Como habrás escuchado, el año pasado ABBYY adquirió TimelinePI , un desarrollador de plataformas Process Intelligence. Ahora, además del procesamiento inteligente de la información, los productos ABBYY ayudan a las empresas a resolver una nueva clase de problemas: analizar los procesos comerciales, comprender cómo funcionan desde adentro y cómo cambiarlos para mejorarlos.
Este es un paso lógico para nosotros. En las profundidades de las grandes empresas, se generan y procesan continuamente grandes cantidades de datos. Nuestras soluciones para clientes corporativos ayudan a estructurar una variedad de información de contabilidad, recursos humanos, logística y otros documentos y hacen que sea más conveniente trabajar con ellos. ¿Por qué no solo organizar la información, sino también sacar conclusiones útiles para las empresas basándose en ella? Por ejemplo, para entender cómo se organizan los procesos, identificar patrones no obvios en ellos, analizar aquellas métricas que antes no se tenían en cuenta, e incluso predecir qué pasará si los procesos se automatizan con esta o aquella tecnología.
Hoy te contamos cuál es la plataforma para el análisis inteligente de procesos comerciales ABBYY Timeline., para qué sirve, y daremos ejemplos de cómo funciona esta solución y dónde es útil.
Process Intelligence es un conjunto de herramientas para el análisis inteligente de procesos comerciales. Estas soluciones le permiten visualizar, cuantificar y comprender cómo construir correctamente los procesos para mejorar continuamente su eficiencia.
Tanto Process Intelligence como Process Mining utilizan trazas digitales de las acciones del usuario para analizar. Sin embargo, las soluciones de Process Mining , -. , Happy Path, Happy Path. Process Intelligence - – , .
Process Intelligence
1. Analiza el pasado . La solución ABBYY Timeline ayuda a obtener una imagen real del proceso (esto se denomina Descubrimiento de procesos), basada en trazas digitales . Y teniendo ya una idea del estado real de las cosas, la gerencia puede identificar áreas con el mayor potencial de automatización.
Expliquemos qué es una huella digital.
Este es un conjunto único de acciones de un empleado individual, departamento o grupo de departamentos, que se refleja en los sistemas de información corporativos. Dependiendo del proceso, esto puede ser información sobre el hecho de que se envió un correo electrónico, una marca sobre la aprobación de un documento, un nombre de usuario, una compra en el sitio, hacer clic en un botón en un programa en un escritorio y mucho más .
2. Seguimiento del presente . La plataforma ABBYY Timeline le permite monitorear en tiempo real lo que está sucediendo en cada o varias etapas del proceso, recibir información sobre eventos, condiciones, patrones, violaciones y responder a ellos a tiempo.
3. Predecir el futuro . Los métodos de aprendizaje automático se pueden utilizar para predecir el posible resultado de procesos que aún no se han completado. La base del aprendizaje automático serán los datos y documentos empíricos (o información extraída de ellos) que están involucrados en el proceso.
4. Construya hipótesis y pruébelas... ABBYY Timeline puede calcular el efecto de la automatización propuesta y comparar el proceso antes y después de la implementación de tecnologías. Por ejemplo, una empresa ha estado usando robots de software durante un mes y, utilizando el análisis de los procesos comerciales, puede comprender qué tan efectivo es este proyecto.
Porque es necesario
Averigüemos por qué analizar los procesos comerciales utilizando Process Intelligence.
Cualquier empresa se esfuerza por utilizar de manera eficaz las soluciones tecnológicas para obtener una ventaja competitiva. Todas las grandes empresas de una forma u otra automatizan tareas individuales utilizando inteligencia artificial, gemelos digitales, robots, etc. Por ejemplo, la visión por computadora se utiliza para traducir documentos a formato electrónico, determinar el tipo de datos y luego enviarlos a la base de datos deseada, procesamiento del lenguaje natural (NLP) - para analizar el contenido del texto y extraer las entidades y hechos necesarios de él, RPA - para reproducir las operaciones del usuario : mover archivos a sistemas de destino, enviar respuestas automáticas, abrir programas, etc.
La coherencia es importante en cualquier proyecto tecnológico. Antes de implementar cualquier solución, debe comprender claramente:
- ¿Cómo funciona todo en este momento?
- ¿Dónde se integrará exactamente la tecnología?
- ¿Qué tarea o tareas realizará?
- tal vez la automatización aún no sea necesaria, pero ¿es suficiente para reconstruir y simplificar la secuencia de acciones?
Hay tres métodos para encontrar respuestas a estas preguntas.
