Saludos a todos. El experto en OTUS, Andrey Romanov, invita a todos a su lección de demostración gratuita sobre el tema: " Creación de equipos en equipos remotos y distribuidos" .
Y nosotros, a su vez, tradicionalmente compartimos contigo una traducción útil
A veces es extremadamente difícil evaluar con precisión un proyecto. Esto requiere no solo una amplia experiencia, sino también habilidades especiales. Debe tener en cuenta todos los pasos, tareas y procesos para formar una estimación plausible. Una correcta valoración también es clave para una buena relación con el cliente, ya que debes tener claros sus requisitos y tenerlos en cuenta a la hora de valorar.
A continuación encontrará una guía que le ayudará a realizar una evaluación adecuada. Prepárese para aprender el arte de la evaluación de proyectos.
1. Involucre a los miembros del equipo en la evaluación y sea consciente de su potencial
Los gerentes de proyectos a veces aíslan inadvertidamente a otros miembros del equipo del proceso de administración de proyectos. Aquí es donde radica uno de los principales problemas, que puede aumentar la complejidad de la evaluación de proyectos. Para obtener una evaluación precisa de un proyecto, debe incluir a cada miembro de su equipo en el proceso de evaluación general. Esto requiere mejorar las relaciones con todos los miembros del equipo.
También es igualmente importante conocer el potencial y la contribución de cada miembro del equipo al proceso de gestión del proyecto. Por lo que no solo puede estimar mejor el presupuesto del proyecto, sino también distribuir los costos atribuibles a cada participante.
Además, no puede permanecer simplemente como un observador silencioso o permanecer al margen mientras se trabaja en el proyecto. Su tarea es profundizar en el trabajo que están haciendo los miembros de su equipo. Esto le ayudará a identificar los tres factores principales que afectan la evaluación del proyecto: número de participantes, alcance del trabajo y presupuesto. También obtendrá información sobre las habilidades, la experiencia y las contribuciones de otros miembros del equipo. Esta información le ayudará enormemente a obtener una estimación precisa del proyecto.
2. Conocer los procesos de gestión de proyectos en la empresa.
Una vez que comprenda lo que cada miembro del equipo está haciendo en un proyecto, es hora de pasar a comprender cómo está trabajando la empresa en un proyecto.
Para comprender mejor la forma en que opera su empresa, debe repasar libros y libros de texto. Pero no espere que todo sea exactamente como está escrito en los libros. En algunos casos, solo se salva la experiencia práctica. Siempre puede hacer preguntas y charlar con otros miembros del equipo para obtener más información.
Muchas empresas ahora utilizan metodologías como ágil, cascada, etc. Y si estos son conceptos desconocidos para usted, debe ponerse al día lo más rápido posible. De esta manera puede construir todas las dependencias y líneas de tiempo y, por lo tanto, acercarse a la estimación correcta. Cuanto más sepa sobre cómo funciona en la empresa, mejor para usted en todos los sentidos, ya se trate de una evaluación precisa o de la finalización exitosa de un proyecto.
3. Amplíe sus horizontes
El aprendizaje es un proceso sin fin y siempre es útil tener conocimientos reales. No permanezcas en la sombra de la ignorancia y la incomprensión.
Trate los errores como oportunidades para aprender cosas nuevas.
Como director de proyecto, debe poder gestionar personas, procesos y clientes. Debe estar familiarizado con todas las tendencias y cambios. Mantenerse informado todo el tiempo es difícil, pero vale la pena. Esto puede ayudarlo a tener éxito en su negocio.
La forma más rápida y confiable de actualizar el conocimiento es a través de artículos, blogs, publicaciones y sitios web. Asistir a capacitaciones, seminarios y conferencias también puede ayudarlo a aprender algo nuevo en un tiempo récord.
4. Consulte la historia del proyecto de su equipo
Si tiene la oportunidad de revisar la documentación de proyectos anteriores, aproveche al máximo. Puede encontrar el documento que se convertirá en auxiliar para usted en productos similares.
Si bien cada proyecto es único, los clientes, las comunicaciones, los miembros del equipo y las tecnologías que encuentra son a menudo similares. Averiguar cuánto tiempo ha dedicado su equipo a completar tareas en proyectos anteriores le dará una idea de la posibilidad de lograr resultados similares.
A veces subestimamos el presupuesto y el cronograma con la esperanza de complacer al cliente y al equipo. Y la comprensión llega solo después de que se incumplió el plazo y el proyecto superó el presupuesto. En las últimas horas de un proyecto, esto ejerce una enorme presión sobre el equipo y su líder. Si es así, el historial del proyecto le indicará lagunas en sus habilidades de calificación. Entonces, en un corto período de tiempo, puede ver sus debilidades y descubrir qué tan bien puede evaluar el proyecto en su conjunto.
5. Haga más "preguntas correctas"
A veces, debido a la falta de información importante sobre los próximos proyectos, se puede formar una estimación incorrecta. Para evitar este error, debe conocer a fondo cada detalle de la propuesta del proyecto. Si algo aún no está claro para usted o hay algo que lo engaña, no dude en hacer preguntas. Sea creativo y no sea demasiado persistente cuando les pregunte. Trate de comprender el negocio del cliente y respete su opinión. Haga preguntas que los clientes entiendan y continúe haciéndolo hasta que obtenga una respuesta.
Habiendo entendido el propósito del proyecto, averigüe si es posible algún tipo de participación del cliente en el proceso, y también establezca los criterios para la implementación exitosa del proyecto. Seleccione una gama de servicios y tecnologías que serán útiles en la implementación del proyecto y comprenda si el cliente puede pagarlos. Por último, para evaluar un proyecto, debe comprender el momento de su implementación. En algunos casos, un proyecto requiere un mantenimiento prolongado una vez finalizado. Al evaluar un proyecto, debe tener esto en cuenta.
6. Aplicar la estructura de desglose del trabajo.
Un buen líder necesita saber qué es una estructura de desglose del trabajo (WBS). Ayuda a dividir el proyecto en fases, tareas y subtareas, o hitos alcanzables del proyecto. Si puede calcular el tiempo y el costo de cada parte de la tarea, puede generar automáticamente una estimación precisa del proyecto.
De todo lo anterior, se puede concluir que comprender el tiempo, el alcance, el costo, la calidad, los recursos y los riesgos de un proyecto puede ser fundamental para evaluarlo adecuadamente. Además, debe estar constantemente al tanto de las tendencias y los últimos cambios. La combinación perfecta de habilidades, conocimientos y experiencia le ayudará a evaluar los proyectos mucho mejor.
Espero que este artículo le haya resultado útil.
