¿Cómo se implementó la gestión de documentos electrónicos en el Grupo MVideo-Eldorado? Cuántas horas-hombre se gastaron y cuántas canas perdió el equipo interno de programadores, todos estos detalles "horribles" debajo del corte.
Cuando queremos mostrar el tamaño del negocio de M. Video-Eldorado Group, solemos mencionar el número de tiendas, las ciudades de presencia o las posiciones de los productos en la tienda. Pero pocas personas prestan atención al hecho de que además de estos hermosos números hay otro. Contamos con más de doscientos proveedores. Tenemos que realizar un intercambio continuo de documentos con cada uno de ellos. Acompañan cada entrega a todos los almacenes de Rusia. El flujo de estos documentos es enorme. Cualquier empresa se puede ahogar en ella, y tampoco es fácil para nosotros.
Cómo M. Video y Eldorado casi se ahogan en el océano de papel
Al principio, junto con los productos de nuestro ecosistema, los documentos en papel "se movieron". El departamento de contabilidad central trabajó con ellos y los contadores que trabajan en cada centro de distribución regional se ocuparon del procesamiento del papel.
Con el tiempo, las autoridades fiscales comenzaron a confiar en las copias escaneadas. Esto facilitó enormemente nuestro trabajo: ahora los documentos se pueden intercambiar electrónicamente, la velocidad de circulación de los documentos aumentó. Pero el problema quedó sin resolver. El stock de facturas, especificaciones, facturas y contratos todavía era enorme, y solo ingresar los datos en el sistema de contabilidad llevó mucho tiempo. Es posible no hablar de cómo la carga rutinaria afecta el estado del personal.
No se puede decir que las entonces empresas independientes no pensaran en pasar a la gestión electrónica de documentos. En "Eldorado" comenzaron a dominarlo, en "M. Video" EDO solo se cubría el servicio de logística. La situación claramente no era la mejor.
En cada uno de los almacenes, el personal contable estaba constantemente presente para realizar la facturación en el lugar, incluso el intercambio de copias escaneadas se asemejaba a un movimiento browniano. Y aparecían periódicamente errores en el sistema contable - "el factor humano", no se puede hacer nada ... Y el volumen de documentos aumentaba constantemente - en un 10% por año.
La situación con el archivo no fue nada fácil. Encomendamos el almacenamiento de documentos a empresas de outsourcing que no operan en todas las regiones de presencia de M.Video-Eldorado. Por lo tanto, los documentos a menudo debían transportarse como parte de las mercancías o enviarse por correo de una región a otra. Este proceso no solo no era barato, sino que también se perdían documentos periódicamente y los empleados tenían que lidiar con su recuperación.
Y cuando MVideo y Eldorado se fusionaron en un solo grupo de empresas, finalmente quedó claro: es imposible prescindir de la gestión de documentos electrónicos.
Qué tareas se iban a resolver
La primera tarea, resolver el problema del archivo de documentos en papel, resultó ser la más sencilla. Calculamos que si los abandonamos por completo, el período de almacenamiento del documento más reciente vencerá en cinco años. Por tanto, la necesidad de organizar un archivo de este tipo desaparecerá por sí sola. Y para los documentos digitales recién creados, no se requiere un almacenamiento físico extenso: un sistema de almacenamiento centralizado simple será suficiente. Pero las otras dos tareas fueron mucho más difíciles.
La primera de las dos tareas principales es minimizar el papeleo. Era necesario lograrlo para ahorrar dinero en su creación y redistribuir la carga de trabajo de los empleados.
Al mismo tiempo, había que resolver un problema más: la integración del sistema EDM con el sistema contable del Grupo de Empresas. Al recibir un documento electrónico, el ERP tenía que realizar automáticamente las comprobaciones necesarias y reflejarlo en la contabilidad. Todo lo que quedaba era encontrar un proveedor y elegir una solución.
