¿Cual es el problema?
Quizás, para algunos, nada. Pero nos encontramos con un problema. Nos dedicamos a crear y automatizar sistemas de ventas, implementar CRM y crear una infraestructura en la nube para las empresas. Además de los departamentos de desarrollo y producción, los proyectos de los clientes a menudo incluyen especialistas en marketing, vendedores, contables y otros empleados. Y empezamos a pensar en cómo organizar un proceso de gestión de proyectos eficaz.
Si el proceso de desarrollo y producción se organiza en una plataforma como Jira o GitLab, nadie, excepto el de desarrollo, entiende qué es qué . Para conectar a un empleado externo al proyecto, debe reunirse con él, explicar el contexto, arreglar la tarea en algún lugar, luego controlar el nivel de preparación en los chats de trabajo, obtener el resultado a través del chat y agregarlo a Jira. Y así siempre.
El desarrollo está aislado de otros departamentos de la empresa, no saben cómo atraernos y no sabemos si necesitan nuestra participación.
Hace un par de años descubrimos la plataforma Asana. En este artículo quiero contarte cómo organizamos el proceso de gestión de desarrollo y producción para que:
- toda la empresa trabajaba en un solo ecosistema,
- todos tenían suficiente funcionalidad,
- fue posible estimar el costo de cada proyecto en horas y dinero,
- el trabajo con los clientes era a largo plazo: no en el marco de una tarea, sino en el marco de un proyecto completo con una acumulación constante de ideas.
Un poco sobre cómo conocer Asana
Pasé 10 años buscando un software conveniente para la gestión de proyectos. Trello, Jira, Planfix, Megaplan, Bitrix24 y docenas de otros rastreadores de tareas no han pasado la prueba de resistencia. Entonces encontré a Asana. Y todo salió bien.
En nuestra opinión, es la mejor y más rápida plataforma para la gestión de proyectos y tareas. En la actualidad, Asana es el líder mundial en popularidad y satisfacción del usuario. Esto se evidencia en el gráfico de la calificación g2.
Somos fanáticos de Asana, incluso obtuvimos la certificación para poder implementarlo en los clientes.
Describiré brevemente el proceso desde la venta hasta la implementación del proyecto.
Como vendemos servicios de TI, nuestro embudo es bastante largo y, hacia el final, ingresa al departamento de producción y, en ocasiones, al de desarrollo.
El departamento comercial realiza manipulaciones estándar: auditoría, aprobación de propuesta comercial, firma de acuerdo, transferencia de la transacción a producción. Producción puede no aceptar el contrato: necesariamente debe indicar el presupuesto, la fecha de transferencia a producción, el tiempo estimado del fondo para la ejecución del proyecto.
Gracias a la combinación de amoCRM + Asana, cuando la transacción se transfiere del departamento de ventas a producción y viceversa, el trabajo no se interrumpe en ningún lado. El área de responsabilidad del departamento de ventas se indica en azul, el área de responsabilidad del departamento de producción, en rosa, el departamento de desarrollo.
Es importante que el departamento de desarrollo, a diferencia del departamento de proyectos, no participe en todos los proyectos. A veces, personalizar el sistema no requiere soluciones personalizadas.
Entonces, cuando el gerente puso el proyecto en producción, el gerente de ventas en 1 clic va a Asana (captura de pantalla). Desde amoCRM, el proyecto se crea automáticamente en Asana.
Una tarea (tarea) con un mapa de proyecto, propuestas comerciales se crea automáticamente en el tablero general de proyectos de los clientes. Aquí se muestran todos los clientes que están actualmente en producción. Aquí se nombra un gerente responsable, se establecen plazos, se selecciona el tipo de trabajo y se cambian los estados de las tareas.
Un gerente puede lanzar cualquiera de los procesos comerciales automáticos propuestos en una tarea:
- Buscar / crear el proyecto de un cliente + adjuntar una tarea allí
- Complete la tarea con información sobre el trato
- Crear un trato a partir de la tarea actual
El proyecto se llena con todos los datos especificados en amoCRM. Dependiendo del tipo de servicios, se crea inmediatamente un conjunto de subtareas para la implementación de bloques de trabajo relevantes. Todo lo que le queda al director del proyecto es descomponer las tareas detalladas, asignar personas responsables y plazos.
