Hoja de ruta para la introducción del portal corporativo Bitrix24 en una gran empresa. Metas, etapas, lugar en la infraestructura

La esencia del artículo es breve.

Bitrix24 a menudo se percibe como "solo un CRM" o un rastreador de tareas.

Las grandes empresas tienen sus propias particularidades, necesitan una “ventana única de acceso a los servicios”.

Este es el Portal Corporativo.

El artículo proporciona una hoja de ruta detallada para la implementación en una gran empresa y muestra la secuencia de pasos.

Problema: Comunicación en un equipo de 150 personas

Cuantos más empleados haya en la empresa, peor con un solo campo de información. La gente deja de reconocerse de vista, la resolución de problemas laborales se vuelve más complicada, las comunicaciones se rompen.



La razón de esto es simple: un ser humano como especie biológica trabaja cómodamente con 5-10 amigos cercanos, y el límite "teórico" de conocidos es 150 personas. Este es el tamaño máximo de la "tribu" primitiva.



En el siglo XXI, las personas pueden resolver problemas graves y reunir grandes equipos para ello. Pero los problemas de la biología no se han ido a ninguna parte: sin medios especiales, la comunicación en una gran comunidad será deficiente.



El malo es lento, ineficaz y requiere mucho papel. A nadie le gusta la burocracia, pero casi siempre una gran empresa (incluso una moderna) sufre exactamente de esto: la complicación del flujo de documentos.



Por extraño que parezca, las tecnologías de la información modernas agregan problemas. El “almacén” tiene su propio programa, los “vendedores” tienen el suyo, los analistas trabajan en Excel, el principal método de intercambio es el correo electrónico y los chats.



Todo esto conduce a una caída de la eficiencia. Paradoja: en el siglo XXI, un equipo de tres personas por empleado trabaja mucho más eficientemente que un “edificio de oficinas” de 3000 especialistas.



Pero debería ser al revés: la consolidación de la empresa ayuda a la división del trabajo y debería salvar a las personas en operaciones secundarias. Todos pueden concentrarse en los suyos.



¿Cuál es el problema? ¿Dónde está el cuello de botella en una oficina moderna? Mucha información, gente y "programas". No puede concentrarse en su área de trabajo si reemplazar el teclado requiere una nota.

Solución: portal corporativo - menos "programas" para un empleado

Bitrix24 debería ser una “ventana única” de acceso a información y servicios corporativos. El portal de intranet corporativo reduce el número de “programas” donde trabaja cada persona.



El artículo describe cómo hacer esto, lo que necesita preparar en cada etapa. Recibirá una hoja de ruta detallada para una implementación tan completa.



La implementación consta de cinco etapas, cada una con cinco pasos. Cada empresa tiene sus propias características, pero la lógica general para implementar y configurar Bitrix24 debería ser exactamente la misma.



Los bloques están interconectados, pero se desconectan fácilmente. Si un determinado bloque no es relevante para su empresa, excluirlo del plan de implementación, el resto no se verá afectado.

¿Qué empresas encajarán en este escenario de implementación?

El escenario es adecuado para empresas de fabricación, construcción y servicios de 150 a 3000 personas, donde hay 3 o más niveles jerárquicos, departamentos y sucursales.

Etapa 1 “Configuración inicial. Invitando empleados "

Puedes llevar a un caballo a un abrevadero, pero no puedes obligarlo a beber.

El objetivo de la primera etapa es proporcionar un conjunto mínimo de servicios viables para que los empleados comiencen a usar el sistema.



En esta etapa, se cargan la estructura organizacional, la información básica sobre la empresa y los empleados, se brindan los primeros servicios útiles.



Es importante que las personas de la empresa estén complacidas de recibir una invitación al portal de intranet Bitrix24 para que exista información actualizada y servicios útiles. Necesitamos un "caramelo". Cada empresa tiene la suya.



Ejemplo de una página de inicio del portal para una organización grande (se muestra la interfaz del director de recursos humanos):

Preguntas

Si es el director de proyecto para la creación de un portal de intranet interno, para tener éxito en la primera etapa deberá responder las siguientes preguntas:

1. ¿Qué sistema de software almacena actualmente información actualizada sobre la estructura organizativa de la empresa: departamentos, divisiones, gerentes?
   
   Respuestas típicas:
   
   - MS Active Directory;
   
   - 1C: Gestión de sueldos y personal;
   
   - en ninguna parte (en este caso, Bitrix24 se convierte en el "punto de verdad" sobre la estructura).
   
   
   
   Respuestas que harán que la primera etapa sea más larga:
   
   - la estructura de departamentos en AD, y posiciones y composición de departamentos en ZUP;
   
   - tenemos varios "dominios" y copias del ZUP;
   
   - los derechos de acceso de los empleados se almacenan en un sistema de terceros;
   
   - todo es complicado, necesitas un intercambio en tiempo real.
   
   
2. ¿Dónde se almacena ahora la información oficial de la empresa? ¿Quién preparará sus publicaciones?
   
