Todos entendemos que no vivimos en Japón, donde hay contratos de por vida. Cualquier empleado puede renunciar y cambiar de trabajo en cualquier momento que le resulte conveniente. Pero en el proceso de trabajo, esta persona obtiene acceso oficial a los valores de la empresa. En muchos casos, el trabajo eficaz de un especialista es imposible sin este acceso. Pero, ¿cómo evitar el abuso?
Sobre los valores a los que se accede en el departamento comercial
En este post, hablaré principalmente sobre el trabajo del departamento comercial, aquí es donde ocurren las fugas con mayor frecuencia.
El gerente de ventas generalmente obtiene acceso a este tipo de valores:
- Finanzas. La relación es indirecta, ya que, a diferencia de la contabilidad, el departamento de ventas no interactúa directamente con el dinero.
- Productos. Aquí también el acceso es solo parcial, ya que otro departamento se encarga de los saldos del almacén.
- Información. El punto más importante. Este tipo de valor lo crea el departamento de ventas y, en la mayoría de los casos, el empleado obtiene acceso directo a los datos que él y sus colegas han acumulado.
Las manipulaciones financieras son posibles en el departamento de ventas solo de manera indirecta, esto sucede a través de la manipulación de descuentos o la diferencia en los tipos de cambio. No entraré en detalles sobre estos métodos aquí. Los fraudes son bastante conocidos, al igual que los métodos de protección contra ellos. Además, estos abusos no son relevantes para el tema de la publicación.
El abuso de bienes se puede llevar a cabo junto con los trabajadores del almacén. La mayoría de las veces, en este caso, se crean documentos de gastos, sobre la base de los cuales se envían las mercancías. A continuación, se elimina el documento electrónico, se destruye la copia impresa. Con base en los resultados del inventario, la escasez se cancela como costos.
Otro método es crear una "re-calificación" de acuerdo con los documentos. En este caso, algunos artículos se envían, mientras que otros aparecen en los documentos, la mayoría de las veces, a petición del comprador. A veces, tales acciones se realizan bajo la dirección del gerente, más a menudo por iniciativa del empleado. Durante el próximo inventario, se corrige la escasez, la diferencia se cancela en la "re-calificación". Estas acciones tampoco están clasificadas como secretos comerciales.
Por lo tanto, pasamos a lo más importante: trabajar con información.
Secreto comercial: ¿que es?
Muchos líderes empresariales y propietarios creen erróneamente que todo tipo de información que sus empleados reciben en el trabajo para realizar sus funciones oficiales pueden considerarse por defecto un secreto comercial. Estos errores tienen tristes consecuencias.
Un secreto comercial no es ni siquiera la información protegida en sí, sino el modo de operación de la empresa. Aquellos. solo la introducción de un determinado modo de funcionamiento, incluido el flujo de trabajo correspondiente, ayudará a proteger los tipos de información seleccionados mediante secretos comerciales.
Una vez la frase "instalación segura" se asoció con algo militar, ya que existía un grado máximo de protección, incluyendo cualquier tipo de datos. Hoy en día, las empresas que utilizan secretos comerciales pueden denominarse empresas de "régimen", es decir, definir claramente qué información protegen y tomar las medidas organizativas adecuadas.
La información que se puede obtener en el dominio público - nombre, dirección, NIF, número de teléfono de la empresa, etc., no puede ser "restringida". En principio, cualquier información que esté en el dominio público no puede considerarse confidencial, pero, en primer lugar, se debe guiar por lista del artículo 5 de la Ley Federal de secretos comerciales.
Artículo 5. Información que no puede constituir secreto comercial
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- sobre las condiciones de licitaciones o subastas para la privatización de propiedad estatal o municipal;
- sobre el tamaño y la estructura de los ingresos de las organizaciones sin fines de lucro, sobre el tamaño y la composición de su propiedad, sobre sus gastos, sobre el número y la remuneración de sus empleados, sobre el uso de la mano de obra libre de los ciudadanos en las actividades de una organización sin fines de lucro;
- en la lista de personas con derecho a actuar sin poder notarial en nombre de una persona jurídica;
- cuya divulgación obligatoria o la inadmisibilidad de restringir el acceso a lo establecido por otras leyes federales.
Los datos confidenciales son datos que la organización considera "cerrados", están destinados únicamente para uso oficial y su divulgación se considera una violación de los secretos comerciales.
En el departamento de ventas, la información del "régimen" incluye:
- Base del cliente.
- Transacciones con clientes.
- Información sobre la relación con los clientes.
La base de clientes incluye una lista de organizaciones e individuos que son compradores (clientes): sus nombres, nombres completos de las personas de contacto, teléfonos, direcciones y otros métodos de comunicación.
