Diseño de un sistema automatizado para trabajar con distribuidores
Atraer y retener distribuidores es una de las áreas de trabajo más importantes para una empresa de fabricación y comercialización. Una red de distribuidores extensa y eficaz es un ingreso estable para la empresa y una gran ventaja a los ojos de los consumidores.
Sin embargo, a menudo sucede que un aumento en el número de distribuidores implica no solo un beneficio adicional, sino también un aumento en el personal del departamento de ventas, que, a la antigua usanza, toma pedidos al por mayor por teléfono y correo electrónico y los procesa manualmente. El costo de tal organización del trabajo es alto, el proceso no es eficiente.
“Hagamos una cuenta personal”: esta idea le llega fácil y lógicamente al director de la empresa. Hay un sistema de contabilidad, el sitio ya está allí, ¿por qué no agregarle el codiciado botón "Iniciar sesión"?
“Por supuesto, agregaremos”, responderemos, y definitivamente nos ofreceremos a hacerlo correctamente.
¿Qué significa "correcto" y cómo hacerlo? De esto trata nuestro artículo. Como ejemplo, usaremos el caso de la automatización de la interacción entre concesionarios y el departamento comercial de un gran fabricante ruso de materiales para la construcción y decoración, que nos ha encomendado esta tarea.
Construcción y acabado: estos procesos complejos se pueden comparar con la creación de un sistema automatizado. Para que la casa (sistema) se mantenga firme, funcione correctamente y sea cómoda para vivir (trabajo), es necesario investigar el lugar, la infraestructura, las comunicaciones, elegir materiales (tecnologías), crear un proyecto arquitectónico, idear un estilo de decoración y calcular con precisión la estimación. Y solo entonces, ladrillo a ladrillo, comenzará la construcción.
- ¿Qué habrá en la cuenta personal del distribuidor?
- Solo pedidos con documentos y creando uno nuevo.
- De hecho, simple. ¿De dónde vendrán los pedidos? ¿Cómo se crean ahora? ¿Es posible interactuar con este sistema a través de api? ¿Quién puede crearlos en nuestro sistema? ¿Y quién no puede? ¿Puedo cancelar? ¿Qué pasa si el pedido ya ha sido enviado? ¿Quién tendrá acceso al pedido? ¿Y cuándo y de dónde vendrán los documentos? ¿Es posible descargarlos? ¿Cómo cambiarán los estados? ¿Alguien controlará la ejecución de la orden? ¿El pedido puede contener material promocional, dices? ¿Y qué tipo de materiales, quién los crea, quién se adhiere al pedido?
Y mil preguntas más, cuyas respuestas aún no han sido respondidas por nadie. Y si no funcionó, debe comenzar una investigación completa.
Estudiar
Investigación de dominio
Cualquier trabajo de un analista, es decir, que se dedica a la investigación, comienza con una comprensión de las actividades del cliente. Nos preparamos para la primera conversación, estudiando de forma independiente la gama de productos, la geografía del trabajo, los competidores y las ventajas competitivas, las condiciones de la cooperación del distribuidor, todo lo que se puede encontrar en fuentes abiertas, por ejemplo, en el sitio web de la empresa y en los materiales publicitarios. Por lo tanto, incluso antes de la primera reunión introductoria, el analista tiene una comprensión general del trabajo de la empresa, comprende la terminología y preparó una lista de preguntas que va a hacer.
Nuestro cliente es uno de los principales fabricantes rusos de materiales para la construcción y decoración. Esta es una empresa de ciclo completo: desde la extracción de yeso (la empresa tiene su propia base de materia prima) hasta el empaque y empaque de productos terminados. Los productos de la empresa se entregan a más de 100 ciudades de Rusia, así como a otros países de Europa y Asia. La empresa tiene alrededor de 150 distribuidores que venden productos de su red mayorista y minorista. Se está realizando un trabajo minucioso para atraer y retener a los distribuidores. La empresa les apoya firmemente en la promoción de productos, les anima a vender más con interesantes campañas de marketing y un sistema de bonificación.
Entrevistas con stakeholders, estableciendo objetivos comerciales.
