Pero las empresas modernas piensan en la automatización como una necesidad o como un desperdicio injustificado o como la única píldora mágica para todos los problemas y, en general, la tratan con recelo. Pero en vano. Si es así, estamos iniciando un programa educativo sobre este tema.
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Si intentas encontrar la definición de automatización empresarial en Internet, te encontrarás con diversas opciones relacionadas con el control, la robotización, la inteligencia artificial, etc. Ninguno de ellos será completo o preciso. Intentemos dar una definición aquí en Habré.
Que sea así para empezar. La automatización empresarial es un conjunto de herramientas de trabajo (programas y dispositivos) que minimizan la rutina, optimizan la mano de obra y los recursos de producción con el fin de aumentar la productividad y la eficiencia de todos los procesos empresariales. Suena bien. Sin embargo, ¿cómo puede la automatización ser una colección de herramientas? Este es un proceso. Sí, por ejemplo, la automatización es la introducción de programas y la instalación de dispositivos ... Alto. ¿Hay vida después de la implementación? Operación, por supuesto. Ok, vayamos a la nueva definición:La automatización empresarial es el proceso de implementar y operar un conjunto de herramientas de trabajo (programas y dispositivos) que minimizan la rutina, optimizan la mano de obra y los recursos de producción con el fin de aumentar la productividad y eficiencia de todos los procesos comerciales. Vaya donde vaya, puede confundirse con uno que funciona, pero aún quedan preguntas: ¿qué pasa si no hay procesos de negocio formalizados y si no hay recursos de producción, etc.
Pero, si recurre a las fuentes, todos los artículos sobre automatización empresarial se reducen inmediatamente a la automatización de los procesos empresariales. Wikipedia las define de forma precisa y sucinta: " Proceso empresarialEs un conjunto de actividades u obras interrelacionadas destinadas a crear un producto o servicio específico para los consumidores. El concepto de gestión de BPM considera los procesos de negocio como recursos importantes de la empresa y asume su gestión como uno de los sistemas organizativos clave ". Bueno, la automatización es solo el proceso de implementación y operación de herramientas de software para optimizar y acelerar el flujo de los procesos comerciales. Es simple.
En teoría, en un mundo ideal, la automatización empresarial y la automatización de procesos empresariales son conceptos equivalentes, porque todo en los negocios es un proceso que se puede discretizar, descomponer en subprocesos y etapas, y describir. Pero en el mundo real, las empresas tienen muchas actividades que no se incluyen en la definición de un proceso empresarial, los procesos en sí mismos no están optimizados o están ausentes, y todo el trabajo se realiza de forma espontánea. Por lo tanto, las tareas de automatización se encuentran inesperadamente en una gran etapa preparatoria, en cuyo código debe analizar, describir y preparar procesos comerciales.
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Alguna.
Y si se expande un poco, la automatización competente y oportuna mejora el estado de las cosas en cualquier empresa: desde Gazprom hasta una florería. Las empresas tienen diferentes métricas, procesos comerciales, pero hay un grupo de objetivos de automatización que es universal para la mayoría de las organizaciones.
- El ahorro es uno de los objetivos clave de la automatización. Una vez invertido en software, las empresas lo utilizan para aumentar la productividad o reducir los costos. Por lo tanto, la empresa al menos ahorra tiempo y dinero al cambiar la estructura de transacciones y ventas, mientras aumenta la facturación y los beneficios. Para que la automatización sea francamente no rentable, solo necesita abandonar el programa comprado y olvidarse del dinero gastado.
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Definitivamente es imposible automatizar todo, ya que existen cosas como la comunicación, el pensamiento humano, la comunicación con los clientes, etc. Hay una serie de actividades que quedan excluidas de los procesos y solo pueden utilizar algunos programas, pero al mismo tiempo no se automatizan hasta el final, por ejemplo, cultura corporativa, reclutamiento, gestión de personal, gestión de la empresa en su conjunto. Estas actividades se diferencian de los procesos comerciales por un alto nivel de sociabilidad, que involucra a una persona no solo como empleado, sino también como persona.
Pero el resto de procesos se pueden automatizar por completo. Como mencionamos, hay tres grupos principales de procesos comerciales.
