Las restricciones de cuarentena prolongadas en todo el mundo han llevado a una demanda sin precedentes de plataformas de eventos virtuales, especialmente las inmersivas que ofrecen una inmersión completa en el mundo de las computadoras. En el artículo hablaremos de por qué en menos de un año estos mundos virtuales del futuro se volvieron imprescindibles, qué buscar a la hora de planificar un evento virtual y al elegir una plataforma 3D. Comparemos el software avanzado basado en la tabla analítica ROI4CIO .
Durante los últimos seis meses, la colaboración con otros se ha reducido cada vez más a la interacción en línea. El tráfico mundial de seminarios web se disparó y los sistemas de videoconferencia colapsaron en la primavera de 2020, tratando de hacer frente a la afluencia de visitantes en línea. Aunque las reuniones virtuales son un sustituto eficaz de las reuniones y conferencias cara a cara, después de seis meses de usarlas, el anhelo de interacción "real" y la fatiga total de Zoom comienza a hacerse sentir. Por lo tanto, la creciente demanda de plataformas que brinden espacios virtuales más envolventes y atractivos no es sorprendente. Las herramientas que se utilizan en este caso se dividen convencionalmente en dos categorías: 2.5D y 3D.
Plataformas 2.5Dproporcionar interfaces que simulen el entorno físico (lugar) y los avatares (encarnación informática del participante). Pero, aunque están un paso por delante de Zoom, todavía no llega a los eslóganes publicitarios sobre la inmersión total en el mundo virtual. Suena más como un envoltorio de contenido 2D divertido y optimizado. Estas plataformas de plataformas incluyen vFairs, MeetYoo, Engagez. Al mismo tiempo, dicho sea de paso, estas plataformas suelen ser más caras que las plataformas 3D completas que recién comienzan a desarrollarse y a ocupar un lugar en un nicho. Por ejemplo, vFairs comienza en $ 8,000 por evento y más. Es cierto que la suma también depende de la capacidad de negociar con el proveedor y del número de años durante los cuales se firma un contrato de cooperación.
En plataformas 3Dlos avatares se mueven libremente en el espacio virtual. La mayoría de estas plataformas no necesitan un visor de realidad virtual; una PC o un teléfono inteligente es suficiente. Las plataformas de eventos 3D incluyen Hypefair, VirBELA, Teeoh, 6Connex. Las suscripciones a los servicios de los proveedores de plataformas 3D a menudo implican un pago mensual en lugar de un contrato anual con una tarifa aproximada de 50 asientos por $ 500 y aumenta según el número de visitantes.
Según los informes de 2020, las plataformas de eventos 3D han mostrado un aumento explosivo en la demanda desde la llegada de COVID-19. Según Alex Howland, presidente y cofundador de VirBELA, la plataforma experimentó un crecimiento del 653% en febrero y un aumento de 12 veces en los usuarios activos mensuales. Los ejecutivos de MootUp, LearnBrite y Breakroom también confirman que ha habido al menos un aumento del 100% en la demanda desde marzo.
Pero, ¿por qué exactamente plataformas 3D?Incluso hay una respuesta científica completamente predecible a esta pregunta: es una cuestión de impresiones. Así, los estudios relacionados con el estudio de lenguas extranjeras en un entorno de realidad virtual han demostrado que los usuarios tienen mejores resultados de aprendizaje en comparación con los cursos en línea. Esto se debe a que "encarnarse" en un avatar y participar en el mundo 3D involucra áreas del cerebro que generalmente están reservadas para encuentros físicos. Con la identificación de avatar, los usuarios pueden expresarse mejor al personalizar y animar un clon digital.
Una de las ubicaciones virtuales del Tomorrowland Music Festival - All Around The World, 2020.
Entonces, si está tratando de recrear los beneficios de la comunicación cara a cara en un evento virtual, las plataformas 3D son una excelente opción. Estos espacios están decorados tanto con vistas de plantilla como con ubicaciones personalizadas. ¿Es realmente necesario reunirse en la oficina si puede reunirse virtualmente y sentarse junto a un arroyo o un fuego, en una playa, en un bosque o incluso en la superficie de Marte?
Cómo transferir un evento del mundo físico al virtual y qué herramientas utilizar
Una nueva forma de interacción requiere repensar la estrategia de comunicación. Para realizar un evento virtual, que luego será recordado por todos, primero debe volver a desarrollar una estrategia de comunicación e interacción con los usuarios.