Las transacciones son los detalles de las relaciones financieras (cuándo pagan los clientes, con qué detalles, qué pagos, etc.).
Las relaciones incluyen información sobre las necesidades de los clientes, la frecuencia de las aplicaciones, los detalles de los envíos, etc. Con base en estos datos, puede comprender cómo y qué es mejor vender a un cliente en particular.
Por qué necesita proteger la información
Es extremadamente importante proteger todas las categorías de datos descritas anteriormente mediante secretos comerciales. Solo entonces la empresa podrá operar de manera segura.
Si estos datos están disponibles para los competidores, pueden aprovechar la información. Por ejemplo, se pondrán en contacto con tus clientes y les harán una oferta interesante con los mejores precios o productos que tú no les puedas ofrecer.
A menudo, las organizaciones cooperan de manera continua, están contentas con todo y, por lo tanto, no controlan el mercado y no saben que hay opciones de cooperación más rentables que las que tienen ahora. Pero si llega una oferta interesante a dicha empresa, lo más probable es que la organización cambie de proveedor. La empresa filtrada perderá beneficios.
Más sobre la fuga: cómo sucede
Las opciones más comunes son:
- El empleado se descarga él mismo una copia de la base de datos en cualquier forma conveniente. Pueden ser archivos de datos o información en papel.
- Al comunicarse por correo electrónico con un cliente, se envían copias al buzón del empleado o de terceros. Examinar esta información le ayuda a obtener la información que necesita.
Tales "fugas" se pueden crear gradualmente, como resultado, las personas continúan trabajando en la organización, pero al mismo tiempo reciben ingresos de los competidores. Con mucha más frecuencia, la base de clientes se descarga para uso personal antes del despido planificado.
Además, el gerente puede organizar algún tipo de sabotaje durante este período. Por ejemplo, a los clientes que quieran "llevarse" a los competidores se les ofrecerán condiciones menos favorables y luego, ya en un lugar nuevo, con una comprensión completa de todos los matices, concluirán un trato rentable.
Daños por infracción de secretos comerciales
Para evaluar el daño, debe comprender qué recursos de la empresa se pueden restaurar en caso de pérdida y cuáles son imposibles o extremadamente difíciles. Entonces, si le roban algunos bienes, es desagradable, pero aún puede comprar otros nuevos. Es cierto que esto requiere dinero. Pero el dinero es el recurso que obtiene de sus clientes. Por lo tanto, la situación con tal robo es desagradable, pero se puede arreglar.
Los clientes comerciales pueden compararse con un pozo, donde siempre hay agua. Siempre que utilice este "pozo", el negocio funciona y cualquier pérdida puede ser compensada.
Ahora imaginemos que el pozo está seco. El agua "se fue", es decir, clientela. Esto sucede cuando se filtra un secreto comercial.
En la vida, la negativa a cooperar de todos los clientes de la empresa prácticamente nunca se encuentra. Normalmente, las fugas solo dejan un subconjunto de clientes. Pero incluso en este caso, resulta que su nivel de "agua" ha disminuido significativamente, y esto es durante mucho tiempo. Aquellos. además, obtiene menos beneficios no solo hoy, sino también mañana, e incluso en un año. Cuanta más lealtad le haya mostrado el cliente, más ganancias potenciales perderá.
En los negocios nacionales, curiosamente, no se presta suficiente atención a estos puntos. De hecho, esto es un gran error. Las finanzas y la riqueza son renovables, los clientes no. Si el comprador ha cambiado de proveedor, casi nunca regresa.
Infracción de secreto comercial: historias reales
Para comprender mejor el daño que sufre una empresa por la falta de atención a los secretos comerciales, decidí compartir con ustedes ejemplos que encontré en la vida real. La esencia es la misma en todas partes: alguien tiene acceso a la información y comienza a usarla no en beneficio de la empresa. Pero en algún lugar terminó en un tribunal penal, y en algún lugar un ex empleado o socio utiliza los datos con impunidad. Todo dependía de si las personas se cuidaban de antemano o no.
Fuga del departamento de presupuestos y licitaciones
La empresa trabaja con grandes instalaciones industriales y petroleras, y periódicamente realiza licitaciones de construcción.
En la división de estimación y licitación, una niña trabaja en una posición alta. Y su esposo está en la dirección de una empresa de construcción, un participante habitual en tales concursos. Antes de la próxima licitación, la niña copia los datos y envía los archivos a su correo electrónico personal. Como resultado, la empresa constructora recibe todos los documentos de licitación, incluidos los documentos oficiales, incluso antes de que se anuncie la licitación.
Aquí, la empresa asumió la protección de la información y los secretos comerciales de manera oportuna. Por lo tanto, tan pronto como se supo de la infracción, el empleado fue despedido en virtud del artículo "Por divulgar información confidencial".