Grupo de proceso |
Tipo y características de la automatización. |
| Gerentes: procesos comerciales que se incluyen en la gestión estratégica y la gestión de la organización. | CRM, ERP, , . , , . |
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Cualquier negocio ahora recopila una gran cantidad de datos y abre perspectivas interesantes para trabajar con los clientes: puede realizar ventas adicionales, segmentar, planificar promociones, cambiar el surtido, etc. Además, cualquier decisión tomada por capricho, sin un análisis de indicadores cualitativos y cuantitativos, es probable que se convierta en un fracaso. La recopilación de datos de forma manual, en Excel o Access, es un trabajo duro e ingrato, ya que dicha información se pierde o se daña con facilidad y suele estar muy mal organizada. La automatización ayuda a recopilar datos en bases de datos, y el DBMS almacena datos de manera confiable y le permite interpretarlos y construir porciones complejas.Además, almacenar información en una base de datos es incomparablemente más seguro: los derechos de acceso, las copias de seguridad y la protección del hardware permiten que toda la información comercial y de producción se almacene de la forma más segura posible.
Generalmente se trata de todos los negocios rusos. Solo la mayoría se encuentra todavía en la etapa de negación La
automatización es ordenar, organizar el trabajo operativo y la gestión de tareas. Todos los empleados (y no importa en absoluto, remotos o de oficina) trabajan en un solo espacio de información del ACS (PM, ERP, CRM...), coordinar sus acciones, recibir y delegar tareas, ver sus tareas dentro de proyectos y procesos de negocio, distribuir su carga de trabajo en el tiempo. El gerente ya no necesita llamar a todos y masticar las tareas, es suficiente con ponerlas en el sistema y controlar la implementación. Todo el trabajo operativo se realiza en un único sistema y cualquier empleado puede acceder a los datos dentro de sus competencias, así como solicitar acceso o descargar datos, si es necesario. Fuera de la automatización, todo esto es una comunicación espontánea continua, en la que es fácil olvidar, equivocarse o simplemente "imperceptiblemente" no completar la tarea.
El factor humano es, quizás, lo primero contra lo que lucha la automatización en una empresa.Aquí hay un mínimo aproximado de problemas corporativos que enfrentan las pequeñas y medianas empresas: oportunidades perdidas de contacto con los clientes, datos olvidados y no registrados en ninguna parte, tareas elementales extendidas en el tiempo, oficina y postergación remota, trabajo "a la izquierda" según el perfil de la empresa, "propio" privado clientes de gestores, robo de información comercial, etc. Cuando el software para automatizar los procesos comerciales de todos los niveles (administración, operación, soporte) aparece en las manos, o más bien en los servidores comerciales, la mayoría de estos problemas se resuelven de manera fácil y relativamente sencilla.
La seguridad es una función esencial de la automatización empresarial.Gracias a su arquitectura y funciones de software, ACS protege sus datos del acceso no autorizado, le permite controlar la situación financiera de sus clientes y registrar acciones en el sistema. Por desgracia, no existe una protección absoluta; sin embargo, la presencia de automatización reduce significativamente los riesgos asociados con la seguridad de la información en algunas empresas a casi cero (especialmente en las pequeñas empresas).
A pesar de que la automatización empresarial y especialmente los procesos empresariales es una buena "moda" del equipo de RegionSoft(incluso escribimos un poderoso módulo de automatización de procesos en nuestro CRM con un asistente de configuración y un diseñador visual, y también realizamos una auditoría básica de los procesos comerciales de forma gratuita en las solicitudes de este enlace), no nos comprometemos a afirmar que la automatización es una cura para todas las enfermedades comerciales y que el botón mágico "Que tengas buena suerte".
En primer lugar, debe elegir los procesos adecuados para la automatización:
- procesos grandes: ramificados, complejos, que afectan a varios empleados;
- recurrente con cualquier período (lanzamiento de promociones, envíos, ventas estándar, etc.);
- afectar a todos los demás procesos y actividades en la organización (capacitación de nuevos empleados, lanzamiento de un lanzamiento de producto);
- exigente en cuanto a ejecución (lanzamiento de promociones y promociones, atención al cliente, algunos procesos de gestión de infraestructura interna, etc.);
- Procesos de rutina: aquellos que requieren mucho tiempo, a menudo se repiten y al mismo tiempo no requieren acciones particularmente inteligentes (compras, envíos, formación de paquetes de documentos, etc.)