Por qué elegimos TerraLink xDE
Se anunció una licitación para seleccionar una solución. Resultó ser muy representativo, las solicitudes fueron presentadas por todos los principales actores del mercado de servicios en el campo de la electroerosión. Los términos de referencia fueron elaborados por un grupo de trabajo de quince especialistas. Incluye clientes comerciales, especialistas en el campo de la infraestructura, seguridad de la información.
Los requisitos clave para el sistema fueron una experiencia exitosa en grandes minoristas, API abierta, facilidad de integración con sistemas de contabilidad y multioperador.
Por la suma de sus cualidades, se eligió TerraLink xDE, una plataforma corporativa única para organizar la gestión de documentos electrónicos externos e internos.
Se integra desde el primer momento con SAP ERP utilizado en MVideo-Eldorado Group, y le permite intercambiar documentos sin roaming con contrapartes conectadas a diferentes operadores EDI.
Hemos configurado “conectores” para los operadores de los “Cuatro Grandes” (Taxcom, Diadoc, Tensor y SPHERE Courier) para asegurar que casi el 90% de los documentos se procesen a través de EDF. Los contratistas de TerraLink incluso se encargaron de proporcionar a todos los empleados del grupo de empresas que trabajan con el sistema claves de firma digital electrónica.
Factor humano
Es bien sabido que el personal recibe de manera ambigua cualquier implementación de un sistema de información. Al principio, la transición a EDM se aceptó con hostilidad en nuestra explotación. Muchos contadores sintieron que automatizar las operaciones de rutina que habían realizado antes les quitaría el trabajo.
No es una coincidencia que nos esforzamos por integrar el sistema EDM con SAP ERP. Además de automatizar la verificación de datos y la publicación de documentos, era importante para nosotros hacer posible trabajar con documentos electrónicos y transacciones contables en una única interfaz. Y esta funcionalidad se ha convertido en uno de los mayores argumentos a favor de TerraLink xDE.
Tuve que intentar hablar con cada empleado: contar por qué y por qué se está implementando EDF, qué objetivos reales está enfrentando el proyecto, cómo redistribuiremos la carga de trabajo en el personal, cuáles serán las nuevas responsabilidades. Incluso preparamos un curso de video especial que explicaba el papel de la electroerosión y enseñaba cómo trabajar en el sistema.
En esta etapa, era importante para todos los empleados explicar que la automatización de procesos no los reemplazará, sino que simplificará sus tareas habituales y, a menudo, rutinarias. Por ejemplo, realizar una serie de operaciones automáticas en términos de compras comerciales reducirá el tiempo de trabajo con un documento de unos minutos (y a veces decenas) a 5-7 segundos:
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Luego, ocurrió un bloqueo en la primavera de 2020. Nos brindó una ayuda inesperada. Nosotros, como todas las empresas en Rusia, nos hemos pasado al teletrabajo. Antes de eso, nuestro departamento de contabilidad trabajaba en este modo solo parcialmente, y luego, de repente, todo el personal descubrió que era posible trabajar completamente con documentos desde casa, continuar recibiendo un salario completo y sentirse seguro en el futuro.
Casi un año, el departamento de contabilidad ha estado trabajando de forma remota. Durante este tiempo, ni una sola persona fue despedida debido a la introducción de EDM, y ninguno de los contadores vio reducidos sus salarios o responsabilidades. Pero en lugar de operaciones de rutina, ahora resuelven problemas de nivel superior.
Las cosas fueron mucho más fáciles con las contrapartes. En 2019-20, tres cuartas partes de nuestros proveedores pasaron a intercambiar documentos con nosotros en EDF. El hecho es que los más grandes ya han utilizado la gestión electrónica de documentos, y les resultó incluso más conveniente cambiar a ella cuando trabajaban con nosotros.