En una reunión física, por ejemplo, la distribución por correo electrónico es una pequeña parte de la comunicación que se llevará a cabo en un evento, mientras que para una reunión virtual es necesario crecer y mantener interacciones con los visitantes antes del evento, y terminar sin problemas, recopilando la mayor cantidad de comentarios posible. Esto también incluye la falta de posibilidad de la apariencia orgánica de la confianza y los lazos interpersonales; atendiendo a esto durante una reunión en línea, no será superfluo crear un espacio separado para la comunicación. La solución podría ser sub-sesiones dirigidas a grupos pequeños, proporcionando oportunidades para la interacción y socialización. También es necesario adaptar el material de los discursos o presentaciones: es mucho más difícil mantener la atención de los participantes cuando están sentados frente a una computadora en casa que en una sala de conferencias.
Para hacer frente a una posible alienación de los usuarios, es mejor hacer presentaciones con breves pausas y no poner bloques de programa por más de dos horas por acercamiento. Si su evento incluirá una videoconferencia donde la pantalla verde se reemplaza con una imagen de fondo, le recomendamos que tenga cuidado con la elección de los colores de la ropa y, si es posible, evite el verde.
¿Qué esperar de la propia plataforma? Es bueno si está integrado con sistemas de gestión de eventos. Ayuda a estructurar y organizar reuniones, congresos y ferias. Las soluciones completas incluyen:
- procedimiento de registro;
- encuestas (preguntas de opción múltiple);
- sección "Preguntas y respuestas", que le permite hacer preguntas a los ponentes en tiempo real;
- un tablero / muro compartido donde los participantes comparten contenido relacionado con el evento (fotos, videos, comentarios);
- herramientas de comunicación con los visitantes antes y después del evento (así como en tiempo real durante el propio evento).
Para mantener la atención de la audiencia, se están introduciendo sitios web y aplicaciones a través de servicios de gamificación. Por ejemplo, puede incrustar pruebas de eventos en la plataforma. Y para los participantes más activos en las sesiones, cree un sistema de bonificación y servicios adicionales.
Cinco consejos para planificar un evento virtual
Considere el valor que brinda
La transición entre eventos físicos y virtuales no es fácil, ya que sus roles para los asistentes son diferentes, al igual que las necesidades de estos dos tipos de reuniones. Los eventos físicos se tratan como eventos especiales. Se marcan en calendarios, se les ajusta la rutina diaria, van a algún lugar a visitarlos. Y el principal valor aquí es la comunicación personal.
A su vez, los eventos digitales no se perciben como algo único, pero suponen un ahorro de costes, tanto para el organizador como para los participantes. También están disponibles para un número mucho mayor de participantes: el único requisito de presencia es un dispositivo con acceso a Internet.
Entonces, en lugar de tratar de "copiar" lo que hizo en la realidad física, concéntrese en crear una experiencia especial que refleje los valores de su marca. Piense en cuáles son los ingredientes más importantes que no debe perderse y cómo mostrarlos en el espacio multimedia. Intenta reinventar lo que hace especial a una exposición o conferencia en un espacio virtual.
Enfócate en ayudar
Un poderoso elemento publicitario está integrado en los eventos fuera de línea. Y la propia audiencia está más interesada en los eventos que en el entorno online. Pero en Internet, la gente está más acostumbrada a buscar ayuda y contenido gratuito, por lo que un nivel excesivo de promoción puede desgastarlos y obligarlos a abandonar su sitio. Por tanto, en las conferencias digitales, es más importante pensar en cómo su empresa puede ayudar a la audiencia que centrarse en las ventas rápidas o la promoción.
Cuida la accesibilidad
La fuerza de los eventos en línea es la capacidad de conectarse desde cualquier parte del mundo en cualquier momento. Incluso si no ha pensado en llegar a una audiencia de habla inglesa en Europa o Estados Unidos hasta hoy, es más fácil que nunca. Sin embargo, para que esto funcione, piense en una hora que sea conveniente para todos y que tenga un equilibrio entre su zona horaria y las zonas de su público objetivo.
También tenga en cuenta que no todos los usuarios podrán conectarse en vivo, pero estarán interesados en acceder al contenido más tarde: recuerde descargar videos en tiempo real y otro contenido después del evento.
