Pasar de IBM Notes a Microsoft Exchange u Office 365 proporciona una cantidad significativa de beneficios para la organización, pero el proyecto de migración en sí parece abrumador y no está del todo claro dónde comenzar la migración. Exchange en sí no incluye herramientas nativas para migrar o coexistir completamente con Notes y Exchange. De hecho, algunas tareas de migración y coexistencia son imposibles sin productos de terceros. En este artículo, describiremos siete pasos clave a seguir de acuerdo con las mejores prácticas y nuestra experiencia con migraciones exitosas.



Una migración exitosa incluye los siguientes pasos:

1. Estimaciones preliminares de migración.
2. Establecimiento de la convivencia de Notes y Exchange.
3. Planificación para una precisión de migración óptima.
4. Maximización de la eficiencia de la migración.
5. Ejecución de una migración de prueba.
6. Planificar el momento de la migración para minimizar el impacto en la organización.
7. Inicie la migración y realice un seguimiento de su progreso.

En este artículo, le mostraremos cómo preparar y completar su migración utilizando dos soluciones de Quest: Coexistence Manager para Notes y Migrator para Notes a Exchange . Algunos detalles debajo del corte.

Paso 1: Evaluación preliminar de la migración

Hacer un inventario del entorno actual

Una vez que haya decidido que Exchange es la plataforma adecuada para su organización, todo lo que queda es mudarse allí. En primer lugar, debe recopilar información sobre el entorno actual, recopilar información de inventario sobre los datos que desea migrar, determinar qué se puede eliminar para reducir la utilización del disco, calcular el ancho de banda disponible entre entornos, etc. La evaluación preliminar debe incluir las siguientes preguntas :

• ¿Cuántos dominios de Notes y servidores Domino hay?
• ¿Cuántos buzones tienes? ¿Cuántos no se utilizan?
• ¿Cuánto espacio en disco ocupan los archivos de correo principal? ¿Cuántos hay en los archivos? ¿Cuántas hay en las réplicas locales?
• ¿Dónde están los archivos?
• ¿Cuántos usuarios utilizan cifrado? ¿Necesita transferir contenido cifrado?
• ¿Cuántas carpetas personales hay en el entorno?
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Debe planificar cuidadosamente su proyecto para minimizar el tiempo de inactividad y minimizar la pérdida de productividad.



Por ejemplo, es importante considerar la delegación entre usuarios: si un usuario migra pero su delegado permanece en la plataforma original, ¿cómo afectará esto a su trabajo diario? En términos más generales, debe considerar cómo el proyecto de migración puede afectar todos los procesos comerciales y laborales importantes de la empresa.



También es importante considerar los puntos críticos de interacción dentro de Notes. Por ejemplo, cuando se trabaja con mensajes, es importante analizar las aplicaciones y considerar las interacciones entre el enrutamiento de correo y las aplicaciones para evitar interrupciones en los procesos comerciales durante y después de la migración. Asegúrese de hacer las siguientes preguntas:

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Antes de iniciar una migración, debe definir criterios para medir el éxito. En particular, debe comprender que no es razonable esperar una migración de datos del 100%. No todos los tipos de elementos de Notes tienen un equivalente de Exchange (Active Mail es el ejemplo más atroz). Por lo tanto, la realidad es que no todos los elementos de Notes existirán en Exchange después de la migración. Objetivo alcanzable y medible: el 95% de los elementos migrados para el 95% de los buzones de correo. Medir y documentar los resultados es fundamental para garantizar el éxito de la migración, y los resultados reales solo son posibles si los criterios de éxito se definieron al principio del proyecto de migración de correo electrónico.

Paso 2: establecer la coexistencia entre Notes y Exchange

Para la mayoría de las organizaciones, la migración es un proceso, no un evento. Por lo tanto, las migraciones de buzones de correo y las migraciones de aplicaciones deben seguir un programa que se adapte mejor a los negocios y las operaciones, y no se base en requisitos técnicos.

Desarrollando una estrategia de convivencia

Para agregar valor a la migración, se debe desarrollar e implementar un plan de coexistencia completo en las primeras etapas del proceso de migración. La definición de "coexistencia" puede variar de una organización a otra. Algunas organizaciones usan activamente datos de disponibilidad, otras no usan esta funcionalidad en absoluto. Algunos se centran en la migración de datos del calendario, mientras que otros se centran en diseñar cuidadosamente la migración de un directorio de usuarios completo. Es importante trabajar con cada actor para tener una idea clara de lo que realmente importa y ayudar a todos a comprender la importancia de una estrategia de convivencia eficaz.