La primera es entrevistar a los empleados y anotar cómo imaginan el proceso. Pero no es tan simple. Primero, los gerentes ven el panorama general y no conocen algunos detalles y pequeñas cosas que a menudo son importantes en situaciones críticas. En segundo lugar, los artistas intérpretes o ejecutantes y los especialistas pueden cometer errores en la secuencia de etapas u ocultar algo, por ejemplo, la presencia de un observador cambia el comportamiento de los empleados y muchas veces quieren darle más importancia a su trabajo. En tercer lugar, dependiendo de la complejidad del proceso, diferentes especialistas pueden realizar la tarea de diferentes formas. Por lo tanto, con este enfoque, la empresa corre el riesgo de obtener una imagen subjetiva y contradictoria:
La segunda forma es recurrir a consultores para que ayuden a rediseñar los procesos. Los consultores comerciales miran a la empresa de manera más objetiva y pueden descubrir problemas sutiles. Por cierto, muchas firmas de consultoría modernas utilizan soluciones de inteligencia de procesos. Para ellos, esta es una herramienta adicional para estudiar rápidamente los procesos comerciales del cliente y obtener más información útil. Como regla general, la reingeniería de procesos requiere mucho trabajo para encontrar y resolver un problema. En nuestra estimación, un análisis de este tipo de los procesos comerciales en una empresa puede llevar de 6 a 8 meses, mientras que el uso de la plataforma ABBYY Timeline permite hacerlo más rápido.
Sin embargo, cualquier proyecto de optimización es definitivo. Los consultores y empleados encuentran una sección del proceso, implementan el proyecto, cuentan los resultados, y luego no están de acuerdo y - ¡oh, tristeza! - llevar consigo la solución con la que realizaron el análisis.
Tercera vía- confiar en los rastros digitales que permanecen en las fuentes corporativas cuando se realizan reingeniería de procesos. La información se acumula constantemente en los registros de los sistemas de información. Si usa estos datos correctamente, puede aprender mucho sobre su empresa. Los analistas de Forrester llaman a este concepto Inteligencia digital. Este es el nivel de madurez digital de las organizaciones que hacen un uso extensivo de datos digitales para analizar procesos y hacer crecer su negocio. Por ejemplo, para esto toman metadatos (qué empleado completó la tarea, cuándo y por cuánto tiempo, cerró la aplicación, etc.) y, utilizando herramientas modernas, conectan estos "rastros digitales" con por qué se tomaron pasos específicos en el proceso. ...
Por lo tanto, puede ver el trabajo de cada empleado individualmente; esta es también una de las formas de utilizar la inteligencia de procesos. Un subordinado trabajará más lento que el otro y completará menos tareas por día de trabajo. Qué significa eso? Es importante ver qué tipo de solicitudes están procesando y cuáles son las características de estos documentos. Digamos que uno de los empleados pasó más tiempo porque estaba procesando los contratos más complejos que requieren un análisis más cuidadoso.
La aplicación de Process Intelligence convierte a un experto en independiente de factores externos. Esta herramienta puede resultar útil en el trabajo diario de analistas, consultores y líderes empresariales.
Por qué la inteligencia de procesos es más que BI
Aquellos que están familiarizados de primera mano con el tema de la optimización de procesos de negocios pueden tener una pregunta lógica: "¿En qué se diferencia la inteligencia de procesos de la inteligencia de negocios (BI)?" BI también puede interpretar grandes cantidades de datos, centrándose en factores clave de rendimiento, ayudando a realizar un seguimiento de la toma de decisiones y creando una imagen general del negocio. Sí, lo es, pero el diablo, como dicen, está en los detalles.
El trabajo de Business Intelligence es mostrar métricas estáticas. Y los sistemas PI brindan monitoreo de procesos en tiempo real. La principal diferencia entre estas soluciones es que los sistemas de BI no tienen herramientas estándar para presentar datos como un proceso. Además, el proceso no es solo una secuencia de pasos, sino un conjunto de estados, razones y condiciones para la transición entre ellos.
A diferencia de BI, las plataformas de inteligencia de procesos, en particular ABBYY Timeline, tienen decenas de herramientas especializadas para diferentes tareas comerciales: recolección y extracción de datos, monitoreo y notificación, pronóstico de eventos, etc. .re. Hablaremos de ellos a continuación.
Cómo se ve la inteligencia de procesos
Toda la masa de datos que se procesarán ingresa a ABBYY Timeline utilizando herramientas que son comprensibles y familiares para muchos para extraer y procesar contenido.
La necesidad de ETL ("extraer, transformar, cargar" o literalmente "extraer, transformar, cargar") proviene de la variedad de fuentes en las que se almacenan los datos. Por ejemplo, la información para el análisis proviene de ERP, CRM, sistemas de análisis web y otros. ETL le permite cargar datos de diferentes fuentes directamente en ABBYY Timeline, y no necesita instalar una base de datos adicional para esto.
