En nuestra serie de televisión estadounidense favorita, a menudo hay un episodio en el que una persona que finge ser un mensajero o un espectador le entrega al héroe un paquete pesado y dice que ha recibido una citación. El rostro del héroe cambia: entiende que no hay ningún lugar adonde ir, recibió una citación. Leo Messi, para contarle al Barcelona la mala noticia, utilizó una tecnología española especial para entregar mensajes llamada "burofax" (de hecho, habiéndonos interesado en el caso de Leo, decidimos tocar este tema).
En Rusia, también hay casos en los que no solo necesita enviar un documento, sino también registrar el hecho de su envío y recepción. Por ejemplo, si necesita notificar al empleador sobre el despido, informe a la empresa sobre la rescisión del contrato o envíe una reclamación al fabricante sobre la calidad de los productos. En tales casos, la ley prevé el uso de mensajes legalmente relevantes.
Puede encontrar muchos mitos sobre la correspondencia legalmente significativa en Internet, como "No abriré una carta con una citación, lo que significa que no la recibiré y no me pasará nada" o "Enviar una carta certificada electrónicamente no es confiable". En este artículo, hemos recopilado respuestas a las preguntas más populares relacionadas con el intercambio de mensajes legalmente significativos en Rusia, para que sepa exactamente por qué, cuándo y cómo usarlos correctamente.
¿Cuáles son los mensajes legalmente relevantes?
El Código Civil de la Federación Rusa clasifica diferentes formatos de transferencia de información como mensajes legalmente significativos, pero todos persiguen un objetivo: transmitir información que tenga peso legal. En otras palabras, para que pueda utilizar este hecho en la corte y demostrar de manera convincente que mi contraparte sí recibió mi mensaje. Dichos mensajes cumplen dos funciones principales: sirven como base para la aparición, cambio o terminación de derechos y obligaciones, y también determinan la fecha de inicio de las consecuencias legales.
¿Cómo son?
Hay muchos tipos de mensajes legalmente significativos: los abogados han creado y utilizan muchos formatos diferentes: declaraciones, apelaciones, notificaciones, requisitos, permisos y otros. Es más correcto clasificarlos según los fines para los que se utilizan.
Mensajes informativos notifican sobre el cambio de requisitos, director general, domicilio, le permiten solicitar información oficialmente, documentos estatutarios para verificar la contraparte.
Los mensajes regulatorios son necesarios para el intercambio de contratos, actos, acuerdos adicionales, así como para la notificación de la terminación del contrato.
Hay mensajes legales: reclamaciones previas al juicio relacionadas con el incumplimiento o mala calidad de los bienes, así como reclamaciones de pago de deudas y similares.
Es importante que estos mensajes sean tanto impresos como electrónicos. Su principal propiedad es que las consecuencias legales se producen definitivamente en el momento de la entrega. El mayor mito está relacionado con esto.
Si no acepto la carta del cartero o no la abro en mi cuenta personal, ¿se considera que no la recibí?
Si el cartero vino y no lo encontró, o usted se negó a recibirlo, se pondrá una nota en el aviso de que se le notificó. Lo mismo sucederá si elige no abrir la notificación por correo electrónico. Pero esta alineación no es de su interés. Porque en realidad no leyó la carta, pero desde el punto de vista de la ley, se le notifica formalmente y comienza a asumir responsabilidades. Tal norma está establecida por el Código Civil. En el párrafo 1 del art. 165.1 del Código Civil de la Federación de RusiaEstá escrito que el envío se considera entregado incluso en aquellos casos en que fue recibido por el destinatario, pero por circunstancias que dependen de él (¡esto es importante!), no fue entregado o no se familiarizó con él. Esto significa que si indicaste la dirección incorrecta, no vives donde vino la carta o no la recoges en la sucursal, aún se considera que la recibiste. En resumen: el destinatario es responsable de recibir y no recibir mensajes legalmente significativos.
Asimismo, el tribunal no acepta el argumento del buzón roto. Se cree que el propio destinatario tiene que preocuparse por la seguridad de las cajas.
Para no perderse cartas y notificaciones sobre ellas, puede habilitar la entrega electrónica en la aplicación móvil Mail... Para hacer esto, vaya a la sección "Más", seleccione "Configuración" allí y active el control deslizante en la sección "Gosmail".
