Cómo elegir una herramienta de análisis empresarial

¿Qué opción tienes?

A menudo, el uso de sistemas de BI costosos y complejos puede ser reemplazado por herramientas analíticas simples y relativamente económicas, pero bastante efectivas. Después de leer este artículo, puede evaluar sus necesidades de inteligencia empresarial y comprender qué opción es la mejor para su negocio.



Por supuesto, todos los sistemas de BI tienen una arquitectura extremadamente compleja y su implementación en una empresa no es una tarea fácil que requiere una gran cantidad de dinero para una solución e integradores altamente calificados. Tendrá que recurrir repetidamente a sus servicios, ya que todo no terminará con la implementación y la puesta en servicio; en el futuro, deberá refinar la funcionalidad, desarrollar nuevos informes e indicadores. Cabe señalar que si el sistema tiene éxito, querrá que más y más empleados trabajen en él, lo que significa la compra de licencias de usuario adicionales.



Otra característica inherente de los sistemas de inteligencia empresarial avanzados es un conjunto extremadamente amplio de funciones, muchas de las cuales nunca usará, pero que seguirá pagando cada vez que renueve sus licencias.



Las características anteriores de los sistemas de BI hacen pensar en la selección de una alternativa. A continuación, propongo comparar la solución de un conjunto estándar de tareas al preparar informes utilizando Power BI y Excel.

¿Power BI o Excel?

Como regla general, para crear un informe de ventas trimestral, un analista descarga los datos de los sistemas contables, los compara con sus libros de referencia y los recopila utilizando la función BUSCARV en una tabla sobre la base de la cual se crea el informe.



¿Cómo resuelve Power BI este problema?



Los datos de las fuentes se cargan en el sistema y se preparan para el análisis: se dividen en tablas, se limpian y se comparan. A continuación, se construye el modelo de negocio: las tablas se vinculan entre sí, se definen ratios y se crean jerarquías personalizadas. La siguiente etapa es la visualización. Aquí, simplemente arrastrando y soltando controles y widgets, se forma un tablero interactivo. Todos los elementos están vinculados a través del modelo de datos. Al analizar, esto le permite concentrarse en la información que necesita, filtrándola en todas las vistas con un clic en cualquier elemento del tablero.



¿Cómo puede ver los beneficios de usar Power BI sobre el enfoque tradicional en este ejemplo?



1 - Automatización del procedimiento de obtención de datos y preparación para análisis.

2 - Construyendo un modelo de negocio.

3 - Visualización increíble.

4 - Acceso restringido a informes.



Ahora, echemos un vistazo a cada punto por separado.



1 - Para preparar los datos para la construcción de un informe, debe definir un procedimiento que se conecte a los datos y los procese una vez, y cada vez que necesite obtener un informe para un período diferente, Power BI pasará los datos a través del procedimiento creado. Por tanto, la mayor parte del trabajo de preparación de datos para el análisis está automatizado. Pero lo cierto es que Power BI realiza el procedimiento de preparación de datos mediante una herramienta que está disponible en la versión clásica de Excel, y se llama Power Query . Le permite completar la tarea en Excel exactamente de la misma manera.



2 - Aquí está la misma situación. La herramienta Power BI para crear un modelo de negocio también está disponible en Excel: es Power Pivot .



3 - Como probablemente ya adivinó, la situación es similar con la visualización: la extensión de Excel - Power View hace frente a esta tarea con éxito.



4 - Queda por ocuparse del acceso a los informes. No todo es color de rosa aquí. El hecho es que Power BI es un servicio en la nube al que se accede a través de una cuenta personal. El administrador del servicio distribuye a los usuarios en grupos y asigna diferentes niveles de acceso a los informes para estos grupos. De esta forma se consigue la diferenciación de derechos de acceso entre los empleados de la empresa. Así, los analistas, gerentes y directores que visitan la misma página ven el informe en una vista accesible para ellos. El acceso a un conjunto específico de datos o al informe completo puede ser limitado. Sin embargo, si el informe está en un archivo de Excel, los esfuerzos del administrador del sistema pueden intentar resolver el problema con el acceso, pero este no será el mismo. Volveré a este problema más adelante cuando describa las características del portal corporativo.