Organizar eventos previos y posteriores
Un evento es una experiencia. Para que la acción virtual se sienta "en vivo", planifique un chat especial tanto para los usuarios registrados como para el público en general antes y después del evento.
Antes del evento, concéntrese en crear entusiasmo, alentar a los usuarios a registrarse y superar las posibles barreras tecnológicas explicando paso a paso qué hacer y cómo hacerlo.
Cuando termine, ofrezca contenido adicional y solicite comentarios a los visitantes para mejorar futuros proyectos digitales. En algunos casos, esta será una oportunidad para presentar una oferta especial o un descuento para los miembros que se conviertan.
Medir los resultados
Una gran ventaja de un evento virtual es la visualización en tiempo real de las métricas de participación. Número de asistentes, tiempo dedicado, niveles de participación: con una buena plataforma y análisis incluidos, tendrá acceso a una gran cantidad de datos, lo que permitirá a los especialistas en marketing conocer el impacto de un evento en la audiencia y la capacidad de hacer ajustes para incluso optimizarlo sobre la marcha.
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Habiéndonos familiarizado con el componente teórico, pasemos a considerar soluciones específicas. Las siguientes plataformas se presentan con una breve descripción general y una comparación de dichos parámetros basados en la tabla analítica ROI4CIO: lobby virtual, cabinas y salas de sesiones, transmisión en vivo y transmisión en vivo de un evento, texto, chats de audio / video con representantes de la cabina, integración de Webex / Zoom, plantillas listas para usar, planificador de eventos, integración de redes sociales, intercambio de archivos, contenido descargable, análisis datos, integración CRM.
Soluciones de software
Hyperfair
Hyperfair es una plataforma de realidad virtual SaaS que permite la interacción social corporativa al sumergirse en la realidad informática en 3D. La plataforma permite a las empresas crear eventos virtuales (exposiciones, conferencias, capacitaciones, demostraciones) a través de espacios de realidad virtual autoadaptables. Conéctese con clientes, socios, proveedores y ofrezca marketing y ventas efectivos a través de la realidad virtual.
Para una reunión, puede elegir entre una variedad de ubicaciones de plantillas con la posibilidad de marca; los visitantes se comunican entre sí a través de avatares personalizables. La plataforma consta de “VR Site” (sitio de realidad virtual corporativa, sala de exposiciones y oficina), “VR Branch” (realidad virtual social corporativa) y “VR Hub” (espacios de exhibición virtual). Todo esto está disponible sin descargar archivos de instalación adicionales; hay una versión web y móvil.
Ejemplo de diseño
Vestíbulo virtual: sí
Stands virtuales: sí
Salas de sesiones: sí
Transmisión en vivo: sí
Transmisión en vivo del evento: N / A
Texto, charlas de audio / video con representantes del stand: sí
Webex, Zoom: Webex, Integración de Zoom
Plantillas
listas para usar: Sí Programador de eventos: N / A
Integración de redes sociales: Sí
Uso compartido de archivos: Sí
Contenido descargable: Sí
Análisis de datos: Sí
Integración de CRM: Sí
vFairs
vFairs es un software de seminarios web con todas las funciones dirigido a empresas pequeñas y medianas. Es una plataforma de gestión de eventos que se especializa en albergar ferias de trabajo virtuales, ferias en línea y presentaciones de marca. La solución es compatible con la versión móvil, seminarios web, chats de audio, chats de video y servicios de marketing (por ejemplo, promoción en redes sociales).
Hay herramientas de comentarios de los usuarios: encuestas, chats grupales, foros de chat. Está disponible la creación de páginas de destino y formularios de registro únicos. Existe un lobby 3D con un cronograma de eventos para los visitantes del evento, el panel “Tablero de información” siempre está encendido en la interfaz, lo que ayuda a orientar.
