El Día de la Innovación es un evento anual tradicional de Deutsche Telekom IT Solutions Rusia. En abril, colegas de todo Deutsche Telekom vienen a San Petersburgo para escuchar informes sobre innovaciones, conocerse, en general, pasar un buen rato disfrutando del sol de abril de San Petersburgo y la vista del Neva desde la isla Vasilievsky.
Este año, se suponía que todo saldría según lo planeado: el evento estaba programado para el 28 de abril, los preparativos comenzaron casi seis meses antes, el sitio fue alquilado y algunos colegas extranjeros ya estaban haciendo una visa y comprando boletos para Rusia. Pero cuando, un mes antes del día X, nos sentamos en casa, quedó claro que el proyecto tendría que ser pospuesto. Al principio, ingenuamente esperábamos mayo o junio, pero las estadísticas solo crecieron, no había indicios de apertura de las fronteras. Por eso, para no abandonar el evento en absoluto, decidimos: dejarlo en línea, y planeamos el Día de la Innovación para septiembre.
Además de varios problemas técnicos que solo teníamos que solucionar y de los que hablaré un poco más adelante, era muy importante mantener el ambiente a pesar de la transición a online. InnoDay es un evento para personas y sobre personas, que se prepara cada año con especial cariño y esmero. Comunicación, intercambio de experiencias, ideas, nuevos conocidos, para esta gente voló al Día de la Innovación, y era necesario mantenerlo en línea tanto como fuera posible.
Así se celebró el Día de la Innovación en 2019.Además
, cuando comenzamos a prepararnos, los eventos en línea eran nuevos, pero más cerca de septiembre se hizo evidente que la gente estaba francamente cansada de estar en línea y querían reuniones cara a cara. Realizar una conferencia impersonal, en la que la gente incluyera el informe necesario y sentara las bases para la preparación de la cena, definitivamente no era nuestra opción.
Como funciono
Para maximizar la transferencia de la atmósfera del Día de la Innovación en línea, decidimos, en primer lugar, hacer el evento completamente en vivo. Todo debería suceder aquí y ahora: si el espectador aún puede ver la grabación de una reunión sin distraerse, entonces casi nadie dominará todo el evento, que consiste en videos prefabricados.
Sí, la transmisión en vivo estuvo plagada de trampas: de vez en cuando, algunos espectadores tenían problemas con el sonido, un par de veces el susurro del director se filtraba al aire ... un evento real y en vivo. Además, la transmisión en vivo hizo posible que el orador respondiera a las preguntas de la audiencia en tiempo real.
Por un día, una gran sala de conferencias en nuestra oficina en San Petersburgo se convirtió en un verdadero set de filmación con una clave de croma, luces, cámaras y un estudio para invitados: esta fue la principal de tres escenas. En este sitio hubo dos presentadores, así como presentaciones en vivo de los oradores, quienes fueron entrevistados luego de las presentaciones.
También se acondicionaron dos salas de reuniones adyacentes para pequeños estudios, donde se ubicaron los moderadores del escenario.
La principal dificultad técnica fueron las restricciones por parte de los colegas extranjeros. Dado que los informes eran sobre proyectos reales, información confidencial y todo eso, los oradores y participantes solo podían conectarse desde computadoras de trabajo. Computadoras de trabajo, especialmente las extranjeras = lista muy limitada de programas aprobados. Mientras tanto, estamos invitando a estudiantes y algunos clientes al Día de la Innovación para acceder a esta transmisión.
Se decidió crear una página de destino separada, donde los informes se dividieron en tres secuencias (tres escenas), y el participante, habiendo elegido el tema del informe del programa interactivo, cayó en la secuencia deseada. Los altavoces se conectaron a la transmisión a través de Cisco Webex, una herramienta de conferencias familiar en nuestra empresa, y se utilizó Facecast como reproductor.
Para involucrar a la audiencia en lo que estaba sucediendo, cada escena tenía su propia charla con el administrador, donde era posible hacer preguntas a los ponentes sobre los reportajes, aclarar puntos organizativos y simplemente comunicarse.
Además, entre los bloques de informes de cada flujo, los presentadores realizaron sesiones de pitch, donde los oradores se conectaron y hablaron brevemente sobre el tema de su informe. Si el participante no se decidía de antemano con las sesiones a las que quería asistir, en el terreno de juego podía hacerse una idea de cada ponente e informar. A veces se volvió decisivo a la hora de elegir: el carisma del orador o el seductor acento británico durante la sesión de tono te hacían olvidarte de todo.
Después de cada presentación, el orador y los asistentes pueden ir a la sala de Webex para charlar en persona y compartir sus pensamientos. No teníamos muchas esperanzas en esta opción, pero después de cada sesión, colegas de diferentes países entraban a las salas que querían conocer al orador y hablar.
Una de las tareas que nos planteamos al principio fue "enganchar" al público y no dejar que puntuaran e ir a la cocina a cortar la ensalada. Durante todo el evento, el número de espectadores se mantuvo aproximadamente al mismo nivel, lo que, por supuesto, no significa que todos los participantes estuvieran involucrados al 100%, ¡pero da esperanza!
En conclusión, me gustaría señalar ...
Fue una jornada tensa, larga y llena de impresiones para organizadores, ponentes y espectadores. Por supuesto, ningún evento en línea, no importa lo genial que sea, se compara con las emociones reales y la comunicación en vivo. Sin embargo, gracias a las nuevas tecnologías y a un equipo genial, todo es posible, incluso organizar un gran evento internacional online, y al mismo tiempo no solo para no volverse loco, sino también para empezar a soñar con el próximo.
Esas fueron palabras, pero el Día de la Innovación en cifras:
2,5 meses de preparación de
17 informes
28 ponentes de todo Deutsche Telekom
16 países de América a Asia
1000 participantes de Chicago a Kuala Lumpur
5 horas de transmisión en vivo
Si quieres compartir tu experiencia en la organización de eventos en línea o hacer preguntas, ¡te espero en los comentarios!