Lo más probable es que la mayoría de los problemas en su vida y trabajo se deban a la falta de inactividad. En este artículo, le diremos cómo funciona la inactividad y por qué necesita más.
Imagínese que usted, un fanático de la productividad, un día obtiene acceso a una máquina del tiempo y decide mudarse unas décadas a la oficina de uno de sus antiguos héroes comerciales. Llamémoslo Tony.
Te disfrazaste de conserje, creyendo que unos días de observación serían suficientes para descubrir el secreto de la increíble productividad y la sobria toma de decisiones de este CEO. Quiere aprender los hábitos y prácticas que le han permitido transformar para siempre toda su industria.
Una vez en la oficina (llena de humo de cigarrillo, por supuesto), te sorprende un poco que no se parezca en absoluto a un hormiguero humano. De hecho, la gente que te rodea no hace prácticamente nada. Cerca de la oficina de tu héroe, su secretaria descansa en su escritorio. Llamémosla Gloria. Parece que no está ocupada en absoluto. Durante media hora, la ves leer, ordenar su escritorio y charlar con las secretarias que pasan. Tampoco parecen ocupados. Confundido porque Tony está gastando su dinero en mocasines, decide quedarse unas horas más.
Después de mirar un poco más, se da cuenta de que la impresión inicial fue completamente incorrecta. Gloria no hace nada la mayor parte del tiempo. Pero tan pronto como Tony recibe una solicitud, orden o notificación, inmediatamente se pone manos a la obra. En cuestión de minutos, responde una llamada, envía una carta, cambia la hora de la reunión en el calendario o encuentra el documento requerido. Cada vez que él tiene un problema, ella lo resuelve de inmediato. Ni Tony ni Gloria crean listas de tareas pendientes, envían tickets o esperan correos electrónicos.
Esto hace que la jornada laboral de Tony sea fluida y eficiente. Cada minuto de su tiempo lo dedica a la parte más importante de su trabajo: tomar decisiones y no a inconvenientes triviales como hacer cola en la oficina de correos.
El tiempo en que Gloria no está ocupada no se pierde. Este es un tiempo de inactividad: un excedente de recursos que permite la capacidad de respuesta y la flexibilidad. El tiempo de inactividad es importante porque hace que Gloria nunca tenga una lista de tareas pendientes. Ella puede comenzar inmediatamente cualquier tarea que se le presente. El objetivo de Gloria es asegurarse de que Tony tenga el nivel de empleo que necesita, no estar tan ocupado como sea posible.
Si alguna vez se ha sentido estresado, abrumado, sumergido en la estática cuando quiere cambiar o irritado porque no puede responder a nuevas oportunidades, entonces su vida necesita más inacción.
En el libro " Slack: cómo superar el agotamiento, el trabajo pesado y el mito de la eficiencia total de"Tom DeMarco dice que la mayoría de las personas y organizaciones no comprenden el valor de la inacción. Aunque han pasado unos veinte años desde que se publicó este libro, su mensaje central es atemporal".
Tu enemigo es la búsqueda de la máxima eficiencia
“Eres efectivo si haces algo con el costo mínimo. Eres productivo cuando haces algo bien ".
Muchas organizaciones están obsesionadas con la eficiencia. Quieren asegurarse de que todos los recursos se utilicen con la máxima eficiencia y de que cada empleado esté ocupado con algo cada minuto. Contratan especialistas para olfatear los indicios más pequeños de un desperdicio de recursos.
Muchas personas también están obsesionadas con el espejismo de la eficiencia absoluta. Programamos cada minuto del día, nos enorgullecemos de no tomar descansos y nos regañamos por los momentos más breves de distracción. Consideramos el sueño, la enfermedad y el agotamiento como debilidades inaceptables, e idolatramos a aquellos que creemos que nunca están expuestos a ellos. Sin embargo, este punto de vista no nos permite entender que productividad y eficiencia no sean lo mismo.