Este servicio le ayuda si no vive en el lugar de registro o se muda con frecuencia, pero al mismo tiempo desea estar al tanto de todos los mensajes importantes. Después de conectarse, recibirá cartas donde quiera que esté y podrá responderlas desde su cuenta personal.
Si el destinatario no ingresa a su cuenta personal para recibir el EZP, tan pronto como expire el período de almacenamiento, a la carta se le asignará el estado "devuelto debido a la expiración del período de almacenamiento". Al igual que con las cartas en papel, este estado significa que el remitente le ha notificado.
Cómo enviar mensajes legalmente relevantes
Las consecuencias legales para el destinatario surgen en el momento de la entrega, por lo que es
de interés del remitente transmitir el mensaje de forma que se obtenga la prueba de que el destinatario lo ha aceptado. Si el caso llega a un litigio, entonces la confirmación de servicio más confiable será por escrito, en lugar de un aviso oral.
Hay cuatro formas de transmitir un mensaje legalmente relevante.
La forma más confiable es enviarlo por correo certificado con acuse de recibo. Una carta certificada se puede enviar tanto en papel como electrónicamente (por cierto, esta es la única opción posible para la interacción electrónica). Además, hay tres formas más de transferir documentos en papel:
- entregar personalmente;
- entregar por mensajería;
- enviar por una valiosa carta con un inventario y una confirmación de recibo.
¿Cómo entregar adecuadamente los avisos legalmente significativos en persona?
Obviamente, no debe transferir documentos "de mano en mano" sin una firma. Será imposible probar tal servicio en los tribunales. La firma debe obtenerse en la segunda copia del documento: la marca debe contener el nombre e iniciales del destinatario, firma, fecha de recepción y el texto “documento recibido”. Solo es necesario transmitir la notificación a la persona a la que va dirigida o su representante autorizado.
Si una persona no quiere aceptar el documento y poner una marca, existen otras formas de entregar la notificación. Esto requerirá dos testigos vivos. En su presencia, puede dejar una copia al destinatario y hacer una marca de rechazo en la copia del remitente. En este caso, debe tomar los datos de los testigos: nombre completo, lugar de registro, detalles del pasaporte, números de contacto y pedirles que firmen bajo la marca de rechazo.
Si un mensajero entrega un mensaje legalmente significativo, se aplican las mismas reglas que para una transferencia personal: es importante registrar por escrito el hecho de la transferencia o la negativa a entregar.
Este método no garantiza que el tribunal acepte la marca de rechazo como prueba suficiente, pero las posibilidades de que esto suceda, sujeto a las reglas del servicio, son altas.
Sin embargo, el envío de una carta certificada sigue siendo una forma más confiable, ya que es más fácil solucionar el hecho de enviar por Correo que acudir personalmente a la segunda parte y buscar testigos en caso de negativa.
La tarea de una carta certificada es confirmar que el destinatario ha recibido un documento importante: un acuerdo, factura, acto o reclamación. Por lo tanto, los envíos registrados tienen un número de seguimiento para rastrear y se entregan al destinatario personalmente bajo firma oa un representante por poder. Si el destinatario no se encuentra, le enviarán una notificación de que la carta está esperando en el correo. A diferencia de una carta normal, el momento en que se transmite el mensaje es la prueba oficial de que el destinatario ha recibido información del remitente.
Aquí ya hemos hablado sobre qué es una carta certificada y cómo funciona, y ahora discutiremos en detalle el aspecto de importancia legal.
¿Cómo capturar el contenido de una carta en papel?
Para evitar que el destinatario le diga que le envió hojas de papel en blanco en lugar de un documento importante, puede crear un inventario del contenido. Pero no puede enviar una carta certificada con una lista de archivos adjuntos, por lo que se redacta una carta valiosa para confirmar el contenido. Las cartas valiosas y las registradas son similares: tienen un número de seguimiento y se entregan personalmente a las manos del destinatario con la firma.
Para emitir una carta valiosa con un inventario, tome un formulario gratuito f.107 en la oficina de correos o complételo en su cuenta personal en el sitio web pochta.ru .
Debe ingresar una lista de documentos, su número y valor declarado en ella. Por ejemplo, "Reclamación previa al juicio - 1 pieza - 100 rublos". Para documentos sin evaluación, se debe colocar un guión en la columna "Valor declarado".