En la primera reunión, se reúnen analistas y representantes de clientes. Nuestra tarea es escuchar, y el cliente es contarle los problemas que necesitan ser resueltos y los objetivos que nos gustaría alcanzar. Como resultado de dicha comunicación, se crea un documento que se convertirá en la base de todo el sistema. De acuerdo con él, se desarrollarán todos los requisitos y se crearán todas las soluciones.
Tales problemas nos fueron expresados:
- Todo el trabajo con los distribuidores se realiza por teléfono y correo electrónico. El pedido se realiza por carta a la dirección de correo electrónico, las actualizaciones del mismo se comentan en la comunicación personal. La comunicación y los pedidos son un trabajo manual que requiere mucho tiempo para los empleados.
- . . , .
- : , , , . , .
- , , , , .
- El análisis de las ventas a los distribuidores, los saldos en sus almacenes, la planificación de la producción se realiza manualmente por un analista empresarial basado en conjeturas y suposiciones. Todos los datos se recopilan en un archivo en formato Excel, a partir del cual se generan los informes.
- Los gerentes de departamento no reciben información precisa sobre el trabajo de los empleados de su departamento y no pueden planificar con precisión su carga de trabajo, establecer planes de ventas.
Así, los objetivos del trabajo fueron:
- Mejorar la eficiencia de la toma de decisiones de gestión operativa en cuanto a los procesos de negocio de la empresa, proporcionando información consolidada a la dirección de la empresa.
- La capacidad de obtener información más detallada sobre las actividades de los socios de la empresa: la estructura y el volumen de ventas de todos los grupos de bienes, los detalles del trabajo, los canales de distribución, los representantes de ventas.
- , .
- .
- .
La correcta formulación de los objetivos comerciales es tarea del analista, el cliente no necesita palabras bonitas y frases complejas. Es importante describir sus expectativas y limitaciones de la manera más precisa y completa posible, si existen en términos técnicos y organizativos. Es posible designar el alcance del presupuesto, el volumen del trabajo planificado dependerá de esto.
En la primera reunión, también tratamos de obtener información general sobre la organización del trabajo en la empresa, familiarizarnos con los jefes de departamentos y divisiones con quienes tendremos que trabajar, programar las primeras reuniones para realizar investigaciones, obtener documentos para estudio (contratos, convenios, normas internas, leyes, decretos gubernamentales que se relacionan con las actividades de la empresa).
En la primera reunión con nuestro cliente, también:
1. Aprendimos que:
- Todas las ventas de la empresa están organizadas por divisiones, creadas geográficamente a los países y regiones de Rusia.
- Cada división tiene un líder y varios gerentes regionales a quienes se les asignan regiones y representantes de ventas (distribuidores) en ciudades específicas.
- Los distribuidores, a su vez, venden los productos de la empresa a su red mayorista y minorista y los suministran a las obras de construcción.
2. Recibido:
- Acuerdo de Asociación,
- Un ejemplo de informe analítico sobre envíos,
- Catalogo de producto,
- Materiales promocionales.
3. Me familiaricé con:
- Director general,
- Director comercial,
- Jefe del Departamento de Ventas,
- Jefe del Departamento de Marketing.,
- Jefe del departamento de logística,
- Contador Jefe.
Para que la conversación sea productiva, normalmente le pedimos al cliente que se prepare para ella:
a) Invite a la reunión a los altos directivos interesados en crear el sistema y a aquellos empleados que crean y participan en procesos de negocio automatizados. No debería haber muchos participantes, 5-6 personas son suficientes, definitivamente hablaremos con todos los demás más tarde. La comunicación con todos no tomará mucho tiempo, siempre y cuando sea importante para nosotros que el empleado esté al tanto del proyecto, dé sus coordenadas para la comunicación operativa, esté listo para participar en la investigación de los procesos de negocio;
b) reflexionar y estar dispuesto a hablar sobre sus expectativas del nuevo sistema, los objetivos de su creación.
c) seleccionar un empleado responsable que se encargará del proyecto por parte del cliente. Un empleado debe conocer las actividades de la empresa, comprender sus tareas y problemas y disfrutar de la confianza de sus compañeros. Tendrá que comunicarse mucho, concertar citas, coordinar los resultados del trabajo de los analistas.