En la interfaz de ABBYY Timeline, el registro de eventos se ve así (en adelante, se puede hacer clic en las capturas de pantalla): Estos datos se pueden complementar, preparar, limpiar, etc. para usar ETL de manera más eficiente. Por ejemplo, puede agregar fechas, redondear la marca de tiempo a unidades específicas (minutos, segundos), eliminar registros duplicados, combinar datos de varios sistemas en un conjunto de datos usando una clave común y construir una secuencia de operaciones de conversión de datos que se realiza en el arranque en tiempo real.
Además, a cada uno de los eventos (es decir, las etapas del proceso) se le pueden asignar los parámetros necesarios (atributos), que ayudan a realizar análisis más profundos. Los atributos son datos estructurados que se ingresan desde los documentos a los sistemas de información de forma manual o mediante OCR y NLP. Por ejemplo, puede ser el monto del préstamo, la edad del cliente o el nombre y apellidos del gerente, si estamos hablando de un banco; región, tipo de seguro o día de la semana, si hablamos de una compañía de seguros. Por lo tanto, al analizar un proceso empresarial, puede seleccionar uno o más de los valores de atributo cargados, por ejemplo, 3 regiones de 23:
Cualquier sistema de Process Intelligence es una plataforma con muchas métricas diferentes: indicadores, números y gráficos que se actualizan en tiempo real. Por ejemplo, nuestra línea de tiempo de ABBYY no es solo un panel en el que un consultor invitado configura una docena de métricas que usted comprobará una vez al mes. La plataforma ABBYY Timeline se puede utilizar con regularidad. Es fácil configurarlo usted mismo y monitorear el proceso desde diferentes lados todos los días: Análisis después de la implementación : en el tablero, puede ver el cambio en los indicadores comerciales para un período específico, en este caso, durante varios meses. Entonces, por ejemplo, una compañía de seguros puede comprender cuán efectivo fue automatizar el proceso de verificación de categorías de riesgo utilizando robots de software.
ABBYY Timeline es una completa herramienta de inteligencia empresarial. Puede ser un empleado de la organización que adquirió la licencia, en lugar de un costoso consultor contratado. Pongamos un ejemplo de la pantalla de inicio de la plataforma: Usando la pantalla de inicio, puede realizar análisis de nivel superior: haga clic en cada indicador promedio, mire el histograma para la distribución por el número de instancias de proceso y cómo cambia esta distribución para cada atributo (día de la semana, gerente, región, etc.) ).
Veamos cómo puede usar la pantalla de inicio usando el ejemplo del proceso para resolver un evento asegurado. En la pantalla de inicio de arriba, vemos la distribución del primer y último evento del proceso: en la mayoría de los casos (89%) el primer evento es una notificación de un evento asegurado. El último evento, la aplicación está cerrada, ocurre el 84% de las veces. A veces, la información de la pantalla de inicio es suficiente para comprender que tiene datos dañados. Por ejemplo, si se indica "orden cerrada" como el primer evento, es evidente que se recibieron datos incorrectos en la entrada. O, por ejemplo, un gerente sabe que el proceso de liquidación de un evento asegurado no dura más de un mes. Si el tiempo promedio es de 5 años, entonces algo debe haber salido mal.
Herramientas de análisis y ejemplos de su uso
Las herramientas de ABBYY Timeline se distribuyen en clústeres. Ayudan a responder constantemente las preguntas:
Comprender cómo se ve el proceso
ABBYY Timeline brinda la oportunidad de restaurar un esquema generalizado de un proceso: para ver sus etapas, su duración y el número de transiciones entre ellas, así como para visualizar los procesos más rápidos (verde en el diagrama) y más largos (rojo en el diagrama) mediante animación. El esquema se puede personalizar para lograr diferentes niveles de detalle. Por ejemplo, un gerente puede recibir una alerta sobre la situación por la que hay más puntos amarillos y rojos en el diagrama del proceso de pago de facturas más cerca del último paso. Esta es la forma de obtener el mayor nivel posible
análisis: para detectar etapas repetitivas inmediatamente visibles, cuellos de botella, pasos innecesarios. Por ejemplo, puede prestar atención a por qué la factura se está revisando durante mucho tiempo en el departamento de contabilidad. Es necesario centrarse en esos lugares si la empresa quiere acelerar el proceso o automatizarlo.
Otro ejemplo de visualización de datos es con la herramienta Ruta . A diferencia del esquema, aquí ya se crea una vista más detallada del proceso de pago de facturas y todas las opciones para aprobarlo. Las "rutas" se pueden ordenar: por frecuencia, por duración, por el número de pasos, por el costo promedio de los gastos. En la diapositiva, marcamos la ruta más popular y más armoniosa con un marco rojo : el proceso lo siguió en casi el 47% de los casos.