   
3. ¿Las vacantes laborales están organizadas digitalmente? ¿Existe un programa especializado o una cuenta personal en el lugar de trabajo? ¿Con qué frecuencia aparecen nuevas vacantes? ¿Necesita la publicación automática de vacantes en el portal?
   
   
4. ¿Qué "agradable" podemos ofrecer a los empleados en la primera etapa? Variantes de respuesta:
   
   - el menú de la cafetería o comedor corporativo más cercano
   
   - un directorio de números de teléfono y cumpleaños
   
   - para automatizar el proceso “doloroso” (incluso desde la siguiente etapa).
   
   

Recursos

Para que la primera etapa sea exitosa, debe involucrar:

1. Un implementador de Bitrix24 competente con competencias de integración. Elegir una licencia, instalar un sistema y formar una visión común con los líderes de proyectos de la empresa es la base del éxito.
   
   
2. Especialistas en informática. La configuración y el número de servidores para la carga requerida (disco, número de usuarios, tareas informáticas, integraciones) serán calculados por la empresa implementadora.
   
   
3. Departamentos de RRHH, marketing y relaciones públicas para brindar información.
   
   

Diagrama de Gantt de la primera etapa de implementación.

Lo que estará listo después del final de la primera etapa:

1. El organigrama se importa y se actualiza automáticamente cuando hay cambios en los sistemas principales.
2. Los empleados inician sesión en el portal de la intranet con una única contraseña de dominio (o una contraseña separada).
3. Toda la información oficial requerida por los empleados está disponible.
4. Actualizaciones informales de la vida, eventos corporativos y anuncios están disponibles.
5. Los empleados conocen los pedidos y los pedidos, las noticias y los eventos de una sola fuente.
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3. Bitrix24 Active Directory.
   
   

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En la segunda etapa, nuestra tarea es “comenzar la vida” dentro del portal corporativo. Si en la primera etapa dimos "dulces" para que sea más fácil comenzar, en la segunda etapa se lanzan muchas secciones útiles a la vez.



La segunda etapa es clave. Ahora un empleado podrá resolver sus tareas de diseño y organización en Bitrix24 todos los días.

Ejemplo de una página de empleado nuevo

Preguntas

Para la segunda etapa, deberá recopilar los requisitos para preparar mucha información:

Base de conocimientos.

1. ¿Cómo se presenta la base de datos corporativa? Por ejemplo:
2. ¿Necesita dividir el acceso a la base de conocimientos (por puesto o departamento)?

Gestión de proyectos.

1. ¿Qué sistemas se utilizan en la empresa para la gestión de proyectos?
   
   - PlanFix / Jira / Youtrack / Redmine / MS Project / Programas especiales?
   
   
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5. ¿Qué procesos en la oficina se repiten con mayor frecuencia y son ineficaces? Por ejemplo, ¿cómo es un viaje de negocios en la vida?

Flujo de documentos

1. ¿Qué sistemas de gestión documental se implementan en la empresa? ¿Estás satisfecho con ellos? ¿Qué parte del flujo de trabajo requerido cubren estos sistemas?
   
   
   
   ¿Qué documentos deben acordarse rápidamente a lo largo de rutas simples (para ellos, los procesos comerciales serán configurados por Bitrix24)? Ejemplos:
   
   - solicitudes de pago con ubicación en el calendario de pagos;
   
   - ayuda;
   
   - ofertas comerciales.
   
   
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2. .
4. La dirección recibió herramientas para el control transparente de varios procesos y una imagen del empleo de los servicios.

Enlaces relacionados

1. Servicio de ventanilla única Bitrix24
   
   
2. ¿Cómo organizar el flujo de documentos en Bitrix24? 6 tareas y 4 formas de resolver
   
   
3. Metodología para el desarrollo de rutas para la aprobación de documentos en el EDMS
   
   
4. Gestión de proyectos típica
   
   
5. Solicitudes de servicio y soporte técnico en Bitrix24
   
   

La segunda etapa es la clave del proyecto. Por regla general, esta es precisamente la razón por la que la empresa quiere implementar un portal de intranet que funcione. Pero hay muchas preguntas al respecto.

Etapa 3 “Conveniencia del empleado”. Tareas de recursos humanos

- ¿Y beso?

La tarea clave después de lanzar todos los procesos principales en Bitrix24 es el personal y la felicidad de las personas. La empresa ha crecido, una intranet ha crecido con ella. Es todo un mundo por resolver. Necesitas hacer que la gente sea "fácil".

Preguntas antes de la tercera etapa "Felicidad de los empleados y función de recursos humanos"

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3. - .
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5. ,
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1. HR 24
2. Bitrix24 como portal de recursos humanos, centro de desarrollo de personal y universidad corporativa
3. Un ejemplo de recopilación de KPI para un empleado sobre la velocidad del trabajo en CRM
   
   
4. Informes especiales de desempeño
   
   
5. Chatbot para búsqueda rápida de documentos

La tercera etapa es traer alegría al trabajo. Es muy importante para el futuro de la empresa y su clima interno. Cuando es más fácil trabajar con RR.HH., los empleados sonríen con más frecuencia. Es importante.

