Una situación bastante estándar: en busca de un contratista para desarrollar una solución de TI, un cliente envía consultas a varias empresas. Su propósito es decidir la cooperación con el contratista mediante la recopilación y análisis de propuestas. El proceso de selección se complica por el hecho de que el alcance del trabajo, las tecnologías propuestas y los precios difieren significativamente entre sí. Surge un problema que muchas veces no se reconoce: estas propuestas no solo son desiguales, sino que también evalúan diferentes soluciones.
Este artículo proporciona al lector una visión sistemática de la selección de contratistas. Nuestro objetivo es estimular la búsqueda de enfoques innovadores para resolver problemas en la etapa de formulación del problema y recolección de estimaciones.
En todo el texto, los términos "solución de TI" y "objeto de desarrollo" se utilizan indistintamente. Se refieren a cualquier software (móvil, web, aplicaciones de escritorio, sitios web, etc.) que se crea durante el proceso de desarrollo para lograr los objetivos comerciales específicos del cliente. Existe un término "objeto de investigación": la etapa de creación de un objeto de desarrollo hasta la implementación de la solución.
Situación y problema
Un proceso típico de selección de contratistas es el siguiente.
1. Términos de referencia
Parte del proceso de adquisición es un documento que describe la solución: términos de referencia (TOR). El gerente del cliente es una persona interesada en los servicios de desarrollo (en lo sucesivo, el sujeto), envía los conocimientos tradicionales a varias organizaciones. Los sujetos de estas organizaciones reciben conocimientos tradicionales y evalúan el trabajo en función de los requisitos especificados. ( Cómo el cliente obtiene una asignación técnica; consulte el párrafo “Términos de referencia para el estudio”. Para ver un ejemplo de “una situación cercana a la ideal”)
Esquemáticamente, estas relaciones son las siguientes.
2. Respuesta de organizaciones y análisis de propuestas
El cliente recibe ofertas de posibles contratistas. Las propuestas son un formato de documento que suele indicar el alcance del trabajo, los plazos, la estimación de costos, la descripción de la experiencia y la pericia del equipo. Las propuestas se estudian y comparan entre sí según una serie de criterios.
3. Lista de organizaciones seleccionadas
Con base en el análisis de propuestas, se está reduciendo la lista de posibles contratistas. La elección final se realiza después de la comunicación con cada uno de ellos y la discusión de los documentos presentados.
4. Contrato
Firma de un contrato de servicios con el contratista seleccionado.
A menudo, en las etapas 2 y 3 surge un problema: esto se evidencia en mi experiencia de cooperación con pequeñas y medianas empresas. Las propuestas con una composición de trabajo diferente y estimaciones diferentes crean la ilusión de que estos datos son suficientes para tomar una decisión. Al mismo tiempo, los criterios de selección se reducen al costo y alcance del trabajo.
En mi opinión, este enfoque no proporciona una condición para que la información esté completa y sea suficiente para tomar una decisión. No hay una comprensión consciente de la situación y la presencia de un proceso "incompleto" de transferencia de conocimientos sobre una posible solución entre los dos sujetos.
Términos de referencia para el estudio!
Asignación técnica (TOR, asignación técnica): un documento que contiene los requisitos del cliente para el objeto de adquisición. El TK define las condiciones y el procedimiento para la contratación, de acuerdo con él, se llevan a cabo la entrega de bienes, la ejecución del trabajo, la prestación de servicios y su aceptación.
Intentaré completar la definición.
Los términos de referencia son un conjunto de artefactos a través de los cuales se transfiere el conocimiento formalizado sobre el objeto de adquisición en este contexto: conocimiento sobre la solución de TI creada.
Para analizar los pasos # 1-3, ahora construyamos brevemente una situación cercana a la ideal del paso 1. En este momento, existen muchos estándares GOST en el mercado para escribir especificaciones técnicas para el desarrollo de sistemas de información. No los describiré, todos están bien desarrollados y tienen sus pros y sus contras.
Digamos que el cliente, para determinar la solución óptima, miró el objeto de investigación desde diferentes ángulos. Al examinar diferentes proyecciones, puede encontrar la solución óptima. La proyección a una cara no mostrará la imagen completa. Como en la siguiente ilustración, un cilindro es un cuadrado en una proyección y un círculo en otra. Para diferentes personas, la solución al mismo problema será diferente.
También puede llegar a una solución óptima mediante un análisis sistemático del problema examinando un objeto con proyecciones funcionales, genéticas, dinámicas y de procedimiento.
Esquema 1 - Proyecciones del examen de objetos basadas en el segundo concepto del sistema según Dubrovsky.