Complete el formulario con cuidado; no puede corregir nada en él. Lleve sus documentos por duplicado: enviará el primero y el segundo permanecerá con usted. Entregue la carta con papeles al empleado del departamento en forma abierta. Verificará el contenido del sobre con lo indicado en el formulario y lo firmará y sellará.
Cómo enviar una carta certificada
Al enviar por correo, puede elegir el tipo de envío, en papel o electrónicamente, a través del servicio de cartas certificadas electrónicas .
Al completar una carta certificada en papel, el empleado de Correos emitirá un recibo con un número de seguimiento único y una impresión de un sello de calendario confirmando la fecha en que se enviaron los documentos.
Cuando envía un correo electrónico registrado, el remitente (una agencia gubernamental, empresa o individuo) carga las cartas electrónicamente en el sistema postal . Si el destinatario tiene habilitado el e-delivery, le enviaremos el mensaje online, y si no, lo imprimiremos en centros de impresión híbridos y lo entregaremos en papel.
¿Se leerá mi carta en la imprenta?
No. La confidencialidad de la correspondencia está garantizada tanto por las tecnologías de impresión como por las normas internas. El proceso de impresión y empaquetado de correos electrónicos registrados está diseñado para que una persona no tenga acceso al contenido. La impresión y conversión en centros de impresión híbridos están automatizadas. Y para los empleados de la tienda, el contrato laboral estipula la responsabilidad penal por el acceso al contenido de la carta.
¿Cómo empezar a recibir y enviar cartas certificadas en formato electrónico?
De forma predeterminada, las cartas registradas y las notificaciones sobre ellas llegan al buzón. Pero puede conectar el recibo electrónico, y luego las cartas registradas aparecerán en la cuenta personal zakaznoe.pochta.ru , en la aplicación móvil del Correo ruso y en los Servicios estatales.
Para comenzar a recibir correos electrónicos electrónicamente, regístrese en zakaznoe.pochta.ru , habilite la entrega de correo electrónico en la configuración y especifique dónde se le pueden enviar las cartas: direcciones de registro, residencia y trabajo. Además de las actuales, indique las direcciones pasadas. Si algún remitente tiene su antigua dirección en la base de datos, la carta aún le llegará.
Después de conectarse, los mensajes comenzarán a llegar y se almacenarán electrónicamente en su cuenta personal, donde se pueden leer en cualquier momento. A través del EZP, ya es posible recibir multas de la policía de tránsito, decisiones del Servicio Federal de Alguaciles, citaciones de jueces de paz y otros departamentos.
Las alertas sobre nuevas cartas registradas se pueden recibir por correo electrónico, SMS y notificaciones automáticas. Para hacer esto, ingrese su número de teléfono móvil y correo electrónico en la configuración de su cuenta personal.
El recibo electrónico se puede apagar en cualquier momento, y luego las cartas certificadas llegarán nuevamente en papel. Conectarse al servicio y recibir cartas es gratis. Enviar un correo electrónico registrado cuesta 64 rublos 80 kopeks.
Para enviar una carta electrónica registrada desde su cuenta personal zakaznoe.pochta.ru, debe seguir estos pasos:
- Inicie sesión en su cuenta personal zakaznoe.pochta.ru después de la autorización.
- Haga clic en el botón "Nueva carta" y elija a quién enviarla: una organización o una persona.
- Complete el nombre completo o el nombre / TIN / PSRN, si la carta está dirigida a la organización.
- Ingrese la dirección del destinatario y el remitente.
- Adjunte un archivo PDF de no más de 5 páginas, con un peso de hasta 1 MB. El archivo puede contener tanto texto como imágenes o fotografías.
- Haga clic en "Pagar y enviar".
¿Es posible enviar una carta legalmente significativa que no sea el Correo Ruso?
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Una carta enviada en formato electrónico a través del servicio EZP se guarda en el archivo en formato pdf, donde siempre se puede encontrar, visualizar y, si es necesario, imprimir para confirmar el contenido.
Además, los correos electrónicos registrados están firmados con una firma calificada mejorada, que actúa como garantía de que no se ha cambiado nada en ellos y que el mensaje fue creado por la persona que lo envió.
