Una retrospectiva es una reunión del equipo posterior al proyecto para hacer un balance, compartir lecciones aprendidas y planificar mejoras futuras.
Por qué se necesitan retrospectivas
Fuimos a la respuesta a esta pregunta durante algún tiempo y formulamos los siguientes puntos por nosotros mismos:
- “Cerrar” un proyecto emocionalmente y pasar a uno nuevo. Este es un momento psicológico importante, ya que los empleados están trabajando en otros proyectos en paralelo. Por tanto, conviene no retrasar la retrospectiva, tras la cual será más fácil seguir adelante.
- Vea el proceso desde el exterior y comprenda lo que debe cambiarse. Si, después de varias reflexiones, se nota una brecha en el desarrollo, entonces tomamos una decisión sobre los cambios en los procesos o pensamos en cómo hacer ajustes en ellos.
- Asegúrate una vez más de que el equipo esté haciendo todo bien. Es importante no solo buscar puntos de mejora, sino también discutir con el equipo que los procesos de desarrollo van bien y seguimos haciendo lo mismo en nuevos proyectos.
Realización de retrospectivas con un moderador
Inicialmente, nos reunimos con el equipo del proyecto y el jefe del departamento de desarrollo y discutimos libremente el proyecto, sacamos conclusiones y registramos información importante para el desarrollo. Pero con el tiempo, hemos actualizado el formato de las retrospectivas y las hemos mantenido juntas como moderadores durante más de un año. Asimismo, desde marzo de 2020, debido al cambio en el formato de trabajo, comenzamos a realizar retrospectivas online en Skype, GoogleMeets o Zoom.
Los moderadores son empleados de nuestra empresa LEVEL con antecedentes de psicólogo, formador o profesor. Además, cualquier empleado que tenga el deseo e interés de desarrollarse en este rol puede convertirse en moderador.
¿Qué hace el moderador en la reunión?
- Ayuda al equipo a estructurar la discusión
- Realiza un seguimiento de todos los participantes del proyecto para expresar su opinión
, , .
De momento, hemos formado un equipo de moderadores, que está mejorando los formatos y buscando nuevas herramientas para la realización de retrospectivas.
Entonces, en abril, los moderadores y yo encontramos varias soluciones para la colaboración en línea. Para hacer esto, estudiamos pizarras interactivas y virtuales y nos detuvimos en Miro, preparamos una plantilla de pizarra en ella para una retrospectiva.
Ahora hemos llegado a la conclusión de que no hay suficiente formulario para llenar basado en los resultados de las retrospectivas y decidimos crearlo.
Al final de casi todos los proyectos, realizamos una retrospectiva. Si el proyecto es largo y voluminoso, recomendamos a los gerentes que celebren reuniones adicionales al final de sus etapas individuales y resuman los mini resultados.
Además, con el tiempo, llegamos a la conclusión de que dejamos la realización de una retrospectiva en proyectos típicos al criterio del gerente. Como regla general, en estos casos, no surgen nuevas preguntas en el desarrollo, todo pasa por los procesos estándar.
Implementación de cambios basados en resultados retrospectivos
La realización sistemática de retrospectivas nos permitió acumular datos sobre el desarrollo de proyectos. Para que no se pierda información valiosa después de las retrospectivas, el director del proyecto completa un formulario después de la reunión, donde ingresa todos los hallazgos del equipo. Además, los jefes de departamento y el director de proyectos internos trabajan con estos datos.
, , . , .
También incluimos en el proceso de desarrollo una verificación obligatoria del metodólogo y diseñador en la etapa de montaje, ya que identificamos que esto no era suficiente.
Las conclusiones y el análisis retrospectivo ayudan no solo a encontrar brechas de desarrollo, sino también a confirmar que todo va bien. Por ejemplo, durante una discusión de uno de los proyectos, llegamos a la conclusión de que conectar a un desarrollador en la etapa de redacción del guión de un curso electrónico es una experiencia exitosa que nos permite reducir los riesgos técnicos de la implementación del proyecto.
El proceso de retrospectivas en LEVEL está afinado, la información y las conclusiones brindan un campo para percepciones y cambios, lo que significa que es más probable que evitemos brechas en el desarrollo, saquemos conclusiones y mañana definitivamente seremos mejores que ayer.
conclusiones
- Si aún no ha intentado celebrar reuniones después de los proyectos, le recomendamos que las celebre. Reúnase con el equipo, discuta el proyecto, la experiencia adquirida, agradezca los éxitos, pero también discuta los fracasos, los problemas para planificar cambios.
- Es genial si la reunión está moderada por un moderador, una persona que no fue incluida en el proyecto y que tiene las competencias de un entrenador o facilitador. El moderador estructura la conversación, captura hallazgos importantes y asigna personas responsables para que no se pierdan ideas y soluciones.
- Si está haciendo retrospectivas todo el tiempo, considere trabajar sistemáticamente con los hallazgos acumulados. La deducción regular puede conducir a ideas inspiradoras.