Ejemplo de diseño
Vestíbulo virtual: sí
Cabinas virtuales: sí
Salas de sesiones: sí
Transmisión en vivo: N / A
Transmisión en vivo del evento: N / A
Texto, chats de audio / video con representantes de stand: sí
Integración de Webex, Zoom: Webex,
Plantillas Zoom Ready: sí
Planificador de eventos: sí
Integración con redes sociales: sí
Intercambio de archivos: sí
Contenido descargable: sí
Análisis de datos: sí
Integración CRM: N / A
Engagez
Una plataforma unificada para albergar eventos en tiempo real, presentaciones individuales, conferencias de varios días, exposiciones, webinars. Engagez se ofrece como un servicio de autoservicio, pero algunos usuarios contratan al equipo de soporte de la empresa para que los ayude con la estrategia de eventos web: desarrollo de contenido y coordinación de eventos.
En la plataforma, se configuran ubicaciones prefabricadas con imágenes "tradicionales" del tipo 2.5D y se abren las posibilidades para el diseño individual de la vista. Cuando haya terminado de personalizar la vista para la versión de escritorio, Engagez optimizará el evento para dispositivos móviles y tabletas. Hay herramientas de traducción integradas que configuran la transmisión de videos previamente grabados.
Ejemplo de diseño
Vestíbulo virtual: sí
Stands virtuales:sí
Salas de sesión: sí
Transmisión en vivo: sí
Transmisión en vivo del evento: sí
Chats de texto, audio / video con representantes de stand: sí
Integración de Webex, Zoom: Webex,
Plantillas Zoom Ready: sí
Planificador de eventos: N / A
Integración de redes sociales: sí
Uso compartido de archivos: sí
Contenido descargable: sí
Análisis de datos: sí
Integración CRM: sí
VirBELA
VirBELA es una plataforma de tecnología inmersiva para reuniones de negocios, entretenimiento y educación. Su moderno entorno basado en la nube proporciona una experiencia virtual para colegas, visitantes, estudiantes, fomentando la comunicación y la colaboración.
VirBELA ofrece un mundo virtual altamente personalizable para eventos en línea que revolucionará la forma en que organiza y asiste. La plataforma ayuda a las organizaciones a dar vida a sus experiencias personales en línea, desde salas de exposición que reciben a miles de visitantes, audiencias para actuaciones y presentaciones, hasta la escena musical. Los asistentes al evento pueden crear y personalizar su propio avatar en 3D, explorar diferentes lugares e interactuar con otros asistentes como en el mundo real. Las simulaciones, entrenamiento, grupos de descanso y juegos están disponibles aquí para maximizar la participación de los participantes de la reunión.
Ejemplo de diseño
Vestíbulo virtual: sí
Stands virtuales: sí
Salas de sesiones: sí
Transmisión en vivo: sí
Transmisión en vivo del evento: N / A
Texto, charlas de audio / video con representantes de stand: N / A
Integración de Webex, Zoom: N / A
Plantillas listas: sí
Planificador de eventos: N / A
Integración de redes sociales: N / A
Uso compartido de archivos: N / A
Contenido descargable: N / A
Análisis de datos: N / A
Integración CRM: N / A
Hexafair
Hexafair es una solución completa para cualquier tipo de evento virtual, agencias de destino, organizadores de ferias y consultores de eventos. Proporciona cabinas de expositores en 3D, gestión de oradores y patrocinadores, transmisión en vivo, pregrabación de transmisión de video y audio.
Puede albergar ferias comerciales virtuales donde los expositores y visitantes de la industria se reúnen para intercambiar información; sistema de comercio electrónico incorporado.
Gracias a la solución basada en la nube, se pueden crear eventos para miles de asistentes simultáneos, y los asistentes ilimitados están disponibles a pedido. Se incorporan una gran cantidad de integraciones con plataformas de correo, unidades en la nube y administradores de clientes potenciales.
Ejemplo de diseño
Vestíbulo virtual: sí
Cabinas virtuales: sí
Salas de sesión: sí
Transmisión en vivo: sí
Transmisión en vivo del evento: sí
Chats de texto, audio / video con representantes del stand: sí
Integración de Webex, Zoom: N / A
Plantillas listas: N / A
Planificador de eventos: sí
Integración social redes: sí
Uso compartido de archivos: N / A
Contenido descargable: sí
Análisis de datos: sí
Integración CRM: sí
Plataforma 6Connex
6Connex es un proveedor internacional de software y servicios para eventos corporativos en línea. La cartera de productos basados en la nube consta de entornos virtuales, herramientas de formación y seminarios web. Las soluciones son ideales para marketing, ventas, reclutamiento y capacitación y comunicaciones de recursos humanos.