Trató de defenderse a través de los tribunales, pero la culpa era inequívoca. Como resultado, la niña perdió no solo un buen salario y un buen trabajo, sino mucho más. Con tal reputación, será extremadamente difícil conseguir un trabajo.
En la Federación de Rusia, los libros de trabajo ya se están introduciendo en formato electrónico. Después de su amplia distribución, no será posible "perder" un registro de trabajo con un registro inconveniente y empezar de cero. Como resultado, estos problemas de reputación son incluso más graves que antes y tienen un impacto mucho mayor en la motivación de las personas que los diversos tipos de multas.
Datos del cliente bancario
En uno de los grandes bancos, un empleado podía trabajar con bases de datos con información confidencial de clientes (particulares), donde aparecían, entre otras cosas, números de tarjetas bancarias, teléfonos y palabras clave.
Además, esta persona acordó con terceros que periódicamente les transferiría datos sobre las cuentas de los clientes, así como información que facilitaría el acceso a las mismas. Esta historia se prolongó durante más de un día. Los estafadores retiraron dinero de las tarjetas de otras personas, las personas sufrieron daños, el banco sufrió pérdidas de reputación y perdió clientes.
El servicio de seguridad identificó el origen de los problemas, el empleado fue despedido y sancionado bajo un delito. Aquí la responsabilidad resultó ser sumamente seria. Pero todo comenzó con el hecho de que una persona tuvo acceso a datos "cerrados", pero no entendió con qué "esquemas" lo amenazarían como resultado.
Departamento de ventas y secretos comerciales
Esta historia se ha convertido durante mucho tiempo en un problema de masas, así que aquí decidí generalizar un ejemplo. El departamento de ventas trabaja constantemente con la base de clientes, los gerentes adquieren conocimiento sobre los clientes, sus características, las relaciones con ellos. El propio gerente recibe una parte importante de dicha información del cliente y la introduce en la base de datos con sus propias manos. Como resultado, muchas personas sienten que estos datos les pertenecen personalmente y no a la empresa.
Como resultado, en vísperas del despido (y a menudo incluso antes), el gerente recopila información sobre sus clientes y la copia para sí mismo. Alguien se lleva un archivo a casa en una unidad flash, alguien lo envía a través de Internet, algunos están más cerca de cuadernos de papel con notas. No importa, lo principal es que los datos “salen” de la empresa. Algunos gerentes de esta manera copian datos no solo sobre sus clientes, sino sobre toda la base de clientes.
Esto sucede en uno de dos casos:
- El gerente planea renunciar y aceptar un trabajo con la competencia;
- Amigos del empleado o él mismo va a abrir un negocio similar.
¿Cómo puede un empleador reaccionar ante tales infracciones?
- Métodos disciplinarios de influencia, incluida la entrada de información en el trabajo. Esto se hace si la situación es difícil, pero no crítica, y por alguna razón no quieren despedir a la persona.
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Esta historia se centra en una empresa de fabricación. Para sus propias necesidades, los especialistas han modernizado una de las máquinas. De hecho, se ha vuelto único, ya que nadie produce nada parecido. Después de un tiempo, la máquina se averió. Para la reparación, se eligió una organización de terceros, a la que no solo se transfirió la máquina en sí, sino también dibujos de modificaciones únicas.
Los especialistas en reparación cumplieron con sus obligaciones, la máquina volvió a funcionar. Y después de un tiempo, la empresa que ejecutó el contrato de reparación comenzó a producir máquinas con la misma revisión.
Aquí, los propietarios de la información no pudieron proteger sus derechos, ya que no registraron en ningún lugar que los dibujos de la máquina modificada estuvieran incluidos en el secreto comercial.
Franquicia y secreto comercial
La franquicia en los negocios modernos es muy común. Casi todo lo imaginable está franquiciado, desde recetas de hamburguesas hasta herramientas de marketing. Todo lo que pueda llamarse propiedad intelectual se puede vender bajo una franquicia.
Por separado, vale la pena tratar este concepto como un secreto de producción.
El secreto de la producción es un tipo de propiedad intelectual.
Código Civil de la Federación de Rusia, artículo 1465. Secreto de producción (conocimientos técnicos)
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Por ejemplo, si la lista de clientes, sus contactos, proyectos y el historial de relaciones se presentan en forma de base de datos, dicha base de datos es un resultado protegido de la actividad intelectual (subpárrafo 3, párrafo 1 del artículo 1225 del Código Civil de la Federación de Rusia), y el método de búsqueda, atracción de clientes y el formato de cooperación con ellos puede considerarse un secreto de producción en el sentido del art. 1465 del Código Civil de la Federación de Rusia.