Vale la pena señalar que, por regla general, la necesidad de la empresa de contar con paneles de control complejos y hermosos no es muy grande y, a menudo, para el análisis de datos en Excel, después de construir un modelo de negocio, no recurren a las capacidades de Power View, sino que utilizan tablas dinámicas. Proporcionan funcionalidad OLAP que es suficiente para resolver la mayoría de los problemas de inteligencia empresarial.



Por lo tanto, la opción de realizar análisis de negocios en Excel puede satisfacer las necesidades de una empresa promedio con una pequeña cantidad de empleados que necesitan informes. No obstante, si las solicitudes de tu empresa son más ambiciosas, no te apresures a recurrir a herramientas que lo resolverán todo de una vez.



Me gustaría llamar su atención sobre un enfoque más profesional, mediante el cual obtendrá su propio sistema automatizado, totalmente controlado, para la creación de informes analíticos de negocios con acceso delimitado a ellos.

ETL y DWH

En los enfoques discutidos anteriormente para crear informes comerciales, la carga y preparación de datos para el análisis se llevó a cabo utilizando la tecnología Power Query. Este método sigue estando bastante justificado y es eficaz siempre que no haya muchas fuentes de datos: un sistema contable y libros de referencia de tablas de Excel. Sin embargo, con el aumento del número de sistemas contables, resolver este problema a través de Power Query se vuelve muy engorroso, difícil de mantener y desarrollar. En tales casos, las herramientas ETL vienen al rescate.



Se utilizan para descargar datos de fuentes (Extraer), transformarlos (Transformar), lo que implica limpiar y emparejar, y cargar en el almacén de datos (Cargar). Un almacén de datos (DWH - Data Warehouse) suele ser una base de datos relacional ubicada en un servidor. Esta base de datos contiene datos aptos para el análisis. Se inicia un proceso ETL de acuerdo con la programación, que actualiza los datos del almacén a los actuales. Por cierto, toda esta cocina está perfectamente servida por Integration Services incluidos en MS SQL Server.



Además, como antes, puede utilizar Excel, Power BI u otras herramientas analíticas como Tableau o Qlik Sense para crear un modelo de negocio de datos y una visualización. Pero primero, me gustaría llamar su atención sobre una oportunidad más, que tal vez no conozca, a pesar de que ha estado disponible para usted durante mucho tiempo. Estamos hablando de la construcción de modelos de negocio utilizando servicios analíticos MS SQL Server, concretamente Analysis Services.

Modelos de datos en MS Analysis Services

Esta sección del artículo será más interesante para aquellos que ya utilizan MS SQL Server en su empresa.



Actualmente, Analysis Services proporciona dos tipos de modelos de datos: multidimensionales y tabulares. Además del hecho de que los datos en estos modelos están relacionados, los valores de las medidas del modelo se agregan previamente y se almacenan en las celdas de los cubos OLAP, a los que se accede mediante consultas MDX o DAX. Con esta arquitectura de almacenamiento, una consulta que abarca millones de registros regresa en segundos. Esta forma de acceder a los datos es necesaria para las empresas cuyas tablas de transacciones contienen al menos un millón de registros (el límite superior no está limitado).



Excel, Power BI y muchas otras herramientas "sólidas" pueden conectarse a dichos modelos y visualizar los datos de sus estructuras.



Si siguió el camino "avanzado": automatizó el proceso ETL y construyó modelos comerciales utilizando los servicios de MS SQL Server, entonces merece tener su propio portal corporativo.

Portal corporativo

A través de él, los administradores monitorearán y controlarán el proceso de informes. La presencia del portal permitirá unificar los directorios de la empresa: la información sobre clientes, productos, gerentes, proveedores estará disponible para su comparación, edición y descarga en un solo lugar para todos los que lo utilicen. En el portal, puede implementar varias funciones para cambiar los datos de los sistemas contables, por ejemplo, administrar la replicación de datos. Y lo más importante, con la ayuda del portal, el problema de organizar el acceso limitado a los informes se resuelve con éxito: los empleados solo verán los informes que se prepararon personalmente para sus departamentos en la forma prevista para ellos.