Esta placa le ayuda a poner en marcha nuevos proyectos. Pero es inconveniente controlar los estados actuales y la presencia de proyectos en la zona de riesgo.
Cómo agrupamos las tareas y proyectos del cliente
Desde el tablero general de todos los proyectos, el gerente agrega el proyecto a 3 tableros más:
- tablero de clientes personales;
- cartera de clientes activos;
- cartera de administradores.
Averigüemos por qué necesitamos cada una de las entidades.
En la captura de pantalla puede ver el tablero personal del cliente.
¿Por qué es este tablero?
Solíamos pensar en tareas. Completé la tarea, fui a hacer otra. Resultó que hacemos exactamente la cantidad de trabajo para el cliente que pidió. Pero queríamos construir relaciones a largo plazo, así que pasamos de trabajar con tareas a trabajar con clientes.
Nos aseguramos de anotar todas las ideas de mejora para el cliente. Incluso si es un pensamiento arrojado accidentalmente al aire por el cliente, lo arreglamos y lo rematamos. Así es como se forma el backlog de tareas, el trabajo con el cliente no termina.
¿Qué hay en este tablero?
Nuestra Asana está asociada con varios servicios:
- Sistema CRM (para interacción con el departamento de ventas),
- TimeDoctor (para seguimiento del tiempo),
- ERP- ( ).
Agregamos un panel de control de recursos rápido a Asana. Pasas el cursor sobre el plato sobre la tarea y ves quién y cuánto trabajó en la tarea, qué bonificación obtuvieron.
El trabajo del departamento de producción se estima por horas, por lo que era importante para nosotros hacer un seguimiento estricto del tiempo que tardaba cada empleado en resolver los problemas del cliente.
¿Cuál es el beneficio de usar la pizarra?
Como resultado, en el sistema ERP, vemos el informe del proyecto . Estado de la transacción, participantes del proyecto, presupuesto del proyecto, horas trabajadas y plazos.
Podemos predecir el costo de proyectos de desarrollo similares, el cálculo de los KPI se vuelve completamente transparente y no hay lugar para la ilusión de que el desarrollo toma solo un par de horas. Si es necesario, siempre tenemos una interfaz que podemos mostrarle al cliente para informar.
Maletines de Asana
Esta funcionalidad se ha implementado en Asana durante mucho tiempo. Pero no lo apreciamos de inmediato. Al principio, solo reunimos todos los proyectos de nuestros gerentes en carteras. Resultó que durante su tiempo en la empresa, Denis Kiselev trabajó con 61 clientes.
Es divertido saberlo, pero no lo suficiente como para justificar el tiempo que lleva recolectar. Y puntuamos en carteras. Todo cambió cuando equiparamos el proyecto en Asana con un acuerdo en el sistema CRM.
Anteriormente, el administrador se suscribía a todos los proyectos y recibía notificaciones de todos los cambios en la Bandeja de entrada (alimentación de notificaciones). Cada actualización de estado, se mostraba un nuevo comentario en el feed, comenzando por el más reciente. El lunes, el líder se sentó y realizó las tareas de la bandeja de entrada de forma secuencial. Las prioridades estaban fuera de discusión y, a veces, las tareas importantes no llegaban a sus manos.
Ahora hay una cartera de empleados y una cartera de departamento de proyectos. En el primero, el gerente administra sus proyectos, el segundo le da al gerente la funcionalidad de control para la carga de trabajo actual de todos los empleados.
Portafolio del departamento de proyectos
En la captura de pantalla, puede ver los proyectos ordenados por empleados.
Una vez a la semana, el director del proyecto actualiza el estado de cada proyecto. Escribe lo que se hizo la semana pasada y lo que se planea para la próxima. Establece una de las tres etiquetas: bajo control, en riesgo, problemas.
El gerente puede evaluar rápidamente:
- el volumen actual de clientes en el departamento de diseño,
- el número de proyectos en curso para cada gerente,
- número de tareas atrasadas por proyectos,
- la presencia de problemas y la necesidad de involucrarse en proyectos,
- plazos del proyecto, tiempo empleado, etapa de embudo y prioridad del proyecto.