TAL CUAL o descripción de los procesos comerciales existentes, identificación de problemas, recopilación de requisitos del usuario
Después de la primera reunión, comienza un período de investigación bastante largo, que puede durar hasta dos meses. Identificamos a todos los usuarios del nuevo sistema, nos reunimos por separado con cada uno de ellos y averiguamos cómo se desarrolla este o aquel proceso, por qué está tan organizado, qué hay de malo en él, qué es bueno, qué se podría cambiar.
Ejemplo de lista de empleados para comunicación:
- Gerente general;
- ( );
- ( );
- ( );
- ;
- ;
- ;
- -;
- ;
- ( ).
Puede haber varias reuniones si las tareas son complejas y requieren que el analista profundice en los detalles. Después de cada reunión, se forma una descripción del trabajo del empleado en forma de diagramas en varias anotaciones o en forma de texto, así como una lista de sus requisitos y deseos para el nuevo sistema.
Un ejemplo de descripción de la situación actual:
cada distribuidor tiene un catálogo de los productos de la empresa y una lista de precios válida. La lista de precios depende de la ciudad en la que se encuentra la empresa del distribuidor y también puede depender de la instalación final a la que se suministran los materiales (para el mismo distribuidor, se puede proporcionar un descuento para una instalación específica).
Para realizar un pedido, el distribuidor envía una carta de solicitud a la dirección de correo electrónico del gerente asignado a la empresa. En la aplicación, indica:
- los nombres y cantidades de bienes que se necesitan,
- tus detalles;
- la dirección del destinatario a la que deben enviarse las mercancías;
- transporte para enviar la mercancía;
- fecha de envío deseada.
El gerente de ventas crea un nuevo pedido para el distribuidor en el sistema 1C:
- elige productos de la lista. La disponibilidad real de mercancías en el almacén está determinada por la cantidad de mercancías restantes, que el gerente recibe en forma de tabla de producción por la mañana. El gerente no sabe qué cantidad del mismo producto fue ordenada por otros distribuidores de la empresa (no en su división), por lo que realiza un pedido sin información precisa sobre la disponibilidad;
- agrega descuentos adecuados (en el caso de un objeto especial o una promoción pasajera);
- crea un pedido separado con productos para la promoción (si hay una promoción);
- determina de forma independiente la cantidad de vehículos para la entrega (se crea un pedido separado para cada vehículo);
- , , ;
- ;
- ;
- :
- -;
- ; ( );
- .
Después de realizar un pedido, se realiza una solicitud de transporte para el mismo, que se envía al departamento de logística.
Un ejemplo de requisitos de usuario para el nuevo sistema:
a) Automatizar la creación de un pedido por parte de un distribuidor, darle la oportunidad de cobrar y realizar un pedido por su cuenta, monitorear su estado de ejecución, ver el historial de todos sus pedidos durante su trabajo con la empresa;
b) Permitir a los distribuidores realizar pedidos anticipados durante una semana para poder predecir la producción y el envío de mercancías;
c) Permitir al gerente de ventas ver el stock de mercancías en el almacén;
d) Permitir al administrador determinar automáticamente el número de paletas y vehículos en función del volumen del pedido;
e) Guarde todos los documentos para todos los pedidos del distribuidor y dé la oportunidad de descargarlos a todas las partes interesadas (gerente, gerente, contador, distribuidor).
En esta etapa, es importante que el analista reciba asistencia del cliente:
a) Es necesario transmitir a los empleados que finalmente se tomó la decisión de crear el sistema, lo quisieran o no. Aquellos que no necesitan ningún cambio siempre son suficientes. Las personas están acostumbradas a los procesos existentes, no quieren perder el tiempo aprendiendo cosas nuevas o, por ejemplo, no quieren apertura en su trabajo, porque sucede que no se siguen reglas y procedimientos, las conexiones y preferencias personales importan en las relaciones. Comprender cómo será el sistema y mejorarlo para todos ayuda a involucrarse en el proceso y dar la retroalimentación necesaria.