Sin embargo, aún no está claro cómo se organizará la visualización de informes en la página del portal. Para responder a esta pregunta, primero debe decidir la tecnología sobre la base de la cual se construirá el portal. Sugiero tomar uno de los marcos como base: ASP.NET MVC / Web Forms / Core o Microsoft SharePoint. Si su empresa tiene al menos un desarrollador .NET, la elección no será difícil. Ahora puede buscar un cliente OLAP de complemento que pueda conectarse a modelos multidimensionales o tabulares de Analysis Services.

Elegir un cliente OLAP para renderizar

Comparemos varias herramientas en términos de integración de complejidad, funcionalidad y precio: Power BI, Telerik UI para componentes ASP.NET MVC y componentes RadarCube ASP.NET MVC.

Power BI

Para permitir que los empleados de la empresa accedan a los informes de Power BI en la página de su portal, debe usar la función Power BI Embedded .



De inmediato, necesitará una licencia de Power BI Premium y capacidad dedicada adicional. La capacidad dedicada le permite publicar paneles e informes para los usuarios de su organización sin tener que comprar licencias para ellos.



Primero, un informe generado en Power BI Desktop se publica en el portal de Power BI y luego, mediante una complicada personalización, se incrusta en una página de aplicación web.



Un analista puede hacer frente al procedimiento para generar un informe simple y su publicación, pero pueden surgir serios problemas con la inclusión. También es muy difícil entender cómo funciona esta herramienta: una gran cantidad de configuraciones de servicios en la nube, muchas suscripciones, licencias, capacidades aumentan en gran medida el requisito del nivel de formación especializada. Por tanto, es mejor confiar esta tarea a un especialista en TI.

Componentes de Telerik y RadarCube

Para integrar los componentes de Telerik y RadarCube, es suficiente tener un conocimiento básico de las tecnologías de software. Por lo tanto, las habilidades profesionales de un programador del departamento de TI serán suficientes. Todo lo que necesita hacer es colocar el componente en una página web y personalizarlo para que se ajuste a sus necesidades.



El componente PivotGrid de la interfaz de usuario de Telerik para la suite ASP.NET MVC se inserta en una página de una manera ingeniosa Razor y proporciona una funcionalidad OLAP esencial. Sin embargo, si necesita una configuración de interfaz más flexible y una funcionalidad avanzada, entonces es mejor usar los componentes de RadarCube ASP.NET MVC . Una gran cantidad de configuraciones, una rica funcionalidad con la capacidad de redefinirla y ampliarla, le permitirán crear un informe OLAP de cualquier complejidad.



A continuación se muestra una tabla que compara las características de los instrumentos considerados en la escala Baja-Media-Alta.





Ahora puede pasar a la definición de criterios para la selección de una herramienta analítica.

Criterios de selección de Power BI

• Está interesado en informes ricos en diversas métricas y elementos relacionados con los datos.
• , , , - .
• IT-, BI-.
• -.

Telerik

• OLAP- Ad hock .
• .NET .
• 20%.

RadarCube

• OLAP- , .
• La empresa emplea a un desarrollador .NET de nivel medio. Si este no es el caso, los desarrolladores del componente brindarán amablemente sus servicios, pero por una tarifa adicional que no exceda el salario de un programador a tiempo completo.
• Un pequeño presupuesto para la compra de una licencia por única vez y su renovación adicional con un 60% de descuento.

Conclusión

Elegir la herramienta adecuada para la inteligencia empresarial le permitirá abandonar por completo la formación de informes en Excel. Su empresa podrá cambiar gradualmente y sin dolor al uso de tecnologías avanzadas en el campo de BI y automatizar el trabajo de los analistas en todos los departamentos.