Las carteras también nos ayudan con los informes. Después de actualizar el estado del proyecto, el informe sobre el trabajo completado y planificado se envía automáticamente al chat con el cliente.
Cartera de empleados
Incluso el jefe del departamento de proyectos tiene su propia cartera. Si, pah-pah-pah, renuncia a sus poderes, la nueva persona verá todos los proyectos controlados que debe seguir rastreando.
El personal de línea también agradeció la conveniencia de programar las cargas de trabajo de la cartera. En la pestaña "Cargar", Asana analiza el volumen de tareas teniendo en cuenta los plazos y advierte si un empleado ha planificado una cantidad insoportable de tareas. Puede cambiar los plazos y ajustar los detalles sin salir de esta pestaña.
Corrección de errores y desarrollo personalizado
Un equipo separado es responsable de nuestro desarrollo. En el marco del proceso empresarial, recibe tareas de dos tipos:
- insecto,
- nuevo desarrollo.
Los errores se comprueban, evalúan su criticidad y se envían al servicio de soporte técnico.
Las tareas de desarrollo provienen del backlog de productos internos de la empresa, o del gerente del proyecto, a pedido del cliente.
El proceso de desarrollo, en general, se ve así.
Las tareas recaen en la placa de desarrollo en Asana. Ahí está ella.
El autor de la tarea selecciona el tipo "Error" o "Característica", establece el grado de criticidad, indica al cliente, departamentos internos de la empresa que se ven afectados por la tarea. Cuando la tarea cumple con todos los requisitos de los reglamentos internos, el remitente hace clic en el icono del rayo en la barra superior sobre la tarea e inicia el proceso de negocio automático "Evaluar en desarrollo".
El jefe del departamento de desarrollo recibe una notificación sobre una nueva tarea para la evaluación, la tarea en sí se traslada a un tablero separado con el mismo nombre durante la duración de la evaluación.
Después de la evaluación, el gerente mueve la tarea al sprint correspondiente al mes de finalización planificada. Las tareas siempre están en varios tableros al mismo tiempo:
- en el tablero personal del director del proyecto,
- en el tablero de soporte técnico,
- en la placa de desarrollo.
Todos los participantes y empleados que controlan la tarea pueden ver el progreso de la tarea, recibir notificaciones y realizar discusiones directamente en los comentarios de la tarea. Una vez finalizada la tarea, el director del proyecto o el especialista en soporte técnico responsable lo “lleva” a su lado para seguir trabajando en el proyecto.
¿Qué sucedió cuando reunimos los departamentos de desarrollo y producción en un solo entorno con el equipo?
Primero, los proyectos de los clientes se han vuelto más a largo plazo. Debido al trabajo pendiente constantemente actualizado, el cheque promedio ha crecido.
En segundo lugar, la calidad de los proyectos ha mejorado mucho, ya que el departamento de desarrollo podía en cualquier momento hacer una pregunta a marketing, ventas, contabilidad, etc. Tuvimos la oportunidad de conectar las competencias necesarias del equipo a tiempo y ofrecer soluciones de un nivel completamente diferente.
En tercer lugar, los empleados, gerentes y clientes recibieron total transparencia en las tareas planificadas y completadas. Aprendimos a GESTIONAR proyectos, nos dimos cuenta de que se trata de un proceso absolutamente técnico del que se puede eliminar casi por completo el factor humano.
Cuarto,el equipo se ha vuelto más cohesionado. Anteriormente, los empleados tenían poca idea de lo que estaban haciendo los míticos departamentos de desarrollo y producción.
Ahora, viendo el proceso de desarrollo y configuración técnica de los sistemas:
- el departamento de ventas encuentra ideas e inspiración en él sobre cómo vender,
- los especialistas en marketing toman regularmente contenido útil para publicaciones, artículos, posicionamiento y texto de anuncios,
- Los líderes analizan las necesidades y el comportamiento de los clientes, ajustando la estrategia.
El resultado es una transformación en la que todos ganan, en la que nosotros, nuestros clientes y nuestros socios hemos ganado. Me alegraría que compartiera su opinión en los comentarios: ¿había algo útil en mi artículo y qué métodos de gestión de proyectos utiliza en el desarrollo?