La eficiencia absoluta es un mito.De vuelta a Gloria y Tony. Imagínese que Tony decide darle más trabajo para que pueda pasar las ocho horas de su turno trabajando. ¿Será más productivo? No lo creo. El tiempo de inactividad le permite responder instantáneamente a sus solicitudes, haciendo así su trabajo de manera productiva. Si Gloria está ocupada, Tony tendrá que esperar, lo que deja inactivo el trabajo que está haciendo. Como resultado, ambos serán menos productivos.
Cada vez que eliminamos la inacción, conduce a una acumulación de casos. DeMarco escribe: " Desde un punto de vista práctico, es imposible mantener el 100% del empleo de todos los empleados en una organización sin proporcionar algún tipo de almacenamiento intermedio en el escritorio de cada empleado. Esto significa que tiene una bandeja de entrada donde se acumulan los casos".
Muchos de nosotros esperamos que no haya inactividad en el trabajo, porque lo percibimos negativamente. En un mundo de eficiencia obsesiva, la inactividad a menudo se percibe como pereza o falta de iniciativa. Sin embargo, sabemos que sin tiempo de inactividad, no podremos asumir instantáneamente nuevas tareas, y si alguien insiste en que esto se debe hacer, tendremos que dejar el trabajo anterior. De una forma u otra, hay que posponer algo. Aumentar el empleo puede resultar inútil:
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DeMarco define la inacción como “el grado de libertad necesario para realizar cambios. La inacción es el enemigo natural de la eficiencia y la eficiencia es el enemigo natural de la inacción " . En otra parte del libro, escribe: "La inacción representa la productividad del trabajo sacrificada por la sostenibilidad a largo plazo" .
Para ilustrar el concepto, DeMarco le pide al lector que imagine un juego de "etiquetas" de quince fichas numeradas en una caja y un espacio vacío que le permite mover una ficha a la vez. El objetivo del juego es colocar las fichas en orden numérico. Este espacio vacío es análogo a la inacción. Si lo eliminas, el juego se volverá más eficiente, pero “Algo más desaparecerá. Sin un espacio vacío, la capacidad de mover fichas desaparecerá. La disposición de los mosaicos es óptima en sí misma, pero si el tiempo muestra que no lo es, no podrás cambiarla de ninguna manera " .
Tener poco margen de maniobra nos permite reaccionar a las condiciones cambiantes, experimentar y hacer cosas que podrían no funcionar.
La inactividad consiste en recursos redundantes. Puede ser tiempo, dinero, personas en el trabajo e incluso predicciones. La inacción es vital porque nos permite no quedarnos encerrados en nuestro estado actual sin la capacidad de reaccionar o adaptarnos por falta de recursos.
La falta de inacción duele. La deficiencia agobia nuestra mente y desperdicia energía que podría haberse utilizado para resolver mejor el problema actual. Amplifica el impacto de fallas y consecuencias no deseadas.
La inactividad demasiado prolongada se interpone en el camino, desperdicia recursos y hace que la gente se aburra. Pero, en general, el problema de la falta de inacción es mucho más común que el problema del exceso. Si, al planificar un proyecto, dedica demasiado tiempo a la inactividad y el proyecto termina antes de lo planeado, entonces en el tiempo libre difícilmente se quedará quieto. Puede decidir recuperarse de un proyecto anterior que requirió más esfuerzo del esperado o trabajar en proyectos que están actualmente en pausa. Quizás analizará por qué el proyecto fue tan exitoso y sacará conclusiones para el futuro. ¡O tal vez el tiempo libre será su recompensa por un trabajo de calidad! Te mereces un descanso.
La inacción también nos permite afrontar los inevitables golpes y sorpresas de la vida. Si cada hora está programada en nuestro horario, no podremos reducir la velocidad para recuperarnos de un resfriado, distraernos un poco aprendiendo una nueva habilidad o dedicar un par de horas a dificultades técnicas.