b) No limite al analista al número de empleados en un puesto y al número de reuniones con ellos. Uno, incluso el especialista más experimentado, no puede expresar inmediatamente todas las sutilezas de su trabajo. A menudo, los detalles surgen en el curso de la comunicación al mirar los diagramas, al responder preguntas adicionales que surgieron como resultado de una reunión con un colega. Además, diferentes empleados pueden experimentar diferentes problemas y expresar puntos de vista completamente opuestos sobre la misma acción. La comunicación con una gran cantidad de empleados le permite obtener una imagen más completa de lo que está sucediendo.
c) Verificar los datos recopilados por el analista y las conclusiones extraídas por él, verificarlos. Después de cada comunicación, siempre formalizamos toda la información recibida y la presentamos al empleado de quien la recibimos, y en ocasiones a su gerente. Por un lado, de esta forma obtenemos la confirmación de que entendemos todo correctamente, y por otro, motivamos por detalles adicionales que muchas veces surgen en la cabeza al leer la información ya entregada.
d) Organizar la comunicación con un grupo de empleados o con todo un departamento en un ambiente libre o incluso informal. Por ejemplo, al trabajar con nuestro cliente, la participación en la conferencia final anual de toda Rusia de la empresa fue un éxito especial. Durante el día, logramos hablar con distribuidores de otras ciudades (incluso de Vladivostok) y averiguar qué les gustaría conservar o cambiar. En un entorno informal, fuera de las paredes de las oficinas, la comunicación es más fácil y rápida, las personas son más abiertas y comunicativas.
e) Debe recordarse que los problemas expresados por los empleados a menudo van más allá del alcance del proyecto que se está discutiendo. Por ejemplo, al discutir el trabajo con los distribuidores, puede resultar que no todo esté bien configurado y convenientemente en el sistema interno de la empresa, y ya es hora de cambiar la estructura del directorio. Esta situación es normal, pero no debe reunir todo lo expresado en un proyecto y resolver todos los problemas a la vez. En el marco del proyecto, vale la pena dejar solo lo que realmente interfiere o no permite en absoluto lograr los objetivos previamente marcados.
Estudios de campo
Siempre es mejor ver una vez que escuchar cien veces. Las conversaciones por sí solas a menudo no son suficientes; es mucho mejor mirar el proceso desde adentro. Para esto, se utilizan técnicas especiales, cuando el analista literalmente se sienta a espaldas de un empleado o comerciante, haciéndole preguntas en cada situación incomprensible. Como resultado de tales observaciones y comunicación durante el proceso, los puntos problemáticos son más visibles, a menudo surgen de los participantes de la investigación y el analista tiene sugerencias sobre cómo mejorar algo, hacer algo más rápido y más eficientemente.
Para ayudar en el trabajo del investigador, puede recurrir a un pequeño truco y presentarlo como un pasante que necesita que le enseñen a trabajar con clientes. La información obtenida de esta manera es más valiosa, los empleados no buscan embellecer la realidad y hablar de los procesos con más sinceridad.
Características técnicas
Durante mucho tiempo, no existen empresas que no utilicen programas y herramientas especiales (por ejemplo, 1C) en su trabajo. En la etapa de investigación, es importante comprender qué datos contienen dichos programas, qué tan necesarios son, si tienen un formato adecuado y, lo que es más importante, cómo extraerlos o usarlos como resultado de la integración con el sistema.
Para el trabajo de la cuenta personal de nuestro cliente, se necesitaba un catálogo de bienes y datos de distribuidores (contratistas). Todo esto se almacena en el sistema 1C: Enterprise. La estructura del catálogo no es óptima, es inconveniente usarlo (no está intuitivamente claro en qué categoría se encuentra el producto y el distribuidor ahora tiene que buscarlo por su cuenta), los datos no siempre se completan (sin descripciones, el empaque es mixto).
Trabajar en esta etapa requiere la participación de especialistas técnicos tanto del diseñador como del cliente, porque tendremos que describir completamente la arquitectura y la api, encontrar formas de integración y planificar el intercambio de datos.
Es necesario conocer los detalles y los problemas lo antes posible, porque mientras el diseño de un nuevo sistema está en progreso, puede tener tiempo para poner todos los datos en orden, crear una api o incluso pasar a un nuevo software.
