Optimización del trabajo a distancia
Al mudarse a una ubicación remota en marzo del año pasado , Figma, como muchas otras empresas, comenzó a buscar formas de organizar la colaboración y transferir procesos y flujos de trabajo fuera de línea en línea. A medida que usamos cada vez más Figma como hogar virtual para varios procesos, desde la lluvia de ideas y la investigación hasta la creación de equipos, luego hemos desarrollado una hipótesis sobre las formas de cambiar el entorno: si desarrollamos, organizamos e implementamos patrones de colaboración creados específicamente para el trabajo remoto, entonces la eficiencia de la colaboración aumentará, y esto se aplica no solo al diseño. Este aumento proyectado en la eficiencia de la colaboración significaría que las plantillas facilitan el trabajo de forma remota y potencialmente podrían aliviar algunos de los puntos débiles de los que nuestros usuarios (¡y nosotros mismos!) Nos hemos quejado.
El departamento de desarrollo creó rápidamente un "selector de plantillas" que permite a los usuarios crear nuevos archivos a partir de ajustes preestablecidos o plantillas vacíos para varias muestras de trabajo remoto. Realizamos un experimento en un subconjunto de nuestra base de usuarios, ofreciendo un selector de plantillas a nuestro grupo experimental. El desafío era ver cómo los equipos usarían estas plantillas (si las hubiera) y evaluar su impacto final en la colaboración.
El selector de plantillas utilizado en el experimento.
Nuestros descubrimientos
Descubrimos que los usuarios que recibieron el selector de plantillas tenían una tasa de colaboración un 5% mayor. Se mide como el porcentaje de usuarios que editan o comentan el archivo compartido. Además, notamos que con el selector de plantillas, los usuarios descubrieron nuevas funciones: un 10% más de usuarios descubrieron ajustes preestablecidos de marcos y un 90% más de usuarios utilizaron archivos de Figma Community en su proceso creativo. Esto se aplicó tanto a los diseñadores como a sus colegas que no eran diseñadores: los archivos más populares incluían tanto plantillas de diseño especializadas (para organizar sprints de diseño remotos) como más generales, por ejemplo, plantillas de pizarra y creación de equipos.
Aunque el experimento se realizó con parte de nuestra base de usuarios, no pasó desapercibido. Hemos recibido comentarios positivos en las redes sociales y solicitudes para agregar plantillas de documentos para otros casos de uso al selector. Los equipos de trabajo no solo utilizaron este contenido, sino que también lo agradecieron. El objetivo principal de Figma Community es unir a los usuarios para que puedan compartir, aprender y comunicarse. Fue el ejemplo perfecto de cómo podemos encontrar formas de colaborar en un mundo donde el teletrabajo se ha vuelto tan importante, dependiendo del trabajo de los demás.
Sin embargo, el descubrimiento más importante fue que ya sabíamos que la colaboración se extendía mucho más allá de los límites del diseño. Y cuanta más gente se involucre en el flujo de colaboración en el diseño de productos y UX, más probabilidades habrá de que mejoren la calidad de su colaboración en otras situaciones también.
Mapa de cooperación
Al notar la respuesta positiva de la comunidad, decidimos cuantificar los cambios y los patrones de coincidencia entre empresas y regiones, especialmente teniendo en cuenta que más del 80% de los usuarios de Figma se encuentran fuera de los Estados Unidos. El mundo se está moviendo hacia el trabajo remoto y estamos viendo una mayor colaboración entre países y zonas horarias. La siguiente imagen muestra invitaciones e intercambios de archivos entre usuarios de diferentes países. Cada vínculo representa un intercambio, y cada país está coloreado de acuerdo con la cantidad de cooperación internacional: cuanto más oscuro es el país, más colaboración.
Más sobre lo que encontramos:
Entre regiones
En 2020, Europa fue la región con el crecimiento más activo en cooperación internacional: en febrero de 2021, el número de intercambios de archivos se duplicó en comparación con el mismo mes del año pasado. A nivel mundial, la cantidad de archivos que se trabajaron juntos en diferentes zonas horarias en febrero de 2021, en comparación con el mismo mes del año pasado, aumentó 3.5 veces (y para todos los archivos en general, el aumento fue 2.6 veces).
Entre diseñadores y sus compañeros
Dentro de los equipos, estamos viendo una tendencia de más no diseñadores que se unen a los espacios de trabajo de diseño de sus equipos y se convierten en parte del proceso de diseño. En equipos y organizaciones profesionales, la proporción de diseñadores y no diseñadores aumentó de febrero de 2020 a febrero de 2021, y hay un 25% más de no diseñadores por cada diseñador del equipo. Con la creciente necesidad de comunicación asincrónica, los diseñadores comparten sus archivos en modo de solo lectura con sus compañeros para obtener comentarios en tiempo real. Esta tendencia se refleja tanto en un aumento en la cantidad de archivos que los diseñadores comparten con sus colegas que no son diseñadores (+ 140%) como en un aumento en la proporción editor / espectador (+ 12%) durante el último año.