Los colegas incluso invitaron a miembros de nuestro grupo de trabajo del proyecto a su lugar para compartir sus propias experiencias. Otros proveedores también apoyaron la idea. Muchas de estas empresas ya han pensado en cambiarse a EDI por sí mismas, y nuestro proyecto se convirtió en una excusa para iniciar este proceso.
De grande a pequeño
Las primeras estructuras territoriales con las que iniciamos la implementación de la electroerosión fueron los almacenes centrales de distribución ubicados en las cercanías de Moscú.
Junto con los socios de TerraLink, visitamos cada uno de ellos, realizamos capacitación del personal y realizamos sesiones de prueba sobre el uso del sistema. En estos sitios, logramos identificar los momentos más difíciles de implementación y solucionar inconsistencias e inconsistencias.
Cuando nos mudamos a los almacenes regionales, gracias a la experiencia adquirida en los centros de distribución, el trabajo de implementación se volvió mucho más fácil y rápido. Si pasaron nueve meses desde el momento de elegir la solución hasta el lanzamiento de EDM en el centro, entonces solo tomó cinco para conectarse al sistema regional. Hicimos todo este trabajo con la ayuda de dos equipos de proyecto: el nuestro y la empresa TerraLink. Cada uno de ellos incluyó de 10 a 15 desarrolladores y analistas.
Ahora el sistema proporciona trabajo con documentos tanto formalizados (UPD, UKD) como no formalizados (Acuerdos, facturas de pago, declaraciones de discrepancia TORG-2, declaraciones de conciliación, etc.).
Cómo arreglamos nuestro propio error
Al comenzar a trabajar en el proyecto, tanto nuestros especialistas como los representantes del cliente intentaron tener en cuenta las preferencias de todos los departamentos interesados. Por eso, nos comunicamos con sus líderes en paralelo. Pero esto se convirtió en el motivo de un grave error, que tomó tiempo y esfuerzo superar.
El hecho es que comenzamos a formar el proceso empresarial objetivo por separado para cada departamento. Como resultado, confundimos el trabajo en el proyecto y la solución, que se suponía que era la misma para todo el Grupo de Empresas, comenzó a desintegrarse en partes separadas, cada una de las cuales estaba enfocada en las tareas de un solo departamento.
Había que detener tal desfile de soberanías. Se invitó a los clientes comerciales de cada uno de los departamentos al grupo de trabajo, y juntos encontramos una solución de compromiso que se adaptaba a todos.
Cómo arreglamos nuestro propio error
En la actualidad, el 80% de las compras comerciales de M. Video-Eldorado Group se han trasladado a la gestión de documentos electrónicos. Cada mes, se ingresan 40 mil documentos contables primarios en EDM, y esta cifra es impresionante tanto para nuestros socios comerciales como para los empleados de aquellos departamentos que aún no están conectados al sistema EDI.
Vieron los beneficios de cambiarse a EDI y ya no necesitan estar convencidos de la necesidad de ese paso. Al contrario, ya están proponiendo ideas relacionadas con la introducción del trabajo de oficina electrónica, y claramente utilizaremos algunas de ellas cuando convierta el flujo de documentos no comerciales en formato electrónico.
Nos ayudó mucho la decisión de llevar a cabo, simultáneamente con el despliegue de EDM, la automatización de la publicación de documentos. Hoy, en la parte comercial, el 85% de los documentos primarios se registran sin participación humana, lo que ahorra tiempo, dinero, ayuda a evitar errores y aumenta la velocidad en la toma de decisiones.
En nuestro futuro cercano, planeamos asegurar la digitalización de las compras no comerciales. Paralelamente a la introducción de EDM, planeamos optimizar la base de listados de acciones e información de referencia, lanzar un centro de certificación corporativa e integrarnos con Source to Pay.
En el mercado aparecen cada vez más experimentos sobre el etiquetado de varios grupos de productos. Estamos monitoreando esto y planeamos trabajar activamente con la trazabilidad.
En este punto realmente necesitamos programadores talentosos . Si eres así, ven , será interesante.