¿Qué es onboarding?
Onboarding o onboarding es el proceso de conocer una empresa, aprender enfoques para resolver problemas y desarrollar procesos para la interacción con un equipo. En general, en pocas palabras, el onboarding es la aceptación de una nueva persona en la empresa y acompañarla hasta el final del período de prueba u otro período establecido por la empresa.
El objetivo principal del empleador es que el nuevo empleado “alcance” el máximo nivel de eficiencia lo antes posible, para integrarse en la cultura corporativa. Es por eso que en muchas organizaciones se presta tanta atención a este proceso y a la automatización de al menos una parte, e idealmente todo el proceso es un aspecto muy importante. Este proceso comienza con la contratación de una nueva persona en la organización o con movimientos internos de un puesto a otro.
¿Qué tareas resuelve el proceso de "abordar" a un recién llegado a bordo?
- Comienzo de trabajo cómodo: es muy importante que una nueva persona se sienta a gusto de inmediato, desde el primer día de trabajo en la empresa.
- Conocimiento de los productos y la estructura de la empresa: un nuevo empleado debe comprender en qué productos tendrá que trabajar, cuáles son.
- Conocer al equipo y establecer comunicaciones: a menudo los nuevos empleados no están familiarizados con el equipo en el que trabajarán, por lo que una de las tareas importantes es presentar al equipo al nuevo empleado y establecer ciertas comunicaciones entre ellos, para que todos entiendan quién es responsable de qué.
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¿Cuáles son algunos de los puntos clave para una adaptación exitosa?
- El primero es el contacto regular con el gerente de línea y proporcionar comentarios. Durante un período de prueba u otro período establecido por la empresa, es importante estar siempre en contacto con la persona y recibir comentarios periódicos de esta.
- También es importante recibir y proporcionar información con prontitud, así como resolver diversos problemas organizativos.
- La formación de los empleados de buena calidad también es la clave para una adaptación exitosa.
- Responder a las señales de un empleado también es un componente importante de la adaptación.
- Bueno, uno más de los parámetros importantes es la participación en la vida social de la empresa, diversos eventos, reuniones, teambuildings, etc.
En todas estas etapas, de una forma u otra, una determinada persona participa bajo el nombre en clave "Buddy" o "Partner". “Buddy” es la persona que acompaña al novato, lo ayuda a sentirse cómodo en el trabajo, responde preguntas, navega y redirige a las personas adecuadas, si la pregunta del novato debe transmitirse a otra persona. En muchas empresas, en cada división, hay varios Buddies que participan en ayudar a los recién llegados a adaptarse. Se asigna un cierto número de novatos a Buddy (por lo general, no más de 3).
Entonces, ¿cómo puede Microsoft Power Platform trabajar con Microsoft 365 para automatizar varios procesos de incorporación?
Una gran ventaja es que Power Platform es un conjunto de productos de software para crear aplicaciones, organizar la lógica empresarial y generar informes sin programación, lo que le permite configurar muchos procesos sobre la marcha y realizar cambios en las aplicaciones y la lógica lleva mucho menos tiempo que si fuera fue programado desde cero. Con Power Apps, puede crear formularios y aplicaciones fácilmente conectándose fácilmente a varias fuentes de datos (por ejemplo, Microsoft SharePoint).
Power BI como software integral de inteligencia empresarial (BI) le permitirá generar informes sobre sus datos.
Power Virtual Agents: un servicio para crear asistentes virtuales o, más simplemente, chat bots, ayudará a personalizar la lógica de la interacción del usuario con los bots, lo que le permitirá realizar diversas operaciones para informar o brindar diversos servicios de manera rápida y eficiente.
Bueno, Power Automate es como un pegamento, le permitirá conectar y unir datos y procesos en un solo ecosistema de Microsoft.
¿Cómo implementamos algunos de los escenarios de incorporación?
La siguiente captura de pantalla muestra algunos fragmentos del sistema. SharePoint Online se usa como fuente de datos y PowerApps se usa para personalizar aplicaciones y formularios.
Usando el menú de navegación, el usuario ingresa a la lista principal de aplicaciones integradas, donde puede abrir la tarjeta de la aplicación. En el formulario de cada aplicación hay un botón para ir a las acciones de la aplicación, donde, según los derechos del usuario, se muestran ciertos botones. Por ejemplo, el botón "Asignar amigo", que asigna un amigo a un novato (o un novato a un amigo), está disponible solo para usuarios con un rol específico en el sistema. Estos son los denominados administradores de incorporación.
Al mismo tiempo, si la persona que abre la tarjeta no está incluida en este rol de administradores, pero es Buddy en su departamento, entonces podrá hacer clic en el botón "Tomar un pupilo", pero en este caso, asignar un recién llegado a un amigo debe pasar por la etapa de aprobación con el gerente de contratación. ... Y el gerente puede confirmar este enlace o rechazar y nombrar un amigo para el principiante por su cuenta.