Para pasar de Notes a Exchange y Office 365 es necesario planificar la migración de aplicaciones y buzones de correo al mismo tiempo. La funcionalidad actual de las aplicaciones de Notes debe mantenerse para todos los usuarios, independientemente de su plataforma de correo actual. Como usuarios que han migrado a Exchange y Office 365, deben poder acceder y utilizar las aplicaciones de Notes dentro de sus flujos de trabajo existentes. Esta capacidad debería continuar hasta que las aplicaciones de Notes se migren a SharePoint u otra plataforma.



Además de la coexistencia de aplicaciones, se debe implementar la interacción entre usuarios en diferentes plataformas antes de iniciar la migración. Esto incluye el enrutamiento y la actualización automáticos de directorios, estados de disponibilidad y calendarios para todos los usuarios, independientemente de su plataforma actual.



Finalmente, debe considerar la colaboración no solo del servicio de correo electrónico, sino también de los calendarios y los recursos compartidos, como las salas de conferencias. Los usuarios deben poder cargar información sobre los horarios de las reuniones. Esto incluye citas únicas y recurrentes. Ya sea que las citas se hayan programado antes de la migración o se hayan creado durante la migración, los datos del calendario deben ser precisos durante todo el proyecto. Debe asegurarse de que los usuarios puedan, por ejemplo, cambiar la sala de chat para una próxima reunión de citas recurrentes o cancelar una reunión sin causar conflictos y confusión en reuniones posteriores.

Paso 3: planificación para una precisión de migración óptima

Planear la migración de Notes a Exchange u Office 365 requiere comprender una serie de diferencias específicas entre plataformas.

Correos electrónicos

Los datos de Notes generalmente contienen direcciones de propiedad que aparecen en varios lugares: en los encabezados de los mensajes, incrustadas en archivos, contactos personales y listas distribuidas. Como parte del proceso de migración, estas direcciones propietarias deben actualizarse a direcciones SMTP para una funcionalidad completa en un entorno de Exchange. Muchas organizaciones también optan por actualizar su estándar de direccionamiento o dominio SMTP durante la migración. Cuando se trata de su organización, es importante comprender que algunas soluciones de migración actualizan automáticamente las instancias de la dirección SMTP histórica para cada usuario.

Estructura de carpetas

En muchas organizaciones, los usuarios usan sus buzones de correo y archivos, por lo que es importante preservar estos datos. La capacidad de los usuarios para ver su estructura de carpetas completa también afecta la experiencia del usuario como resultado de la migración. Es importante seleccionar soluciones y transitorios que mantengan la integridad de la carpeta y las estructuras de datos.

Archivos y réplicas locales

Para controlar los costos de almacenamiento y administrar mejor el crecimiento de los datos, muchas organizaciones establecen cuotas de buzón. La consecuencia no deseada de esta política es a menudo un aumento en el número y tamaño de los archivos. Estas fuentes de datos adicionales deben evaluarse y vale la pena considerar su migración al planificar una migración. Puede proporcionar a los usuarios un componente de autoservicio que les permitirá migrar solo datos importantes. Para optimizar el almacenamiento de Exchange, recomendamos utilizar otro producto de Quest: Archive Manager for Exchange , que tiene, en particular, una funcionalidad útil para la deduplicación de archivos adjuntos, análoga a DAOS en Notes.

ACL y delegación

Las listas de control de acceso permitido (ACL) y la delegación son elementos clave para un quirófano en un entorno de Notes y también son fundamentales para proteger la integridad. Como resultado, es importante convertir con precisión los derechos asociados y los derechos de acceso en derechos equivalentes en Exchange Server y Office 365. Idealmente, esto se hace automáticamente, lo que acelerará el proceso y eliminará el error humano. Para mantener la eficacia de la protección de los activos de información de su organización, la ACL y la transformación de delegación deben realizarse al mismo tiempo que los datos de correo. Algunas organizaciones intentan asignar derechos equivalentes manualmente o mediante secuencias de comandos una vez finalizada la migración de datos. Sin embargo, este enfoque puede afectar negativamente al rendimiento y agregar brechas de seguridad a los datos de la organización.