La automatización tiene algunas desventajas. Además de los altos costos laborales y un comienzo difícil, la automatización conduce a una pérdida de flexibilidad del proceso. Dado que un proceso comercial automatizado está vinculado a una máquina, a un algoritmo, se formaliza, se convierte en estándar. Hay ocasiones en las que hay que alejarse de esta estandarización y resolver una tarea independiente (un cliente complejo, un suministro exclusivo, un factor humano complejo, riesgos no planificados). Sin embargo, se trata de una excepción, en general, la formalización en beneficio de la empresa.
¿Cómo mide la efectividad de la automatización?
Medir el ROI de la automatización empresarial es difícil y cada empresa puede tener sus propias métricas cualitativas y cuantitativas. Es mejor planificar los objetivos con anticipación para comprender la velocidad del cambio.
Hablando puramente como un experto, para las empresas sin riesgo de quiebra y otros problemas financieros, es habitual considerar el período de recuperación de los sistemas de automatización de la siguiente manera: un escenario optimista - 1 año, un escenario realista - 2 años, pesimista - de 3 años. Sin embargo, este es un indicador muy promedio, ya que las empresas tienen diferente facturación, diferentes objetivos de automatización, diferentes costos de software. Por lo tanto, es mejor pensar en los indicadores y resultados de la implementación del sistema de automatización con anticipación.
¿Cuál puede ser un indicador de la efectividad de la implementación de un sistema de automatización en pequeñas y medianas empresas?
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También puede calcular los indicadores habituales, como el costo de la automatización en relación con la facturación de la empresa, los ingresos y el beneficio neto. Estos indicadores se pueden comparar durante un período y se pueden usar para estimar qué tan grandes son los costos potenciales antes de la implementación; si el valor es demasiado alto, es mejor verificar nuevamente: ¿hay un proveedor más adecuado (generalmente esto sucede cuando una empresa pequeña elige algunos un sistema caro, creyendo que lo caro no pasa mal; puede que no sea malo, pero completamente inapropiado).
Uno de los métodos de trabajo es estimar por el costo del proceso empresarial o los costos laborales de cada empleado. Veamos un ejemplo.
, - — . : — — — — — — — — ( ) — — — — — — — — (…) . , -.Y ahora volvamos a la cuestión del efecto económico de la introducción del sistema de automatización. Puede hacer un cálculo para cada etapa de todos los procesos en la empresa y cada empleado involucrado; al final, obtiene un efecto aproximado. Simplemente no olvide que para evaluar el costo de propiedad del sistema, deberá calcular el indicador integral del costo total de propiedad (TCO), que incluye los costos asociados con la adquisición, implementación y operación del sistema de control automatizado; y el “costo” de un empleado y sus horas de trabajo debe calcularse no por salario neto, sino por nómina, costos sociales, costos indirectos (equipo de oficina, mantenimiento de oficina, Internet, etc.)
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No olvide que el TCO para los sistemas en la nube debe multiplicarse por la cantidad de meses utilizados y crecerá constantemente debido a los pagos periódicos, y para los sistemas de escritorio, el TCO a menudo consiste en un pago único por licencias (o cuotas), el costo de revisión, soporte y actualizaciones. A veces es más rentable para una empresa tener un TCO, aunque más, pero distribuido en el tiempo; para tales empresas, por ejemplo, ofrecemos un arrendamiento para el CRM de RegionSoft de escritorio con la posibilidad de comprar software después de 7 meses de arrendamiento y un montón de otras bonificaciones.
Por cierto, sobre CRM.
Herramientas de automatización empresarial
Un sistema de automatización es todo aquello que convierte parte del trabajo manual en máquina, automático, y lo traslada al campo de la ingeniería y la tecnología de la información. En principio, todos los medios pueden atribuirse a las herramientas de automatización empresarial (que incluye desde las licitaciones hasta el proceso de producción): máquinas, equipos, robótica, software, canales de comunicación, redes, etc. Este es un gran cuerpo de conocimiento que se aplica a cada organización específica. Pero en el contexto de la automatización de los procesos comerciales, por regla general, se considera software + hardware relacionado (servidores, VDS, códigos de barras, cajas registradoras, etiquetas electrónicas para estantes, terminales, tarjetas, sistemas de control de acceso, etc.)