Es decir, resulta que en el primer caso, "Nombrar un amigo" es posible sin aprobación, pero es necesario llevar al pupilo a través del proceso de aprobación. Al mismo tiempo, si durante un período determinado no se asignó un amigo a la sala, se selecciona y se le asigna automáticamente un amigo gratuito dentro del departamento. El manual de Buddy mantiene automáticamente estadísticas sobre quién tiene cuántos pupilos ahora.
Además, a partir de las acciones se puede cambiar la fecha de salida (si el empleado u otra persona ha movido la fecha de salida a otra fecha), confirmación de la salida, delegación de la aplicación a otro responsable de contratación, así como la cancelación de la aplicación, lo que equivale a cancelar la salida del empleado. Por supuesto, todas las acciones están disponibles para diferentes roles de usuario, por ejemplo, solo el administrador de la aplicación de contratación actual o el administrador de incorporación puede delegar una solicitud a otro administrador de contratación.
Pero. ¿Qué sucede cuando el usuario hace clic en el botón? Si observa la captura de pantalla, puede ver que se abre un cuadro de diálogo en el que debe especificar algo y confirmar la acción. ¿Y qué pasa con nosotros en este caso? En teoría, debería lanzarse un flujo de Power Automate que cambiaría algo, enviaría cartas y otras notificaciones. Pero la siguiente situación surgió durante la implementación.
Según los requisitos, necesitábamos enviar solicitudes HTTP dentro de los procesos y usar otras acciones de la categoría Premium. Pero el cliente no compró licencias de la categoría Premium para todos los usuarios y era necesario salir de esta situación de alguna manera.
Y en lugar de Power Automate, elegimos Logic Apps, ya que el cliente tenía una suscripción a Azure.
Power Automate y Logic Apps son prácticamente hermanos gemelos, pero ciertamente tienen sus propias diferencias importantes entre sí. Lo más importante de Logic Apps es que todos los conectores premium están disponibles en Logic Apps sin licencias adicionales.
Sin embargo, hay una salvedad. No es posible iniciar directamente la secuencia de Logic Apps mediante un botón desde PowerApps. Entonces, mis colegas y yo creamos una solución con una lista de acciones separada de SharePoint.
La esencia de la lista es que cuando el usuario hace clic en el botón, se crea un elemento en esta lista con ciertos valores de atributo, que definimos en la propia aplicación PowerApps. Por ejemplo, como puede ver en esta captura de pantalla, esta lista de acciones tiene un campo ActionType, un campo Request, ApprovalResult, Comment, etc.
En ActionType escribimos el nombre de la acción que se está llevando a cabo actualmente, por ejemplo, acordar un amigo, cambiar un plazo, cancelar una solicitud. Escribimos información adicional en los campos restantes.
Y ya al crear un elemento en esta lista, lanzamos el flujo de Logic Apps, que comienza no con un botón, sino con un simple disparador. A continuación, el subproceso recoge los valores de campo y realiza su trabajo en función de los valores de campo.
¿Cuáles son las ventajas de este enfoque con una lista sistemática de acciones? Bueno, además del hecho de que sin él, la transmisión de Logic Apps no se puede iniciar normalmente.
- Ejecución asincrónica de acciones. Esto significa que no tiene que esperar a que se inicie un hilo o se lleve a cabo una acción antes de salir del formulario. Ha hecho clic en el botón y ha continuado con su negocio, en este momento se crea un elemento en la lista del sistema en segundo plano y se inicia el hilo.
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La siguiente captura de pantalla muestra un pequeño fragmento del mismo hilo que se inicia cuando se crea un elemento en la lista del sistema.
Como puede ver, durante la ejecución del flujo, se analiza el campo ActionType, el tipo de acción. Y dependiendo del tipo de acción, es decir, del tipo de botón en el que se hizo clic, el flujo va por una rama u otra, por ejemplo, determina los participantes, forma una lista de direcciones de correo electrónico a las que se deben enviar cartas y mensajes a los chat bots. Algunas de las variables y los datos se pueden mover a un bloque separado en la parte superior de la secuencia, para no definirlos en cada rama un montón de veces.
Bots de chat
Por cierto, sobre los chat bots. Aquí, en esta captura de pantalla, hay un pequeño ejemplo de mensajes que llegan al chatbot de Microsoft Teams cuando se llaman varios eventos.
Hay tarjetas separadas para acordar el paso de un período de prueba por un período determinado. En nuestro caso, hay tres puntos, esto es un mes desde la fecha de lanzamiento, después de 2 meses y después de 3 meses. En cada uno de estos puntos de tiempo, se lanza un hilo especial que envía al gerente de contratación una tarjeta de este tipo en Teams para que el gerente confirme o rechace la finalización exitosa de este período de prueba. Con indicación de comentarios.
También hay tarjetas con diversa información sobre el compañero, por ejemplo, que se rechaza la participación en el papel de un compañero o si no se asigna un compañero al principiante. Además, se envían notificaciones a diferentes puntos temporales de que es necesario realizar una encuesta. En nuestro caso, la captura de pantalla muestra una tarjeta con una propuesta para realizar una encuesta para el mismo principiante.
Centro
Si hablamos de encuestas, entonces se implementan sobre la base de Microsoft Forms. En general, Microsoft Forms es un servicio increíblemente conveniente para crear encuestas en solo unos minutos.