En general, necesita más inactividad de la que espera. A menos que tenga mucha experiencia, sus estimaciones de la duración o complejidad de las tareas siempre serán demasiado bajas. La mayoría de nosotros percibimos los mejores escenarios como los más probables que inevitablemente se harán realidad, pero este rara vez es el caso.
También debe controlar cuidadosamente la rapidez con la que gasta el recurso de inactividad para reponerlo a tiempo. Por ejemplo, puede consultar su calendario una vez a la semana para asegurarse de que todavía haya casillas vacías para cada día y que las citas no le estén ocupando su tiempo libre. Piense en los tipos de inacción que son más importantes para usted y contrólelos con regularidad. Si ve que el recurso inactivo se está agotando, actúe.
De vez en cuando, es posible que deba optar por no participar en la inacción para aprovechar las restricciones. La falta de inactividad durante un período breve o en un área específica puede obligarlo a tener más recursos. Si tiene problemas para encontrar una solución ingeniosa, intente reducir deliberadamente la inacción. Por ejemplo, reserve cinco minutos para intercambiar ideas o pregúntese qué sucede si su presupuesto cae un 90%.
Sin embargo, la mayoría de las veces, es muy importante cuidar su inacción. Es mejor intentar usarlo siempre, de lo contrario, otras personas intentarán robarlo. Establezca límites claros para su trabajo y realice un seguimiento de las tareas que pueden aumentar de volumen.
Inacción y cambio
En el pasado, las personas y las organizaciones a veces podían arreglárselas con poca o ninguna inacción, al menos por un tiempo. Hoy en día, cuando la inacción se vuelve cada vez más necesaria para la supervivencia, intentamos cada vez más deshacernos de ella en aras de la eficiencia. Para sobrevivir se requieren cambios y transformaciones constantes, para lo cual " se necesita un recurso cuyo déficit es ahora mayor que nunca. Este recurso, que es el ingrediente catalizador del cambio, es la inacción" . DeMarco escribe:
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Solo cuando esté 0% ocupado podrá dar un paso atrás y obtener una vista más completa de su trabajo. La inacción nos permite pensar en el futuro. Para entender si estamos en la trayectoria correcta. Reflexione sobre los problemas desapercibidos. Reflexiona sobre la información. Decidir si elegimos los compromisos adecuados. Haga cosas que no escalen y que no sean rentables durante mucho tiempo. Evite los malos tratos.
Inacción y productividad
La ironía es que a la larga, con la inacción, logramos mucho más. Somos más productivos cuando no nos esforzamos por ser productivos todo el tiempo.
DeMarco dice que la cantidad de trabajo que hace cada persona en una organización nunca es estática: “Todo cambia todos los días. Esto conduce a una nueva carga desigual, algunas personas tienen trabajo adicional (aumenta su amortiguador), otras disminuyen, porque alguien en frente de ellos en la cadena genera su parte del trabajo más lentamente " . La falta de inacción es agotadora. Tarde o temprano, inevitablemente necesitaremos recursos adicionales que deben tomarse de algún lugar.
Si percibimos con calma que de vez en cuando estamos ocupados al 0%, esto significa que pensamos si estamos haciendo lo que tenemos que hacer. Esto es exactamente lo contrario de cómo nos aferramos a la primera tarea que se nos presenta para que nadie sospeche que somos perezosos. La expectativa de que “estar siempre ocupado significa ser productivo” crea presión, tenemos que lucir constantemente ocupados y tener un búfer de tareas. Si vemos que nuestro búfer está disminuyendo y queremos mantenernos ocupados, entonces la única solución posible es trabajar más lento.
Los intentos de eliminar la inactividad dan como resultado tiempos de trabajo más prolongados. Nunca hay tiempo libre, porque siempre lo llenas.
Amos Tversky dijo una vez que el secreto de una buena investigación es estar siempre un poco infrautilizado; si no puede pasar horas inactivo, estará perdiendo años. Pasas estas horas averiguando si vas en la dirección correcta.
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