Nosotros, en el marco de Habr y nuestras competencias, también hablaremos de programas que permitan a las empresas automatizar el trabajo mayoritariamente operativo.
¿Cómo elegir una herramienta de automatización?
Hay dos formas principales de elegir un sistema de automatización empresarial.
- Compre una solución lista para usar de un proveedor (desarrollador) y lleve a cabo una implementación profesional. En última instancia, es más rápido, más barato y más fácil: hay tantas soluciones en el mercado que puede encontrar cualquier cosa, desde sistemas de automatización de servicios de automóviles, cursos de capacitación y sistemas de automatización de salones de belleza hasta grandes soluciones de automatización de fábricas. Se beneficiará en términos de tiempo, precisión de implementación, entrenamiento correcto y podrá comenzar a trabajar en un nuevo plano con bastante rapidez.
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Por supuesto, la introducción de sistemas de automatización conlleva riesgos: por ejemplo, puede iniciar mejoras y salirse del presupuesto, enfrentar un boicot de empleados, dificultades en la capacitación, problemas con la refactorización de procesos comerciales. Pero estos son los desafíos de implementación para los que está preparado cualquier proveedor experimentado, lo que significa que solo necesita comenzar.
CRM como caso especial de automatización empresarial
El sistema CRM es una de las herramientas de automatización más populares para las pequeñas y medianas empresas. Y si antes el sistema CRM automatizaba solo el departamento de ventas y un poco de marketing, ahora la mayoría de las soluciones modernas en el mercado son combinadas comerciales universales. Por ejemplo, nuestra edición de RegionSoft CRM Enterprise Plusya es en realidad un ERP completo y puede en un solo programa: automatizar ventas, gestión de proyectos, tareas, KPI, trabajar con documentos primarios, incluye correo, telefonía, contabilidad multidivisa, logística, contabilidad de almacén, contabilidad de caja, multi-producción, mecanismo de liquidación, tiene más de 100 informes estándar, varios constructores y, por supuesto, un mecanismo para automatizar los procesos de negocio. Y además de eso, cada 2-3 años hay lanzamientos importantes que agregan las funciones más populares a las existentes. Toda esta historia se denomina automatización de extremo a extremo: la forma más segura y conveniente de automatizar, cuando casi toda la empresa puede trabajar en un entorno de información.
Sistema CRMhoy en día es un elemento básico de automatización, comprensible y urgentemente necesario, especialmente en una crisis, especialmente para un equipo distribuido. Pero qué puedo decir, ¡siempre es necesario!
Sin embargo, al elegir CRM, como cualquier otra herramienta de automatización, debe recordar tres reglas principales:
- la automatización no debe ser redundante, inapropiada, sobrecargada e incomparablemente costosa en relación con la facturación y el producto de la empresa;
- la automatización debe tener en cuenta los requisitos de una empresa en particular y cumplirlos tanto como sea posible;
- la automatización debe funcionar y ser eficaz.
Según diversas estimaciones de expertos, el nivel de automatización de las empresas rusas oscila entre el 10 y el 15%. Esto es muy pequeño. Sí, y con nuestros propios ojos podemos ver cómo, por ejemplo, la entrega del Crossroads llega a las terminales, revisa las máquinas, todo está afinado y funciona como un reloj, y el restaurante del centro de la ciudad ha dejado de emitir cheques manuscritos hace poco tiempo, la reserva todavía está escrita en una pizarra; cómo las pequeñas empresas de TI invierten en la automatización de todo y de todos para estar a la vanguardia, y las empresas comerciales serias llenan manualmente facturas y actos ... Estos desequilibrios son causados por peculiaridades nacionales, desconfianza en las tecnologías y sentimientos por sí mismos en el espacio de la economía nacional. Pero el hecho es que la vida con un negocio automatizado es mucho mejor, más segura y más sostenible. Todo lo demás son excusas inventadas.
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