No me extenderé sobre este enfoque, pero puedo compartir en los comentarios mi experiencia de aplicación en la práctica, si hay solicitudes.
Así, luego de determinadas acciones, el sujeto ha formado el Conocimiento de cómo resolver el problema. El conocimiento puede ser insuficiente y los problemas pueden ser diferentes en el camino hacia la meta, pero el conocimiento existe en un cierto volumen.
¿Cómo transferimos el conocimiento sobre la solución?
El aprendizaje, la adquisición de conocimientos, habilidades, habilidades , se produce en varias etapas: producción, acumulación, distribución, uso.
Figura 2 - Pasos de aprendizaje
Considere este diagrama en relación con el proceso de interacción con los contratistas.
- Producción de conocimiento implícito. La fabricación es la recopilación de información de varias fuentes: recomendaciones de consultores, investigación de la competencia, experiencia personal en el desarrollo de soluciones de TI, información sobre la organización de objetos en torno al problema en estudio y mucho más. El conocimiento implícito no está formalizado, es decir no expresado de ninguna manera. En palabras simples, el conocimiento implícito está en la memoria del sujeto, el gerente de una empresa interesada en el desarrollo.
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Lista de verificación de proyecciones para formalizar el conocimiento y describir situaciones que preceden a la selección de un contratista
Para ayudar a los gerentes y gerentes a evitar errores al crear y transferir especificaciones técnicas para la evaluación a los contratistas de TI, propongo una lista de proyecciones para formalizar el conocimiento sobre una solución de TI y una lista de verificación con descripciones de situaciones que ayudarán a aplicar el esquema de "etapas de aprendizaje" que he descrito.
En mi opinión, se debe considerar una solución de TI desde al menos 4-5 posiciones para obtener la imagen más completa.
Lista de verificación n.º 1: "Lista de proyecciones"
- Descripción de la situación en torno al objeto en el marco de la actividad en el momento del estudio: cómo trabajan las personas, qué tipo de actividades realizan, qué dificultades surgen, etc.
- Proyección funcional sobre los principales roles en la solución.
- Proyección no funcional con modelo de características técnicas que influyen en la decisión.
- Proyección de negocio en relación a los principales grupos de interés, donde el Objetivo se formula a través del Método y el Resultado.
- Proyección visual del prototipo de la solución (siempre que ya se haya superado la etapa de investigación en el prototipo).
Por supuesto, puede haber más posiciones y proyecciones, y alguien dirá que esta lista de verificación cambiará en relación a la industria, tareas, etc. ... Lo más probable es que sea así, pero mi principal tarea es centrarme en los fundamentos metodológicos. Para que puedan utilizarse en todas partes y crear listas de verificación para cada situación.
Tipos de situaciones en las que puede encontrarse un gerente antes de atraer contratistas:
- Tiene el deseo de hacer algo útil, pero no entiende qué es exactamente.
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Tu tarea es llegar al punto 4 o al punto 5. Al mismo tiempo, en cada etapa, debes necesariamente producir conocimiento y acumularlo. Debes tener productos tanto formalizados como no formalizados de tu actividad: diagramas, descripciones, habilidad personal y experiencia de cómo funciona, descripciones a través de las posiciones de la lista de verificación # 1. Y cuando llegue al punto 4, su tarea será difundir el conocimiento, transferirlo a sus contratistas y socios.
La etapa de difusión suele contener los siguientes procedimientos: análisis, discusión y asimilación.
Si simplemente envió los conocimientos tradicionales a los contratistas para ver los precios y analizar el alcance del trabajo, entonces esto equivale a intentar sentarse en una silla sin ponerla debajo de su trasero. Alguien puede tener suerte y se sentará, pero para alguien habrá consecuencias desagradables =)
Entonces, hágase una pregunta: cómo, al transferir conocimientos a un contratista sobre su situación, usted:
- analizar el conocimiento formalizado y no formalizado sobre el objeto de transferencia
- discutir con el contratista el conocimiento formalizado y no formalizado sobre el objeto de transferencia
- asimilar este conocimiento.
Algunos de los lectores dirán que es difícil y, a menudo, físicamente imposible llevar a cabo estos procedimientos cuando se envían TOR y se cobran los precios de los contratistas. Estoy completamente de acuerdo con ellos. Pero me hace pensar que los objetivos están formulados incorrectamente.
Si necesito encontrar un contratista, la búsqueda debe realizarse mediante la búsqueda de contratistas. Por tanto, podemos aplicar el mismo análisis de sistemas y, por ejemplo, el patrón # 1, para planificar un programa para lograr este objetivo. Y lo más probable es que las tareas cambien y sean muy diferentes de los pasos descritos en la sección "Situación y problema".