Etapa 4 "Ventas"

El dinero es la sangre de los negocios.

Vender a los clientes es un tema clave para todas las empresas comerciales. Al construir un portal de intranet para una gran empresa, el tema de las ventas no surge de inmediato.



¿Por qué? Después de todo, Bitrix24 se posiciona como un sistema CRM, ¿una herramienta de ventas? Hay muchas herramientas listas para trabajar con los clientes: líneas abiertas, ventas en chats, análisis de probabilidad comercial ...?



Primero, una empresa de 150 personas siempre tiene procesos de ventas y servicio al cliente. Puede que no sean óptimos, pero lo son. Las ventas no son el principal problema, no es por eso que se está introduciendo el portal.



En segundo lugar, estos procesos son casi siempre bastante complejos. Muchos tipos de contratos, precios mayoristas, pagos diferidos, ventas de proyectos, reclamaciones. Bitrix24 CRM no es adecuado para esto desde el primer momento.



Necesitamos adaptar el CRM a los procesos de una gran empresa, una unidad de gestión de concesionarios, informes de gestión, control de cuentas por cobrar y análisis del trabajo de los empleados del departamento de ventas.



Esto es exactamente lo que se hace en la etapa 4 "Ventas".

Preguntas antes de la cuarta etapa de implementación de B24 en una gran empresa "Ventas"

1. ¿Cómo se digitalizan ahora los procesos de ventas y atención al cliente en la empresa? ¿Existe CRM, registro de solicitudes de clientes, analítica de ventas en el contexto de los canales publicitarios?
2. - En caso afirmativo, ¿el departamento de ventas de Bitrix24 considera a Bitrix24 como una nueva plataforma?
3. ¿Cuáles son las características contables de trabajar con clientes en la empresa ahora? Por ejemplo, "Estructuras de tenencia de un cliente", cuando, de hecho, en un cliente puede haber muchas:
   
   - personas jurídicas
   
   - facturas de pago
   
   - personas de contacto
   
   - consignatarios
   
   
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   — Microsoft Power BI
   
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• CRM.

La cuarta etapa incluye el servicio comercial y los distribuidores en un solo campo de información de la empresa. Este es un paso más para resolver una tarea clave: hay menos programas, más sonrisas y la gestión es más clara.

Etapa 5. Cuentas personales

Cuenta personal para todos!

Las cuentas personales en línea para resolver problemas comerciales especiales completan las cinco grandes implementaciones. Estas oficinas conectan a empleados, gerentes, clientes y distribuidores en un solo campo de información.



Las cuentas personales se integran con los procesos comerciales de la empresa y hacen que el trabajo en general sea más rápido y mejor.

Preguntas antes de la quinta etapa de implementación de B24 en una gran empresa "Cuentas personales"

Las funciones de cada gabinete están relacionadas con los procesos de la empresa. La empresa siempre tiene características y características específicas que deben tenerse en cuenta al implementar. Por ejemplo, la secuencia de inicio o las características de los procesos en el LC.



El director del proyecto debe seleccionar de 3 a 5 tipos de usuarios o socios comerciales, con quienes "duele" más: burocracia, problemas, quejas, baja velocidad y eficiencia.



¿Necesita comprender cómo se implementan los procesos ahora? ¿Qué cuentas personales se necesitan?

Resultados esperados de la etapa de lanzamiento de cuentas personales:

1. Las comunicaciones con el "mundo exterior" se entretejen en el portal de la intranet: distribuidores, contratistas, clientes.
2. Los procesos de negocio del portal de la intranet cubren toda la empresa.
3. Es fácil para los ejecutivos realizar un seguimiento del compromiso con las quejas, los distribuidores y los especialistas.
4. La velocidad de las comunicaciones en todas las direcciones ha aumentado gracias a las convenientes cuentas personales.
5. Contratistas, distribuidores, socios, empleados dicen "gracias, es bueno".

Enlaces sobre el tema "Cuentas personales"

1. El mejor proyecto online para promocionar un fabricante en retail 2018
2. Más de 17 funciones de una tienda online B2B mayorista. Ejemplos de interfaces
3. Cuenta personal del cliente de EVRAZ
4. Procesamiento de reclamos en su cuenta personal

La quinta etapa incluye especialistas, socios y contratistas en un solo campo de información de la empresa. La empresa ha resuelto el problema de digitalizar sus actividades.

Versión completa de la hoja de ruta

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Total

La implementación del portal de intranet en una gran empresa permite:

• reducir el número de cambios entre diferentes programas para empleados;
• reducir el papeleo;
• crear un entorno de información unificado;
• aumentar la eficiencia en todas las áreas de trabajo mediante la integración con el software corporativo;
• hacer más felices a los empleados, gerentes, líderes de la empresa.

La hoja de ruta descrita en el artículo es la base para un proyecto de implementación específico. ¡Úsalo!