Como resultado de la fase de investigación, generalmente tenemos:
- Metas y objetivos formulados por la gerencia para la creación de cuentas personales;
- Comprensión general y descripción detallada de los procesos comerciales que se automatizarán como resultado de su creación;
- Una lista de requisitos de usuario para cada tipo de usuario en la cuenta personal;
- Relación de sistemas con los que será necesario interactuar, su descripción y datos técnicos.
Ahora puede decidir cómo se crearán las cuentas personales: utilizando un CRM listo para usar (si todos los requisitos establecidos se ajustan al conjunto estándar de funciones de CRM) o desarrollando el suyo propio (si los requisitos no son estándar). Al trabajar con nuestro cliente, se decidió diseñar nuestro propio sistema.
Diseño
SER o diseñar nuevos procesos de negocio y escenarios de usuario
Una descripción de cómo funciona todo ahora, recibido, expresados los deseos: puede comenzar a diseñar cómo debería funcionar todo.
En esta etapa, la comunicación entre el cliente y los analistas es más intensa que nunca, pues ahora mismo es necesario determinar las reglas y métodos básicos de interacción, para construir escenarios de trabajo convenientes y óptimos. Los escenarios se construyen sobre la base de los requisitos del sistema expresados por los usuarios.
Requisito del usuario del jefe de división: Ver de forma
clara, cómoda y rápida los datos sistematizados sobre las ventas de su división. Con base en estos datos, evalúe el panorama general de las ventas de la división, realice un seguimiento de las tendencias, haga planes y resuelva los problemas identificados y potenciales.
Posibles escenarios basados en este requisito:
- , . . « » , .
- , 3 . .
Para planificar los envíos para la próxima semana, el usuario quería ver los saldos en los almacenes de los distribuidores de la división para cada tipo de producto. Para ello, en la sección de estadísticas, encontró los saldos de existencias de la última semana, calculados por el sistema mediante una fórmula especial, y luego comparó esta información con el área de los almacenes de los concesionarios. Luego, el usuario fue a la sección de planificación y vio la información proporcionada por los propios distribuidores.
Cada escenario se describe con gran detalle, con todos los matices de su implementación. Esto generalmente se hace en forma de diagramas. Todo debe estar bien pensado: ¿y si se devuelve el producto? ¿Qué pasa si hay dos ganadores en una campaña de marketing? ¿Con qué criterios se genera el informe de ventas? ¿Puede el gerente editar un plan ya establecido? De las respuestas a las preguntas surgen nuevas reglas para el trabajo automatizado de la empresa.
Resaltando el conjunto mínimo de scripts para ejecutar
Es necesario entender que la implementación de todos los escenarios a la vez llevará bastante tiempo, por lo que será óptimo seleccionar de toda la lista los escenarios más importantes y necesarios o aquellos que se pueden comenzar a implementar ahora mismo, sin preparación previa (por ejemplo, sin configuración adicional del sistema 1C). Dicho conjunto (MVP - producto mínimo viable) se tomará como base, sobre el cual, después del lanzamiento, se agregarán más y más características nuevas de las previamente seleccionadas.
Ejemplo de MVP:
Cuentas personales:
- Director general,
- Líder de división,
- Gerente de ventas,
- Comercializador (tachado),
- Empleado de logística (tachado),
- Contador jefe (tachado).
Ejemplos de escenarios para un líder divisional:
- Configurar un plan de ventas para empleados,
- Establecer un plan de ventas bajo un contrato para distribuidores,
- Control de los estados de los pedidos (tachado),
- Obtener estadísticas de ventas para la división por empleados,
- Obtener estadísticas de ventas para una división por distribuidores,
- Ver información del distribuidor.
Ejemplos de escenarios de distribuidores:
- Ver las condiciones de trabajo con la empresa, plan de ventas,
- Hacer un pedido (tachado),
- Ver estadísticas de ventas mensuales,
- Publicar una solicitud para recibir materiales de marketing (tachado),
- Participación en la promoción (tachado).