Contenido de notas propias

El mismo Active Mail. Otro problema común al migrar desde IBM Notes encuentra mucho texto enriquecido. Exchange y Office 365 no admiten tablas con pestañas integradas, botones, formularios guardados y otro contenido propietario en Notes. Como resultado, deberá prepararse para la pérdida de esta funcionalidad o invertir en una solución de migración que pueda convertir estos elementos en un formato portátil. Digamos de inmediato que las soluciones de Quest no convierten esto de ninguna manera y solo pueden transferir esas cartas como archivos adjuntos para que el usuario pueda abrirlas a través del cliente Notes.

Grupos y libretas de direcciones personales

Muchas organizaciones hacen un uso extensivo de listas de correo públicas para la

comunicación interna y externa. Además, los usuarios de Notes a menudo consideran importante mantener los contactos comerciales en sus libretas de direcciones personales. Estas fuentes de datos son fundamentales para las operaciones comerciales y deben transformarse de manera efectiva durante la transición a la plataforma de Microsoft. Como resultado, es importante preparar automáticamente los grupos para la migración a Active Directory y convertir de manera eficiente todas las direcciones personales, incluso las almacenadas en las estaciones de trabajo del usuario.

Interacción con aplicaciones de Notes

Los puntos de integración entre las aplicaciones y el servicio de correo, como los procesos de conciliación, son importantes al planificar y programar las migraciones. IBM Notes tiene una integración más estrecha entre el correo electrónico y las aplicaciones que otras plataformas. Estas integraciones pueden incluir de todo, desde simples enlaces de documentos hasta procesos comerciales.

Recursos y bases de datos de correo

Muchas organizaciones utilizan bases de datos de reserva de recursos, bases de datos de correo y otras bases de datos comunes en Notes. Como resultado, estas bases de datos juegan un papel importante en el funcionamiento de la organización. Para garantizar la continuidad del negocio y la productividad de los empleados, es muy importante considerar el enfoque y el cronograma de entrega para:

• Cree buzones de correo de recursos en el entorno de destino;
• Transferencia de datos de la base de datos de respaldo a Exchange;
• Garantizar que los usuarios de ambos sistemas puedan colaborar y utilizar recursos en Notes y Exchange.

Paso 4: maximice la eficiencia de la migración

Además de garantizar la precisión de los datos, también es importante asegurarse de que la migración sea lo más eficiente posible dados los requisitos de la organización. La eficiencia de la migración depende directamente no solo de los costos directos, sino también del grado de impacto en el negocio.

Arquitectura de la solución de migración

Uno de los factores más importantes que influyen en la eficiencia es la arquitectura de la solución de migración. Es muy importante elegir una solución con una arquitectura multiproceso que permita que un servidor de migración lleve varios usuarios al mismo tiempo. La arquitectura de subprocesos múltiples reduce los requisitos de hardware para la migración y aumenta la velocidad de la migración, lo que reduce drásticamente el costo general del proyecto. No se deje engañar por las soluciones de migración que afirman ser multiproceso, pero en realidad solo migran un usuario a la vez y requieren agregar estaciones de trabajo para migrar más usuarios a la vez. Según la configuración y el entorno, las verdaderas soluciones multiproceso son entre un 30 y un 5.000 por ciento más eficientes al migrar datos a Exchange y Office 365.

Proceso de migración

La migración implica muchos pasos y los procesos deben ocurrir en el momento adecuado para garantizar una transición sin problemas. Para minimizar la interrupción del negocio y maximizar los beneficios de la migración, todos los procesos deben estar integrados y controlados por una aplicación que pueda completar cada paso de la migración de manera oportuna.

Flexibilidad y autoservicio

Algunos usuarios y departamentos deberán desviarse del proceso de migración estándar. Por ejemplo, el departamento legal puede tener diferentes requisitos de almacenamiento o los ejecutivos pueden necesitar migrar todo el buzón y todos los archivos. Por lo tanto, es importante elegir una solución de migración flexible que permita al equipo de migración adaptarse fácilmente a estos requisitos. Una de las formas más efectivas de lograr esta flexibilidad es utilizar el autoservicio para un subconjunto de usuarios. Por ejemplo, a algunos usuarios se les puede permitir migrar datos adicionales de sus archivos de correo principales o datos locales para convertirlos en un archivo personal en el servidor.