Dichas cartas se envían a través de canales seguros de transmisión de datos de acuerdo con el requisito de la Ley Federal "Sobre Datos Personales" . Russian Post es responsable de la confidencialidad de la correspondencia de acuerdo con el artículo 63 sobre el secreto de las comunicaciones de la Ley Federal ( 126-FZ ). Los clientes reciben una notificación de la carta en el sitio y en la forma que eligieron al conectarse.
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La vida útil de una carta certificada en papel en el Correo Ruso es de 30 días. La cuenta atrás comienza a partir del siguiente día laborable después de su llegada. Cuando expira el plazo, la carta se devuelve al remitente, quien paga el costo de este envío. Si el remitente tampoco toma el sobre dentro de los 30 días, la carta se envía para almacenamiento temporal y se destruye después de 6 meses.
Si el envío postal llegó a la oficina de correos el 1 de octubre, entonces el período de almacenamiento comenzará a contar a partir del 2 de octubre (siempre que este día en una oficina en particular sea un trabajador), y finalizará el 31 de octubre. La carta se devolverá el 1 de noviembre.
El destinatario puede extender la vida útil de una carta certificada hasta 60 días. Para hacer esto, debe escribir una solicitud en forma gratuita o en un formulario de solicitud de pedido especial, que se envía por correo.
Una carta electrónica registrada se almacena en el archivo de la cuenta personal zakaznoe.pochta.ru indefinidamente. Pero hay plazos para la entrega de un correo electrónico: para uno normal - 30 días, para judicial y administrativo - 7 días.
¿Cómo se confirma el hecho de la entrega de la carta?
Para la confirmación de la entrega, las cartas certificadas en papel tienen los estados “entregado para entrega al departamento” y “entregado”. En el sistema electrónico, corresponden a los estados “entregado para entrega electrónicamente” y “entregado”.
Después de cambiar a la entrega electrónica, una cuenta personal en el sitio web zakaznoe.pochta.ru o en una aplicación móvil se convierte en un análogo de un buzón. Por lo tanto, para los mensajes de correo electrónico, la marca de entrega se coloca en el momento en que el usuario ingresa a la cuenta personal.
¿Qué hacer si se pierde una carta certificada?
En general, las letras rara vez se pierden. Para excluir el factor humano del intercambio de cartas legalmente significativas, es mejor enviarlas a través del servicio EZP. Entonces la carta definitivamente no se perderá debido a problemas como un buzón abierto. Bueno, si envió una carta certificada en papel y se perdió, debe escribir una solicitud de búsqueda o un reclamo por una carta no entregada.
¿Qué sucede si el destinatario no desea aceptar un correo electrónico registrado pero requiere uno en papel?
Los EZP son parte de la correspondencia escrita, es decir, existen en el campo legal a la par del papel ordinario y las cartas certificadas. Esto es confirmado por el Capítulo 6 de las Reglas para la prestación de servicios postales, aprobado por orden del Ministerio de Telecomunicaciones y Comunicaciones Masivas de Rusia de fecha 31 de julio de 2014 No. 234. Cláusula 10 .
Pero hay un matiz: si la comunicación escrita está estipulada en el contrato y ciertamente en papel, con una firma y sello en vivo, entonces el destinatario tiene derecho a no aceptar la carta en formato electrónico, incluso cuando se trata de un EZP completamente legal.
Cómo funciona el intercambio de correos electrónicos legalmente significativos para B2B
Si necesita enviar muchas cartas a los clientes, basta con subir un archivo con un mensaje a su cuenta personal una vez, y Mail se encargará de enviar. Para los que reciban cartas electrónicamente, vendrán a su cuenta personal, y las imprimiremos en papel, las empaquetaremos y las entregaremos en vivo. Las grandes entidades legales ya están conectando sus sistemas de información al servicio EZP y enviando cartas en formato electrónico, porque esto ahorra significativamente el presupuesto de entrega.
Una empresa no solo puede enviar cartas electrónicamente, sino también recibirlas. Por ejemplo, las grandes empresas asociadas con la logística y la industria automotriz reciben miles de cartas de la policía de tránsito todos los días. Imagínese todo esto en papel: impresión, entrega, cada sobre debe abrirse y los datos ingresados en su sistema. Y gracias a la integración con EQP, tal volumen de cartas se recibe y procesa en formato electrónico, lo que es mucho más fácil y conveniente.
¿Y qué deben hacer las entidades legales si sus direcciones legales y reales son diferentes?