Requerimientos funcionales
Todos los deseos (requisitos del usuario) recibidos de los participantes de la investigación, teniendo en cuenta los scripts creados para ellos, se dividen en funciones que deben implementarse. Como resultado de dicho trabajo, se obtiene una larga lista de tareas, que formarán la base de la estructura del sistema y se describirán en detalle en los términos de referencia.
Requisito del usuario del jefe de división: Ver de forma
clara, cómoda y rápida los datos sistematizados sobre las ventas de su división. Con base en estos datos, evalúe el panorama general de las ventas de la división, realice un seguimiento de las tendencias, haga planes y resuelva los problemas identificados y potenciales.
Los requisitos funcionales que se derivan del mismo:
1. Ver información general sobre envíos a distribuidores en su división con posibilidad de selección múltiple y simultánea:
a) período de tiempo (semana, mes, año);
b) grupos de bienes (CCS, SCS, GSP, PGP);
c) un producto específico;
d) región / ciudad; un gerente específico;
e) un distribuidor específico.
2. Establezca y cambie el plan de envío mensual para cada gerente de división.
3. Consultar el plan de envíos de la empresa para los distribuidores de su división con posibilidad de selección múltiple y simultánea:
a) el período de tiempo (semana, mes, año);
b) región / ciudad;
c) grupos de bienes (CCS, SCS, GSP, PGP);
d) un producto específico;
e) un gerente específico;
f) un distribuidor específico.
4. Comparar (ver simultáneamente) los indicadores planificados con los reales para ver desviaciones y tendencias. Se requiere la posibilidad de selección múltiple y simultánea:
a) el período de tiempo (semana, mes, año);
b) grupos de bienes (CCS, SCS, GSP, PGP);
c) un producto específico;
d) región / ciudad; un gerente específico;
e) un distribuidor específico.
5. Ver información general sobre las ventas secundarias de los concesionarios de su división con posibilidad de selección múltiple y simultánea:
a) el período de tiempo (semana, mes, año);
b) grupos de bienes (CCS, SCS, GSP, PGP);
c) región / ciudad;
d) un gerente específico;
e) un distribuidor específico.
6. Indique cuántos distribuidores proporcionaron información.
7. Ver información general sobre la estructura de ventas secundarias de los concesionarios de su división con posibilidad de selección múltiple y simultánea:
a) el período de tiempo (semana, mes, año);
b) grupos de bienes (CCS, SCS, GSP, PGP);
c) región / división y ciudad;
d) un gerente específico;
e) un distribuidor específico.
8. Ver información general sobre las cuentas por cobrar de los concesionarios de su división con posibilidad de selección múltiple y simultánea del plazo de la deuda:
a) general;
b) no más de 14 días;
c) 15-30 días;
d) 31 a 45 días;
e) 46-60 días;
f) más de 61 días.
9. Vea una lista de todos los pagos de los distribuidores en su división con la posibilidad de selección múltiple y simultánea:
a) período de tiempo (semana, mes, año);
b) región / ciudad;
c) un gerente específico;
d) un distribuidor específico.
10. Vea las previsiones de envíos de productos de los distribuidores de su división con posibilidad de selección múltiple y simultánea:
a) el período de tiempo (semana, mes, año);
b) grupos de bienes (CCS, SCS, GSP, PGP);
c) un producto específico;
d) región / ciudad;
e) tipo de transporte;
f) un gerente específico;
g) un distribuidor específico.
Creación de la estructura del sistema, derechos de usuario
Organizamos todas las funciones obtenidas en grupos homogéneos y lógicamente cercanos. Si tuviéramos que construir una casa, en esta etapa se establecen las comunicaciones, se erigen muros y se planifican los locales. Y en el futuro gabinete aparecen secciones, páginas, formularios y botones.
Por lo general, se crean dos estructuras a la vez: una general (en forma de bocetos) para un sistema completo y una versión más precisa para MVP. Esto es necesario para tener en cuenta todas las características importantes del sistema. Puede decidir no usar la plomería en su hogar durante los primeros seis meses de su vida, pero construir paredes y luego comenzar a colocar las comunicaciones es una mala opción de diseño.