Y como ejemplo de encuestas, en la captura de pantalla.
Estas encuestas se envían al recién llegado después de un período determinado, por ejemplo, después de la primera semana, después del primer mes de trabajo. Durante la encuesta, puede aclarar con el empleado si hubo un recorrido por la oficina, el personal en el lugar de trabajo, cómo están las cosas con las tareas y qué tan consciente es la persona de las tareas que tiene durante el período de prueba.
Todo esto se le puede pedir a un principiante que utilice encuestas de Microsoft Forms. Es importante recibir comentarios del empleado y responder de manera oportuna si algo salió mal de repente. Por supuesto, estas encuestas se envían tanto al gerente como al amigo en lo que respecta al principiante, ya que es necesario comprender la imagen completa del empleado.
Listas de verificación
Por cierto, cuando se habla de encuestas, uno no puede dejar de tocar un componente tan importante como las listas de verificación. Dado que el proceso de incorporación sigue siendo un proceso, la verificación del paso de ciertas etapas de la incorporación se puede emitir en forma de listas de verificación, que pueden existir para un principiante, un amigo y un gerente. En nuestro caso, las listas de verificación se realizan en forma de aplicación PowerApps, donde cada participante puede entrar y marcar las casillas que pasó en una determinada etapa de tiempo. Como ejemplo, en la captura de pantalla ahora hay un pequeño fragmento de la lista de verificación para un principiante, donde en cada intervalo de tiempo (ahora en la primera semana), debe marcar qué tareas de la lista principal se han completado. Alternativamente, aquí, se observa que la persona ha comenzado a realizar tareas laborales y asistió a algún tipo de evento introductorio.
Y esta captura de pantalla muestra un fragmento de la lista de verificación para un amigo. Dado que Buddy es ante todo un camarada, sus tareas son camaradas. Charle fuera de la oficina, discuta sus impresiones, felicítelo por el pasaje e indique cualquier comentario adicional.
Por cierto, olvidé decir que por completar la lista de verificación, se otorgan ciertos puntos, que luego jugarán un papel.
Informes
Por supuesto, es necesario recopilar y mostrar ciertas estadísticas sobre la base de listas de verificación. Para ello, se utiliza la herramienta de análisis empresarial Microsoft Power BI, con la ayuda de qué informes se construyen sobre qué elementos de la lista de verificación se han completado y cuáles no. Hay un filtro por empleado para que pueda inmediatamente, en el contexto de cada uno, en este caso, amigo averiguar quién hizo qué.
Puntos de bonificación para Buddy
Y volviendo al tema de las listas de verificación y su llenado, quiero señalar que por completar tareas dentro de las listas de verificación, los empleados que son Buddy reciben puntos de bonificación. Hay puntos estándar que se otorgan por completar tareas dentro de las listas de verificación, y hay puntos de bonificación que se otorgan por tareas individuales que se establecen fuera del sistema. Estos puntos forman la calificación final de Buddy en el contexto del departamento y en el contexto de toda la empresa. Se puede identificar al mejor compañero. Para esto, se utilizan transmisiones especiales de Logic Apps, que, ejecutándose en un horario, calculan la calificación en función de los datos de las listas de verificación.
Chatbots de nuevo
Como sabe, dentro de Microsoft Power Platform, existe un producto llamado Power Virtual Agents, con el que puede personalizar fácilmente la lógica del chatbot y desarrollar más diálogos separados para varias operaciones. Como ejemplo, en la captura de pantalla puede ver la lógica del cuadro de diálogo del bot cuando se le solicita ayuda 2ndfl. Cualquier usuario de la organización puede realizar esta solicitud a través de un chat bot. Basta escribir una frase de activación clave para iniciar un diálogo y luego el bot hará las preguntas incrustadas en él, guardará las respuestas a las variables y luego transmitirá las respuestas a Power Automate mediante un flujo que puede crear un elemento, enviar una carta y realizar un millón de operaciones diferentes.
En general, con un chatbot, puede combinar muchas operaciones diferentes en una sola ventana de Microsoft Teams sin obligar a un usuario novato a intentar comprender dónde se encuentra un servicio en particular en una organización. Basta con abrir la pestaña con el bot y escribirle un mensaje que quieres hacer.
Alternativamente, la captura de pantalla a continuación muestra una solicitud de información sobre el registro de dms. Esta información se puede unir a la base de conocimientos corporativos y extraerla el bot sobre la marcha.
Además, utilizando el bot, puede crear solicitudes para la provisión de, por ejemplo, varios certificados y extractos, crear solicitudes de servicios de oficina y la provisión de material de oficina. Y después de que se confirma la solicitud, se inicia un proceso de Power Automate o Logic Apps bajo el capó, que creará una solicitud para cumplir con la solicitud del usuario. Bueno, las solicitudes en sí mismas ya se pueden crear en un portal separado de procesos comerciales de SharePoint Online.
En los próximos artículos, veremos aún más escenarios que se pueden automatizar con Microsoft Power Platform. ¡Que tengan un buen día todos!