Magnitogorsk Iron and Steel Works es uno de los productores de acero más grandes del mundo y ocupa una posición de liderazgo entre las empresas de metalurgia ferrosa de Rusia.
La empresa cuenta con una unidad especial cuyo objetivo es introducir innovaciones y mejorar la eficiencia de los procesos comerciales utilizando la tecnología de automatización de procesos robóticos RPA. Hoy en MMK se robotizan diversos procesos de contabilidad, compras, logística y trabajo con el personal.
Uno de los casos más difíciles implementados por la empresa es la robotización del pago por suministros de chatarra. Este complejo proceso de varios pasos, que involucra a varias divisiones dentro del Grupo MMK, ahora se realiza con éxito mediante veinticinco robots de software.
El mercado de la chatarra está representado por un gran número de proveedores y fabricantes que trabajan de forma prepaga debido a las características específicas del negocio y la baja liquidez. La proporción de participantes del mercado sin escrúpulos y empresas con baja fiabilidad financiera, lamentablemente, sigue siendo muy alta, lo que aumenta significativamente los riesgos financieros cuando se trabaja con proveedores de chatarra en condiciones de pago anticipado.
El principal objetivo de la robotización del trabajo con proveedores de chatarra fue ampliar la lista de proveedores y el volumen de materias primas compradas con riesgos financieros mínimos para MMK.
Objetivos principales
Para lograr este objetivo, era importante organizar el control en todas las etapas de la entrega:
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La realización de dicho control manualmente requeriría un aumento en el número de trabajadores involucrados en el proceso y no eliminaría el riesgo de errores manuales. En este sentido, se decidió digitalizar estos procesos. Como resultado, elegimos la robotización, ya que no cambia los procesos comerciales existentes y no requiere costos significativos para cambiar la infraestructura de TI.
Con la ayuda del desarrollo del robot, fue posible cerrar todos los procesos comerciales para trabajar con contratistas para el suministro de chatarra: pago, contabilidad de suministros, contabilidad, mantenimiento de bases de datos. La duración total de la implementación de este proyecto de RPA fue de casi seis meses. El caso fue implementado por las fuerzas del Centro de Competencia e Innovación de RPA de LLC MMK-Informservice.
Detalles de implementacion
Al implementar una solución de RPA, enfrentamos muchas barreras diferentes, una de las más críticas fueron los problemas de seguridad de la información. El robot realizaba la mayor parte de su trabajo en nuestros sistemas de contabilidad internos, ERP basados en Oracle, BI, clientes bancarios, etc. Era necesario reflexionar sobre los detalles de la integración de robots en el sistema ERP corporativo y los métodos de administración de sus derechos. La complejidad estaba en los diferentes roles y entidades en ERP, ya que cada uno tenía que escribir scripts para interactuar con el robot.
Cuando comenzamos a agregar un robot en forma de registro tecnológico al sistema, nos enfrentamos al hecho de que solo una persona real que esté registrada en nuestro sistema de gestión de personal puede trabajar a través de la interfaz. Cuando el formulario comenzó a procesar clics de botones o ingreso de datos, el sistema de recursos humanos dio una señal de que no había ningún empleado adjunto al proceso y no permitía ninguna acción adicional.
Atamos cada robot a un trabajador responsable de la operación.
En las operaciones realizadas por el robot en el banco del cliente, por acuerdo con el banco, se prohibió al robot realizar acciones que requirieran aprobación para pagar las transacciones. Solo puede crear una plantilla de pago, pero no puede ponerse de acuerdo sobre ninguna acción.
Elegimos un sistema ERP como base para robotizar el proceso, porque el alto nivel de automatización en el mismo nos permitió integrar con éxito la solución RPA e integrarla orgánicamente en los procesos de interacción con una gran cantidad de proveedores. Nuestros especialistas lograron establecer rápidamente una conexión con todas las contrapartes, incluidos los bancos. Por cierto, desde el lado del banco, algunos de los compañeros ni siquiera entendían que habíamos conectado el robot y se preguntaban cómo logramos realizar volúmenes tan grandes de trabajo sin errores.
El robot hace en un solo proceso:
- recibir una factura de proveedores
- comprobar el envío de vagones
El robot ingresa al sistema de transporte de Russian Railways, confirma que el automóvil está "sobre ruedas" y sigue todo el proceso comercial hasta la emisión de un anticipo a la contraparte.
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El robot pasa por todo el proceso empresarial de pagar un anticipo a los proveedores de chatarra. De hecho, es una solución multifuncional que registra completamente los suministros y paga la chatarra. Este no es solo un script que distribuye declaraciones, puede pasar por todos nuestros procesos comerciales, reemplazando a una gran cantidad de personas en diferentes departamentos.
El proceso completo para la compra de chatarra incluye más de 20 grandes subprocesos, cada uno de los cuales se inicia en su propio momento y es un proceso comercial completo. Dividimos la interfaz en dos entornos aislados: para la administración de RPA y por separado para los usuarios comerciales.
Recopilamos toda la información del sistema RPA en un portal web interactivo dedicado basado en Oracle Apex, donde los datos se presentan en una forma conveniente. Desde aquí, todos los robots se controlan de forma centralizada. Los empleados que tienen acceso pueden enviarles comandos y descargar los informes correspondientes.
resultados
La implementación de RPA ayudó a automatizar y aumentar la velocidad de procesamiento de 32 mil transacciones comerciales y 20 mil archivos, tomando en cuenta la implementación del control sobre la entrega, lo que redujo los costos laborales del proceso de aprovisionamiento de chatarra (ahora solo emplea a 4 personas).
La solución aumentó la transparencia de las operaciones, proporcionando la capacidad de monitorear el estado de la carga en tiempo real. La información sobre transacciones con proveedores de chatarra se ha vuelto sistémica y centralizada, se recopila y muestra en un solo lugar.
Como resultado, el robot ayudó a ampliar las posibilidades de compra de materias primas. Antes de la implementación del robot, el proceso contaba con muchos participantes, su escalado llevaría a la necesidad de contratar nuevos trabajadores. Con RPA, ahora podemos manejar órdenes de magnitud más pagos por adelantado sin expansión de personal, mientras administramos el riesgo de no retorno.
Perspectivas
Escalamos el robot a proveedores: residentes de la Federación de Rusia. La plataforma RPA hizo posible hacer esto con la suficiente rapidez, a pesar de la diferencia en los procesos comerciales. El volumen de documentos con los que trabajan los residentes es mayor y la carga en el robot se ha multiplicado por 5, pero al mismo tiempo no gastamos recursos significativos en escalar.
En los planes a largo plazo, la visualización de analíticas en base a los datos recogidos por el robot, queremos entender qué chatarra de calidad proviene de cada proveedor. Identifique a los contratistas que suministran chatarra de mala calidad y agréguelos a las listas negras de proveedores.
También está previsto introducir varios robots en MMK para factoraje, para analizar y emitir pagos para tarjetas corporativas y VIP, para robotizar procesos de rutina para trabajar con un sistema ERP y muchos otros robots.