Un ejemplo de la estructura de la oficina de un distribuidor, * la versión MVP está marcada:
1. Página de inicio de sesión *
2. Escritorio *
3. Mi empresa
a) Perfil *
b) Acuerdo y modificaciones *
c) Condiciones comerciales *
d) Sobre la empresa *
- empleados *
- almacenes *
- área de trabajo *
- contratos de otros fabricantes *
- divisiones especializadas *
- requisitos y ventajas *
e) Consignatarios *
f) Objetos *
4. Catálogo
a) Lista de productos
b) Carrito de compras
c) Checkout
5. Pedidos y pagos
a) Mis pedidos
- pedidos
- envíos
b) Mis pagos
c) Cuentas por cobrar
5. Promoción
a) Materiales POS
b) Promociones
c) Bonificaciones
6. Entrega informe *
7. Ayuda *
8. Configuración *
9. Contactos *
10. Notificaciones *
a) Notificaciones automáticas *
b) Mensajes *
c) Escribir un mensaje *
En esta etapa, también decidimos cómo vivirán los residentes en la oficina-casa: ¿podrán visitar si hay una pared entre la cocina y el comedor. Esta definición de derechos de usuario puede llevar mucho tiempo, especialmente si hay muchos usuarios.
Así es como se pueden establecer los derechos:
El gerente de ventas trabaja con los distribuidores y sus pedidos, pero no puede agregar nuevos distribuidores y ver el progreso del envío. Ve su plan, pero no ve el plan general del departamento. Ve el surtido de productos, pero no le agrega productos, puede seguir la recepción de obsequios promocionales, pero no crea promociones. Pero los resultados de la acción pueden verse de la misma manera que los ve un empleado del departamento de marketing.
Al mismo tiempo, surge la estructura de todos los datos: una larga lista de objetos, sus atributos, tipos y fuentes. Por ejemplo, un pedido tiene una fecha, el nombre del distribuidor que lo envió, una lista de los productos pedidos, el costo total, el estado, la fecha de envío y muchos otros datos relacionados. Todo esto debe recopilarse, estructurarse y describirse.
La estructura de datos siempre se representa como un esquema:
Sugerencias:
- , , , , .
- , . - . , .
- , . , , .
Para facilitar la navegación por los datos y los diagramas, se crea un diseño visual del futuro sistema. Todavía no hay un diseño y puede concentrarse en lo principal: funciones y datos, verificar la viabilidad de los escenarios y encontrar áreas problemáticas. Si la navegación es conveniente, si el botón es comprensible, si se olvidó de la advertencia, tales preguntas surgen y se resuelven ahora mismo, lo que a menudo lo obliga a regresar a la etapa anterior una y otra vez y complementar, recordar, mover datos y cambiar escenarios.
Tarea técnica
Los términos de referencia se crean principalmente para desarrolladores, porque el cliente ya ha acordado escenarios, estructura, lógica de trabajo e incluso una apariencia general. El TK describe las funciones con todos los detalles de su implementación en cada página del gabinete y en cada caso de uso. Por lo general, este es un documento voluminoso y serio que completa la etapa de diseño y le permite pasar a la etapa de desarrollo.
Un extracto de los términos de referencia:
3.1.1.1.1. Almacenes
La parte principal de la página incluye los siguientes elementos:
1. Lista de almacenes ya agregados de la empresa en forma de tarjetas y la posibilidad de agregar un nuevo almacén (el botón "Agregar almacén" - un enlace de anclaje al formulario en la parte inferior de la página). El orden de visualización de las tarjetas de almacén en la lista está determinado por la fecha y la hora de agregar un almacén; cuanto antes se agrega un almacén, más alto está en la lista. Se muestran los siguientes datos para cada almacén:
- nombre (dirección) del almacén;
- la ciudad donde se encuentra el almacén;
- área de almacén (metros cuadrados);
- la marca de pertenencia al almacén de la empresa. Si esta casilla de verificación está marcada, los datos del área de almacén se tienen en cuenta en la información estadística sobre los almacenes en la cuenta personal del empleado. En esta estadística no se tiene en cuenta el área de almacenes que no tienen esta marca;
- información adicional: texto descriptivo del almacén.