En 6Connex, los expositores pueden anunciar productos y servicios integrando chat y mensajería en vivo, transmisión de video y contenido descargable en una sola plataforma. Los análisis y los informes se proporcionan instantáneamente, por lo que, por ejemplo, puede averiguar qué partes de contenido generan más clientes potenciales, ver el número de transacciones completadas.
Ejemplo de diseño
Vestíbulo virtual: sí
Stands virtuales: sí
Salas de sesiones: sí
Transmisión en vivo: sí
Transmisión en vivo del evento: N / A
Texto, chats de audio / video con representantes de stand: sí
Integración de Webex, Zoom: N / A
Plantillas listas: N / A
Planificador de eventos: no
Integración de redes sociales: sí
Intercambio de archivos: N / A
Contenido descargable: sí
Análisis de datos: sí
Integración CRM: sí
Ubivent
Ubivent es un producto del principal proveedor europeo de plataformas de eventos virtuales, meetyoo. La solución lleva los eventos tradicionales a un entorno digital con múltiples transmisiones en vivo simultáneas, stands de expositores virtuales e interacciones en línea entre asistentes, presentadores y expositores. Los gerentes de la empresa ayudan a planificar y organizar eventos. Si es necesario, estos servicios se complementan con los servicios de un moderador y traducción simultánea.
Aunque la plataforma es colorida, sus fundadores todavía están orientados al B2B, y en su opinión, en este sector, el deseo de cambiar las emociones en las caras de los avatares y la capacidad de caminar en el mundo virtual es menos pronunciado. Por tanto, la solución se centra más en la capacidad de acceder rápidamente a la información y a otros participantes.
Ejemplo de diseño
Vestíbulo virtual: sí
Cabinas virtuales: sí
Salas de sesiones: sí
Transmisión en vivo: sí
Transmisión en vivo del evento: sí
Texto, chats de audio / video con representantes de stand: sí
Integración de Webex, Zoom: N / A
Plantillas listas: N / A
Planificador de eventos: sí
Integración con redes sociales: N / A
Uso compartido de archivos: N / A
Contenido descargable: N / A
Análisis de datos: sí
Integración CRM: N / A
Eventos virtuales de Walcon
Los eventos virtuales son entornos virtuales que reproducen espacios físicos de exhibición donde visitantes y expositores pueden interactuar los días del evento. Las conferencias se llevan a cabo a través de la comunicación directa con la cámara web del orador, la pantalla compartida, la presentación o el video grabado y editado.
Walcon también ofrece servicios de consultoría y planificación de eventos, marketing digital e incluso selección y contratación de oradores.
En la plataforma, puede crear una presentación de producto utilizando fotos o videos de 360 grados. Además, cada lote va seguido de una descripción, información adicional y una página de destino para que el cliente tenga acceso directo para comprar el producto desde el sitio web.
Ejemplo de diseño
Vestíbulo virtual: sí
Cabinas virtuales: sí
Salas de sesión: sí
Transmisión en vivo: sí
Transmisión en vivo del evento: sí
Chats de texto, audio / video con representantes del stand: sí
Integración de Webex, Zoom: N / A
Plantillas listas: N / A
Planificador de eventos: sí
Integración social redes: sí
Intercambio de archivos: sí
Contenido descargable: sí
Análisis de datos: sí
Integración CRM: N / A
Exposiciones virtuales Navvis
NavVis ayuda a las empresas a optimizar los procesos comerciales con una plataforma digital abierta. Crea un “gemelo digital” del evento: visualización 3D con efecto de presencia.
El principio de funcionamiento es el siguiente: en primer lugar, se realiza un escaneo 3D móvil de una ubicación real a través de NavVis M6. Los datos capturados por el M6 crean una copia digital de la imagen, incluidas imágenes panorámicas de 360 grados. Después de eso, es posible integrar espacios adicionales en la ubicación, agregar contenido de video y vincular a los sitios de los expositores.