Dentro del proceso de diseño
También notamos que más equipos comenzaron a colaborar en Figma antes en el ciclo de vida del archivo. Durante 90 días, medimos la métrica “tiempo de colaboración”, medida como la cantidad de días transcurridos entre la fecha en que se creó el archivo y la primera vez que otro empleado (no la persona que creó el archivo) abrió el archivo. El tiempo promedio de cooperación cayó un 11% desde el período anterior a la pandemia de COVID hasta el segundo trimestre del año (cuando la mayoría de las empresas comenzaron a trabajar de forma remota) y se mantuvo estable hasta fines de 2020.
Transferencia de procesos fuera de línea a en línea
Al estudiar los datos obtenidos (además de nuestra experiencia de trabajo remoto en Figma), notamos que los diseñadores comparten cada vez más archivos con sus colegas de industrias relacionadas, y que esta colaboración ha fluido de manera más flexible en las estructuras de organizaciones y equipos. Nos hemos comunicado con Atlassian y Dropbox para revisar sus observaciones y comparar las estadísticas de colaboración anteriores a COVID y posteriores a COVID.
Colaboración entre personas de diferentes profesiones en Atlassian
A principios de marzo de 2020, Atlassian comenzó a usar Figma de forma activa justo después de cerrar sus oficinas debido a la pandemia. El diseñador Jake Miller nos dijo que ir a trabajar en un archivo en Figma le recordaba mucho la sensación de trabajar en una oficina con colegas. “Ver los cursores moverse te da una sensación de colaboración, no solo de entregar un trabajo”, dice Jake. "El proceso de diseño se socializa". Y este nivel de colaboración va más allá del equipo de diseño, es interdisciplinario. Mediante el uso de archivos Figma en Confluence , "todos se convierten en parte del proceso de diseño", dice Jake. "Nadie queda excluido del ciclo".
Lo más importante es que poder colaborar en el mismo archivo se parece menos a un trabajo remoto y más a un trabajo en equipo. “Ni siquiera nos dimos cuenta de lo que estábamos perdiendo en el proceso de diseño. Gracias a esto, el trabajo a distancia se ha convertido nuevamente en un trabajo en equipo ".
Gráfico de colaboración del equipo de Atlassian en Figma antes y después de COVID
Asincrónico primero en Dropbox
Como parte del cambio a un modelo de trabajo virtual, Dropbox ha llevado la experiencia de colaboración de las reuniones a un flujo de trabajo basado en archivos, optando por el modelo asincrónico predeterminado.
"Si bien los empleados tendían naturalmente a resolver los problemas laborales a través de videollamadas, esto provocó fatiga de Zoom, sobrecarga de comunicación, contacto constante y falta de tiempo para concentrarse en el trabajo estratégico y creativo", dijo Alistair Simpson, vicepresidente de diseño de Dropbox.
El gráfico de colaboración del equipo de Dropbox en Figma antes y después de COVID
En lugar de depender de las reuniones, el equipo de diseño de Dropbox ha trasladado la mayor parte de su trabajo a archivos colaborativos. Alistair dice que esta nueva forma de trabajar ahorra los recursos más importantes del equipo: tiempo y energía. “Cuando se trabaja de forma asincrónica, las pausas entre los mensajes y la comunicación verbal no solo son aceptables sino también preferibles. Crean un espacio para la mejora y agregan valor al tiempo que pasan juntos ”, dice Alistair.
El equipo también se esfuerza por lograr el intercambio más abierto posible, lo que conduce a la demostración del trabajo a una audiencia más amplia. “En lugar de tener una reunión grande, comenzamos a registrar los resultados del análisis de diseño y a compartirlos a través de notas que los empleados pueden revisar en el momento que lo deseen”, dice Alistair. “Prácticas como esta nos permiten nivelar el campo de juego y convertirnos en diseñadores más flexibles”.
Durante el año pasado, muchas empresas cambiaron fundamentalmente su forma de trabajar, o incluso cambiaron fundamentalmente su modelo de negocio. Si bien el teletrabajo fue definitivamente una mejora hasta cierto punto, esperamos que algunos de estos cambios (comunicación abierta, mayor participación de los empleados en los procesos e intercambio entre los diferentes equipos) se mantengan después.