La protección legal, a su vez, surge de la introducción de un régimen de secreto comercial, y esta es la única forma.
Entonces, desde un punto de vista legal, un secreto comercial aparece cuando un secreto comercial se difunde sobre cierta información relacionada con los métodos de producción.
Por ejemplo, el secreto de la producción de Coca-Cola se guarda con mucho cuidado. Como resultado, durante años los competidores han intentado repetir la receta, pero nadie ha podido reproducir exactamente el mismo sabor.
Pero también sucede de otra manera. Las organizaciones pequeñas a menudo no saben cómo mantener adecuadamente un secreto de producción.
Por ejemplo, una pequeña empresa compra una peluquería mediante un contrato de concesión (franquicia). Por cierto, el nombre de la franquicia en este caso no es del todo correcto, pero está generalmente aceptado. Entonces, se está abriendo un nuevo establecimiento con una determinada marca. Sus gerentes y empleados están capacitados en estándares de trabajo específicos, tienen acceso a documentación que pertenece a los desarrolladores de la marca.
La peluquería funciona, el propietario, de acuerdo con un contrato de concesión comercial, deduce ciertos fondos por el uso de la marca. Después de un tiempo, la institución se cierra o, como otra opción, los empleados que tenían acceso a la mayor parte de la información comercial la abandonan.
Después de un tiempo, se abre un nuevo establecimiento, y tiene su propia marca, especial. Pero los clientes la reconocen como una peluquería familiar por numerosas características: enfoque de trabajo, "trucos", principios, etc.
Al comprar una franquicia, esto sucede en la Federación de Rusia en muchas áreas. Y solo hay una razón: los propietarios de marcas cometen errores al redactar documentos. Como resultado, los extraños obtienen sus secretos comerciales con impunidad y de forma gratuita.
Cómo proteger la información comercial
Qué se necesita para la introducción competente del régimen de secreto comercial:
- Cree documentos que detallen todo tipo de datos que se consideran secretos comerciales.
- Firmar un compromiso de confidencialidad con cada empleado (al ser contratado, se convierte en parte integral del contrato de trabajo).
De esta forma, la empresa recibirá protección legal ante posibles acciones de los empleados que tengan acceso a información comercial.
Al mismo tiempo, las personas que ya tienen un empleo comprenden qué información se clasifica como “cerrada”. Entienden las posibles consecuencias de copiar y divulgar estos datos. Como resultado, incluso después del despido, una persona pensará bien si vale la pena llevarse consigo a la base de clientes, ya que comprende a lo que se enfrenta si el empleador conoce información al respecto.
Preguntas y respuestas
¿Cómo determinar qué información se considera secreto comercial?
Cada empresa elabora una lista completa, inequívoca y clara de los tipos de información que considera necesario “cerrar”. Se presenta a los empleados a esta lista, después de lo cual firman un acuerdo de no divulgación. Como resultado, todos los empleados saben claramente qué información no está sujeta a divulgación o uso personal. La responsabilidad potencial por la infracción se especifica en el documento de no divulgación. Se convierte en evidencia de abuso en la corte.
¿Se abusa a menudo de los secretos comerciales?
Por experiencia personal, puedo decir que el porcentaje de tales abusos no es muy alto, especialmente si la empresa se ha encargado de introducir un régimen de secreto comercial de antemano. La mayoría de las veces, un empleado al que se le ha pagado muy poco o que se ha ofendido de alguna manera, por ejemplo, al que se le pasó por alto cuando se le asignó un puesto gerencial, tiende a "quitar" la base de clientes, etc. Además, la base de clientes es interesante para las personas que planean abrir un negocio similar por su cuenta o que tienen familiares y amigos que participan en actividades similares.
¿Es realista luchar contra este tipo de abuso?
Puede pensar en varios métodos para combatir la fuga de información, incluidos los métodos técnicos (derechos de acceso a diferentes tipos de información) que vienen al rescate. Pero es mejor prevenir cualquier problema que afrontar las consecuencias. Por lo tanto, es importante asegurarse de que una persona esté familiarizada con los documentos relacionados con los secretos comerciales y comprenda claramente las posibles consecuencias del abuso.
En este caso, funciona el mismo principio que para los ciudadanos del estado. Todo el mundo sabe que las leyes no se pueden romper. Todos entienden la responsabilidad que se puede incurrir en este o aquel caso. Por tanto, la mayoría de los ciudadanos cumplen con la ley. Lo mismo ocurre con los secretos comerciales. Si una persona entiende que el castigo puede ser grave, que va desde multas y pérdida de reputación, y terminando en algunos casos en criminal, pensará tres veces si vale la pena violar las obligaciones firmadas.