Ejemplo de diseño
Vestíbulo virtual: sí
Stands virtuales: sí
Salas de sesiones: no
Transmisión en vivo: no
Transmisión en vivo del evento:N / A
Chats de texto, audio / video con representantes de stand: sí
Integración de Webex, Zoom: N / A
Plantillas listas: no
Planificador de eventos: no
Integración de redes sociales: sí
Uso compartido de archivos: no
Contenido descargable: sí
Análisis de datos: sí
Integración de CRM : N / A
V-Tour
Vtour es una plataforma virtual para eventos, exposiciones, presentaciones de productos, webinars, grandes exposiciones. La plataforma es totalmente interactiva gracias a las funciones integradas de chat o videollamada. Proporciona un vestíbulo 3D y un área para invitados para la interacción entre visitantes y expositores. Contiene juegos divertidos y cabina para selfies. Más centrado en exposiciones y espectáculos estáticos, por ejemplo: presentaciones de productos, visitas a hogares.
La plataforma se basa en una infraestructura única para un mayor rendimiento y protección de los datos del usuario. El software admite una variedad de plantillas prediseñadas y, con servidores potentes, prácticamente no hay latencia en la transferencia de datos, lo que facilita la interacción virtual.
Ejemplo de diseño
Vestíbulo virtual: sí
Cabinas virtuales: sí
Salas de sesión: sí
Transmisión en vivo: sí
Transmisión en vivo del evento: sí
Chats de texto, audio / video con representantes del stand: sí
Integración de Webex, Zoom: N / A
Plantillas listas: sí
Planificador de eventos: N / A
Integración social Redes: N / A
Uso compartido de archivos: N / A
Contenido descargable: N / A
Análisis de datos: sí
Integración CRM: N / A
Teooh
TEOOH es una plataforma de eventos virtuales donde las comunidades pueden reunirse en una ubicación virtual conveniente desde cualquier parte del mundo. Teooh Virtual Events se diferencia de otras aplicaciones de conferencias remotas en que utiliza los principios de la realidad virtual para la interacción grupal real. Según los creadores de la plataforma, esto es exactamente lo que falta en la experiencia moderna de transmisión por Internet de "solo visualización".
La mayoría de los webcasts que intentan digitalizar eventos de la vida real utilizan un enfoque de “solo visualización”, pero en realidad, en un evento real, puede susurrar con la persona que está a su lado o sentarse y observar a la multitud que intenta reconocer a alguien. Estos son los momentos que Teooh está intentando recrear en su solución.
Con la tecnología Teooh, puedes mirar a un orador, levantar la mano de tu avatar para hacer una pregunta, charlar con la persona sentada a tu lado o presentarte y socializar con un colega en un cóctel virtual.
Vale la pena señalar que, aunque esta plataforma ya está siendo utilizada por empresas de fama mundial, ahora se encuentra en la etapa de prueba beta de nuevas funcionalidades.
Ejemplo de diseño
Vestíbulo virtual: N / A
Stands virtuales: N / A
Salas de sesiones: sí
Transmisión en vivo: sí
Transmisión en vivo del evento: N / A
Texto, chats de audio / video con representantes del stand: sí
Webex, Integración de Zoom:N / A
Plantillas listas para usar: N / A
Planificador de eventos: N / A
Integración con redes sociales: sí
Uso compartido de archivos: N / A
Contenido descargable: N / A
Análisis de datos: N / A
Integración CRM: N / A
Plataforma iVent
El entorno virtual de iVent reúne a clientes, expertos y partes interesadas de diferentes regiones del mundo, aumentando el conocimiento de su marca. La plataforma se centra en tres sectores: marketing y ventas, comunicaciones corporativas, contratación y formación de empleados.
iVent ofrece eventos en línea totalmente personalizables y de marca, transmisión por Internet multimedia y entrega de contenido a través de PC, tableta y teléfono móvil. La plataforma integra herramientas de redes sociales, monetización y análisis avanzado.
A diferencia de los productos anteriores, aquí no hay plantillas, lo que le permite personalizar completamente el evento para una solicitud específica. La solución en la nube cumple con GDPR.
Ejemplo de diseño
Vestíbulo virtual: sí
Cabinas virtuales: sí
Salas de sesiones: sí
Transmisión en vivo: N / A
Transmisión en vivo del evento: N / A
Texto, chats de audio / video con representantes de la cabina: sí
Integración de Webex, Zoom: N / A
Plantillas listas: N / A
Planificador de eventos: sí
Integración con redes sociales: sí
Uso compartido de archivos: N / A
Contenido descargable: N / A
Análisis de datos: sí
Integración CRM: N / A
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Natalia Chekh para ROI4CIO