Paso 5: ejecute una migración de prueba

Una vez que se ha completado la evaluación previa a la migración, se ha finalizado la estrategia de convivencia y se han identificado los planes de optimización, es muy importante obtener la validación de la estrategia a través de una o más migraciones piloto.



El propósito de la migración piloto es validar los procedimientos desarrollados e identificar los problemas que puedan surgir luego del inicio de una migración completa, permitiendo solucionarlos antes de iniciar una migración de combate. Como resultado, uno debería esperar e incluso agradecer los problemas durante la migración piloto.

Determinación del volumen de migración piloto

La migración piloto debe ser lo suficientemente grande para recopilar una muestra representativa de datos y responder preguntas relevantes que puedan surgir durante la migración de combate. Si está migrando varios miles de buzones de correo, la muestra debería ser suficiente. Para migraciones muy grandes, el porcentaje puede ser menor.

Elección de datos y sistemas

Es importante utilizar datos de combate y sistemas de combate durante el proceso de migración piloto. Esto es muy importante por varias razones:

• Debes comprender cómo se comportará el entorno de combate. El entorno generado sintéticamente no será representativo del entorno de combate.
• Puede obtener más información sobre los mensajes cifrados, la frecuencia de los tipos de mensajes que no se encuentran en Exchange y los requisitos de almacenamiento basados ​​en datos de muestra.

Establecer expectativas

El proceso de migración piloto también brinda una excelente oportunidad para probar los criterios de éxito descritos para el proyecto y calibrar las expectativas para la migración restante. Si se requieren ajustes, deben documentarse y tenerse en cuenta durante la migración de combate.

Paso 6: programar tiempos de migración para minimizar el impacto en la organización

Agrupación de usuarios

Para minimizar el impacto en los usuarios y la organización en su conjunto, debe migrar simultáneamente los usuarios que trabajan juntos. Los principales factores a considerar al crear estos grupos incluyen la delegación. Busque una solución que pueda recomendar colecciones para la migración en función de la información de relación del usuario en el entorno de origen.

Cronograma de la migración

Después de completar la migración del grupo, asegúrese de incluir en su programa las horas en las que el

impacto en estos usuarios es mínimo. Esto puede significar programar una ventana de migración en momentos específicos del día para evitar migraciones durante el horario comercial, al final del mes del año o durante las ventanas de mantenimiento. Por ejemplo, los equipos de ventas probablemente no deberían migrar hacia el final del trimestre, y es probable que los departamentos legales y de contabilidad tengan límites de tiempo para su migración.

Paso 7: inicie la migración y realice un seguimiento de su progreso

Con enfoques de migración de datos con validación piloto, las migraciones de combate deberían convertirse en eventos de rutina. Probablemente habrá pequeños ajustes a lo largo del proceso para adaptarse a las necesidades de grupos específicos. Seguirá siendo necesario un seguimiento cuidadoso para garantizar que se tengan en cuenta todas las contingencias durante la fase piloto y de planificación. Sin embargo, el proceso debería automatizarse cada vez más. Es importante documentar e informar el progreso de toda la organización para cumplir con el programa de migración de combate para garantizar que se cumplan las expectativas. El seguimiento y la retroalimentación siguen siendo aspectos clave de una migración exitosa a lo largo de todo el proceso.

Conclusión

Hemos cubierto los aspectos a considerar al migrar su servicio de correo electrónico. Si ahora está en el proceso de elegir una solución de migración o simplemente está pensando en ello, es importante considerar todo esto. Trabajamos con las soluciones de migración de Quest y estamos listos para recomendarlas como las más efectivas para reducir la cantidad de pasos manuales y aumentar la cantidad de datos transferidos como resultado de la migración.



Si desea obtener más información sobre enfoques efectivos para la migración, deje una solicitud en el formulario de comentarios en nuestro sitio web o simplemente llame, y también puede estudiar materiales adicionales utilizando los enlaces a continuación:



Artículo de Habr: Migración de IBM Lotus Notes / Domino a Microsoft Exchange



Quest Migrator para Notas para intercambiar en el Gals



Quest Coexistence Manager para notas en el sitio de Gals



Quest Migrator for Notes to Exchange Quest



Quest Coexistence Manager for Notes Quest