El socio puede editar o eliminar cualquier almacén en cualquier momento. Al mismo tiempo, al guardar los datos, el socio ve el mensaje: "¡Gracias por su información!" o "El almacén se eliminó correctamente", y el gerente del socio y el jefe de su división reciben una notificación en forma de notificación automática, así como un mensaje en la sección "Notificaciones" de que el socio ha editado o eliminado el almacén. Los nuevos datos sobre el área del almacén del socio se tienen en cuenta en las estadísticas del mes en el que se realizaron los cambios y se muestran inmediatamente en él.
Si el usuario ha realizado varios cambios en un mes, las estadísticas deben tener en cuenta los últimos datos proporcionados. Así, el indicador actual de la zona del almacén del socio se almacena a las 23:59 h del último día del mes y es este dato el que se muestra como indicador de este mes.
2. Formulario para agregar un nuevo almacén con los siguientes campos, * campos marcados como obligatorios:
- nombre (dirección) del almacén (cadena de texto) *;
- ciudad del almacén (cadena de texto) *;
- almacén propio (casilla de verificación) *;
- área de almacén, m2 (número) *;
- información adicional (campo de texto).
Cada campo puede tener una explicación de qué información se debe ingresar. Las explicaciones se editan en el código de la página.
Al agregar un almacén, el socio ve el mensaje: "¡Gracias por su información!", Y el gerente del socio y el jefe de su división reciben una notificación en forma de notificación automática, así como un mensaje en la sección "Notificaciones" de que el socio ha agregado un nuevo almacén. El área del nuevo almacén, siempre que el almacén esté marcado como almacén propio de la empresa, se agrega a las estadísticas del área de almacén para el mes en que se agregó el nuevo almacén y se muestra inmediatamente en él. El almacén agregado por el socio se muestra inmediatamente en su lista.
Si aún no se ha agregado ningún almacén a la página, el usuario ve un mensaje al respecto: “Aún no ha agregado ningún almacén. Hágalo utilizando el siguiente formulario "y el formulario para agregar un almacén.
Si los datos no han cambiado en el mes actual, se toma en cuenta la misma información para las estadísticas que el mes anterior.
Si un usuario ha agregado varios almacenes en un mes, para las estadísticas es necesario tener en cuenta los últimos cambios.
Resumamos
Como resultado del desarrollo de un sistema adecuadamente diseñado, el cliente recibe una herramienta que cumple con sus tareas y realmente le ayuda en su trabajo. Dicha herramienta se puede desarrollar y complementar con nuevas funciones, su trabajo está documentado y es comprensible para todos los lados del proyecto.
Nuestro cliente recibió:
1. Cuenta personal para los distribuidores de la empresa con las siguientes capacidades:
- recoger y realizar un pedido de forma independiente para los productos de la empresa, ver el estado del procesamiento y la entrega al almacén
- realizar pedidos anticipados, lo que brinda la oportunidad de planificar la producción y el transporte para la entrega,
- ver los términos de cooperación, el progreso del plan de adquisiciones, las deudas y todas las bonificaciones y obsequios recibidos de la empresa,
- proporcionar a la empresa información sobre el equilibrio de mercancías en el almacén, la estructura de ventas de su red, la demanda de varios grupos de surtidos en el mercado.
2. Cuentas personales de empleados de la empresa con las siguientes capacidades:
- planificar las ventas a los distribuidores teniendo en cuenta la información actual sobre la disponibilidad de mercancías en el almacén de la empresa,
- recibir y procesar pedidos de distribuidores dentro del alcance de su autoridad y pasos consecutivos en el proceso general de pedidos,
- recibir información sobre las ventas de los concesionarios, los detalles de su trabajo en cada región con cada grupo de bienes, analizar esta información y tomar decisiones estratégicas basadas en datos,
- monitorear el trabajo de sus propios empleados, recibir informes sobre la implementación del plan,
- almacenar y procesar los resultados de las campañas de marketing.
Como resultado del trabajo de diseño, los participantes del proyecto tuvieron la oportunidad de elegir una tecnología de desarrollo que cumpla con todos los requisitos (tecnologías web que utilizan marcos probados), lo que permitió reducir significativamente (7-8 millones de rublos en lugar de 70 millones) el costo de desarrollo en comparación con el desarrollo en basado en productos de software conocidos, como SAP.