De hecho, los usuarios que están lejos de TI a menudo no pueden formular sus requisitos y comportarse de manera extraña con los desarrolladores. Por lo tanto, decidimos escribir un artículo que sea accesible para todos: ayudará a los usuarios comunes y a las empresas que no son de TI a formular fácilmente los requisitos, pero para nosotros, especialistas en TI, no podemos discutir y compartir nuestra experiencia.
El usuario evita responsabilidad por reclamos
Si observa las solicitudes que las personas escriben sobre CRM en las redes sociales o en comunidades especializadas, hay algo para sorprenderse. Muchas publicaciones indignadas sobre el hecho de que no puede encontrar un CRM para ventas a largo plazo, distribución de aceite de motor, agencia de publicidad exterior, etc. Y si una persona se dedica a la venta al por mayor de heno, entonces está buscando la versión CRM Seno y nada más. Pero en el proceso de comunicación con el proveedor, tales solicitudes de alguna manera desaparecen de inmediato, porque la persona que elige CRM se sumerge en el tema y entiende que los sistemas modernos de CRM pueden resolver los problemas de casi cualquier negocio; el punto no está en la versión de la industria, sino en la configuración y modificaciones individuales
Entonces, ¿de dónde viene el requisito inadecuado?
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También hay otras razones, pero estas tres tienen un amplio margen. Es bastante difícil trabajar con dichos clientes, ya que en su opinión ya tienen una imagen formada de un CRM ideal y a menudo esperan una respuesta a su pregunta como: “No, ¿me darán un CRM para la venta de equipos comerciales refrigerados de la marca Sever o me llamarán a Alemania y ordenarán? SAP? " Al mismo tiempo, el presupuesto para la implementación de CRM solo será suficiente para una llamada a esta misma Alemania. Suena un poco malvado, pero en realidad, ir con un ultimátum para los desarrolladores de CRM es mucho menos productivo que discutir los requisitos y escuchar a los implementadores experimentados.
¿Cómo formular requisitos?
Requerimientos funcionales
Determine lo que necesita mejorar en la empresa: este será su requisito clave para un sistema CRM . Hay cuatro tareas más comunes para las cuales las compañías están pensando en comprar un CRM.
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Como regla general, los requisitos se formulan no para una de las tareas enumeradas, sino para varias. Esto es cierto: dado que el CRM moderno se ha convertido en CRM ++ desde hace mucho tiempo, ¿por qué no usar sus capacidades no solo para el departamento de ventas, sino para toda la empresa a la vez? Por ejemplo, todos los empleados de la empresa pueden usar el calendario, la telefonía, los planificadores, los registros de clientes y los procesos comerciales. Como resultado, todo el equipo se reúne en una interfaz. La forma óptima, especialmente ahora, en las condiciones de trabajo remoto y parcialmente remoto.
Al enumerar las funciones que necesita y probarlas en los procesos reales de la empresa, formula los requisitos funcionales para CRM. El asunto no se limita a ellos.
Requisitos adicionales para CRM
Las pequeñas empresas de hoy se encuentran en una situación tal que estos requisitos adicionales son de suma importancia, porque CRM no funcionará de inmediato, pero debe pagar aquí y ahora, debe integrar los servicios de trabajo de inmediato, capacitar a los empleados de inmediato. En general, todo se reduce a los costos.
¿Cómo estimar el costo de CRM?
Tuvimos un largo artículo sobre cuánto cuesta CRM , pero describe un enfoque universal que puede aplicarse tanto para un empresario individual para 3 personas como para un operador de telecomunicaciones para 1500 empleados. Para las pequeñas empresas, la situación se ve un poco diferente, y aún más, le instamos a que lo vea de manera diferente en la crisis actual.
Por lo tanto, necesita CRM y tiene 10 empleados en su empresa, cada uno de los cuales desea conectarse a un único recurso de información de la empresa, incluso a RegionSoft CRM Professional (no tenemos derecho a considerar las soluciones de otras personas).
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Hemos realizado este cálculo no solo por el bien de la publicidad. Si acude a un proveedor, vale la pena formular correctamente sus requisitos de precios.
- No solicite la versión gratuita; de hecho, se la venderá a usted mismo (porque es gratuita) y quedará enganchado al gancho de marketing: al final la comprará de todos modos, pero se cansará un poco de la comunicación y luego se cansará de la funcionalidad limitada.
- Si no está listo para pagar un año de alquiler o el costo total de una solución local, discuta la posibilidad de cuotas y pagos discretos.
- Nunca solicite una revisión de inmediato si no está seguro de que la función será necesaria en este momento y no está en CRM. Es mejor comenzar a utilizar un sistema CRM y formular gradualmente lo que necesita mejorar y cómo se utilizará esta mejora en la empresa.
- Consulte con el proveedor qué costos adicionales se requieren: alguien tiene un cliente de correo externo pagado, una conexión obligatoria a un solo operador de telefonía IP, un paquete de soporte técnico, etc. Estos costos pueden ser una sorpresa repentina y desagradable.
- Descubra el costo de implementación y capacitación: en el 90% de los casos, estos son costos justificados que dan sus frutos debido al inicio rápido y correcto del trabajo en el sistema CRM.
Y recuerda: ¡el dinero no debería ser el único requisito! Si se concentra solo en el costo del programa, lo más probable es que simplemente no pueda elegir la solución que su empresa necesita.
Entonces, nos hemos ocupado de los dos requisitos más importantes: la funcionalidad del sistema CRM y el dinero que tendrá que pagar por él.
¿Qué otros requisitos puede haber para CRM?
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Elija solo lo que realmente necesita y con lo que puede trabajar. Porque podemos diseñar un ekranoplan para usted con cierto nivel de pago, pero a) será costoso; b) ¿por qué lo necesitas? En general, elija un sistema CRM para una vida laboral normal, y no para admirar un conjunto de módulos y capacidades, puede que simplemente no valga la pena.
- Incluya fantasías y deseos en los requisitos. Indique en los requisitos lo que realmente quiere hacer en los negocios y utilizará; Las tareas establecidas en el vacío y fuera de contacto con la realidad causarán daño: matará el tiempo para discutirlas y no obtendrá el resultado.
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Una colección de requisitos bien planificada es la clave del éxito en la elección de un sistema CRM. Si equipara los requisitos de "Lista de deseos" y "Consejo de un amigo", obtendrá un sistema de CRM que está mal adaptado para su negocio , que agotará los recursos y no traerá beneficios tangibles. Cada proyecto de implementación tiene costos de mano de obra y recursos en ambos lados, por lo que es mejor ser honesto con los implementadores para no arruinar todo el proyecto desde el principio. Su gran amigo es un desarrollador de CRM que, por cierto, no es rentable para ofrecer su software para cualquier requisito. Es importante para él que trabaje con éxito en el sistema, y no solo que lo compre. En cualquier caso, esto es importante para nosotros. ¡Seamos amigos!
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