Mejor, por supuesto, que coincidan. Pero si las direcciones aún son diferentes y las cartas llegan a una dirección legal donde generalmente no ocurre, entonces debe asegurarse con reglas especiales en el contrato: en primer lugar, indique que toda la correspondencia oficial debe enviarse solo a una dirección específica (postal), en segundo lugar, agregue el correo electrónico al bloque de direcciones para dicha correspondencia.
¿La correspondencia por correo electrónico es legalmente vinculante?
Para que el correo electrónico sea reconocido como un canal legal para el intercambio de documentos con fuerza legal, se deben cumplir varios requisitos previos.
Es necesario describir directamente en el contrato que le corresponde por correo electrónico, e indicar la dirección en el contrato. Por supuesto, habrá que seguir esta regla. Cuando se especifica un correo electrónico específico en el contrato, es imposible no solo enviar documentos a alguna otra dirección (incluso en el mismo dominio corporativo), sino también utilizar otros medios de comunicación electrónicos que no están previstos en el contrato. Si la dirección del secretario se especifica en el contrato y usted envió solicitudes o facturas al correo electrónico del director o whatsapp, entonces el tribunal no reconoce dichos mensajes como legalmente significativos.
Cuando la correspondencia por correo electrónico se incluye en el contrato, los tribunales de arbitraje pueden ser leales. En la práctica judicial, ya se han descrito muchos casos en los que el tribunal reconoció la legalidad del intercambio de documentos por correo electrónico.
¿En qué se diferencia un correo electrónico registrado de un correo electrónico?
Para utilizar el correo electrónico para la correspondencia comercial, primero debe estar de acuerdo con los socios. Pero está permitido enviar correos electrónicos registrados de "Russian Post" sin aprobación: siempre son legalmente significativos y puede consultarlos con seguridad en disputas comerciales y judiciales. La correspondencia a través del servicio de cartas certificadas electrónicas, a diferencia del correo electrónico, funciona sobre la base de actos legislativos que regulan específicamente dicho servicio postal, por lo que es más confiable que el correo electrónico normal.
Además, EZP implica la presencia de un tercero - Mail, que confirma el hecho de enviar y recibir. En el caso de un correo electrónico, el destinatario puede decir que no recibió nada y usted no podrá demostrar lo contrario. Y si contrata a un notario y confirma el envío, será difícil proporcionar al tribunal pruebas de que la carta se envió a la bandeja de entrada del correo electrónico de otra persona.
Entonces, la prioridad sigue siendo con los correos tradicionales. Esto significa que para la correspondencia comercial, es mejor asegurarse y formular correctamente las disposiciones del acuerdo sobre cómo y dónde enviará notificaciones, incluso por correo electrónico.
Salir
El volumen de correspondencia en papel está disminuyendo gradualmente, en 2019 cayó un 3%. Esto se debe al hecho de que los remitentes cambian a otros canales de comunicación más convenientes para ellos: el correo electrónico, los servicios estatales. Vemos esta tendencia y es por eso que creamos zakaznoe.pochta.ru , una conveniente herramienta de comunicación por correo electrónico que acelera el intercambio de cartas, reduce los costos de envío y es una fuente más confiable y confiable en caso de disputas.
Con un total de 450 millones de correo postal al año, los correos electrónicos registrados representaron 73 millones en 2019, y esperamos un aumento a 110 millones en 2020.
Con EZP, el remitente tiene nuevas ventajas: diseño de carta simplificado, almacenamiento a largo plazo, acceso al archivo. Y hoy solo este formato cumple con los requisitos legales que se aplican a los envíos de papel legalmente significativos.
El servicio EZP ya ha cubierto casi toda Rusia: 80 regiones están conectadas a él y solo quedan 5 para una cobertura completa. Ahora estamos trabajando en la amabilidad del servicio: queremos simplificarlo, aumentar el volumen de archivos enviados, estamos trabajando para garantizar que los usuarios reciban cartas donde convenientemente. Por ejemplo, para fines de 2020, las cartas registradas aparecerán en Sberbank Online.
También planeamos aumentar la cobertura de EWP para que más clientes, remitentes y destinatarios, especialmente agencias gubernamentales, se conecten al servicio. Esto permitirá a las personas intercambiar cartas más fácilmente no solo entre ellos, sino también con la UIF, impuestos, policía de tránsito y otros servicios.