informe es inconveniente, debe pensar en cómo mejorarlo, quizás agregar información faltante. Pero al mismo tiempo, hay que entender claramente que costará dinero. Quizás mucho dinero. La pregunta correcta debería ser: "¿Obtener información X vale la suma de Y?"



Ejemplos:



"¿Vale la pena conocer el color de los ratones en el almacén (columna del informe) 5000 rublos?" (la respuesta es bastante negativa, ya que esta información se requiere tan raramente y de poca utilidad que su costo es cercano a cero)



“¿Vale el conocimiento de la complejidad de las tareas realizadas en la última versión y planificadas en los actuales 50.000 rublos? (La respuesta es bastante positiva, ya que debemos entender lo antes posible que existe el riesgo de no llegar a tiempo. En este caso, podemos encontrar una solución discutiendo el problema con el líder del equipo y el Cliente o contratando a un autónomo para algunas tareas).



También hay un punto importante: la información puede perder relevancia. Es decir, el destinatario ya no está interesado en él en su totalidad o en parte, pero seguimos generando informes. Sin embargo, el destinatario no tiene ninguna motivación especial para cancelarlos.



Si el sentido común no es suficiente, a nivel corporativo, el proceso se puede estructurar efectivamente de la siguiente manera. El destinatario de cada informe debe “financiarlo” dentro del presupuesto de la unidad. Es decir, si necesita los informes 1, 2, 3, 4, 5 con un valor total de X rublos, los costos en la contabilidad de gestión se distribuyen en consecuencia. En este caso, quieras o no, tendrás que mantenerte dentro del marco y realmente solo necesitarás información realmente relevante, sin duda arrojando información innecesaria.