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Una consulta es una forma de detectar procesos en los que se ejecuta una determinada secuencia de acciones (patrón) de interés para la empresa. De esta forma, puede verificar varios patrones, por ejemplo, la frecuencia con la que un gerente responde con gran retraso a una solicitud de un cliente. Una solicitud se puede establecer de forma flexible y rígida (como una estricta adherencia de las etapas una tras otra).
Tomemos un ejemplo de la industria de seguros . Mediante una solicitud, puede, por ejemplo, realizar un seguimiento de los casos en los que, después de un accidente, el cliente recibió un automóvil de reemplazo, aunque esta opción no estaba prevista en la póliza de seguro. Para encontrar los procesos que corresponden a tal situación, el experto de la empresa construye una consulta:
La captura de pantalla muestra que el cliente recibió un automóvil de reemplazo y luego la compañía de seguros confirmó la negativa por una pérdida. Como podemos ver, el cliente tardó más de 4 días en devolver el coche. Esto es comprensible: ¿por qué debería tener prisa cuando puede conducir un coche de alquiler a expensas de la compañía de seguros?
Por lo tanto, en ABBYY Timeline, puede monitorear los procesos donde no se ha completado un paso obligatorio, por ejemplo, un especialista no confirmó la cobertura del seguro. Es decir, si lo solicita, eventualmente puede encontrar dichos procesos donde se viola uno de los procedimientos.
Las regulaciones son otra herramienta para encontrar violaciones de procedimientos. Tiene la capacidad de definir estrictamente la secuencia de eventos, valores de atributos, duración de etapas, etc .:
La herramienta le permite identificar aquellos procesos que no cumplen con las regulaciones especificadas y determinar la naturaleza de las violaciones (y no solo los procesos que generalmente no corresponden al patrón). ABBYY Timeline detecta violaciones de los siguientes tipos:
- incumplimiento de los plazos,
- etapa perdida,
- posición incorrecta,
- el número incorrecto de repeticiones de un paso en particular.
En el sistema, puede ver cuántas violaciones de este tipo fueron y cuántas "rutas" encontraron. Puede filtrar todos los eventos en los que ocurrieron violaciones, por ejemplo, la evaluación de daños no se confirmó a tiempo. Luego, puede asignar una notificación a cualquier infracción: cuando suceda, una persona o un robot recibirán una notificación.
¿Por qué es útil la herramienta "Programación" en ABBYY Timeline? La mayoría de los sistemas de Process Intelligence motivan al gerente a crear un esquema ideal y rediseñar o ignorar aquellos procesos que no le corresponden. Pero el gerente debe preocuparse por el motivo de la desviación del cronograma, porque no todas las violaciones son significativas. Al evaluar las regulaciones, el propio gerente decide si reaccionar ante la infracción o no.
Analicemos una herramienta más:"Análisis de tiempos" . Con modelos de AA entrenados en datos de procesos históricos, puede monitorear la observancia del tiempo transcurrido entre dos eventos. Le permite predecir cuál de los procesos actuales o sus etapas no cumplirán con el plazo. El "análisis de tiempo" le permite establecer una condición que, por ejemplo, "todas las facturas que se reciban hoy deben pagarse antes de las 16:00". Puede seleccionar varios eventos a partir de los cuales comienza el período de seguimiento del nuevo intervalo, y varios eventos con los que debe terminar.
Tomemos un ejemplo de la medicina. Si el paciente recibe algún servicio en una clínica privada, es necesario registrar todos los estudios y rastrear el proceso de tratamiento, en particular, para que, en base a datos históricos y un modelo entrenado, pronostique si las pruebas médicas se realizarán en el tiempo requerido para la facturación oportuna del seguro. empresas. Según datos históricos, el 11% de las pruebas médicas no se completaron a tiempo.
Determinar cómo se desarrollará el proceso
La herramienta Forecast , basada en datos históricos, ayuda a predecir el resultado de los procesos que aún no se han completado. Tomemos como ejemplo la predicción del número de salas gratuitas en un hospital. Digamos que un paciente llega para ser examinado después de las 4:00 pm y visita a tres médicos. El último de ellos descubrió que se necesitaba otro examen. Según datos históricos, se puede determinar que hubo procesos que se desarrollaron de acuerdo a un escenario similar y con cierta probabilidad llevaron a que una persona permaneciera en el hospital hasta la mañana. Es decir, la herramienta le permite predecir que se espera una hospitalización y comenzar a buscar una sala gratuita para ese paciente.
¿Qué hacer con esta información? Basado en el resultado previsto del proceso, expresado en la ocurrencia de un determinado evento, ABBYY Timeline le permite configurar una llamada a un servicio externo, por ejemplo, crear un ticket automatizado en el sistema usando un robot. RPA comienza a buscar a través del sistema ERP de toda la red de sucursales, donde hay salas libres, encuentra lugares en otras sucursales y reserva transporte por un tiempo determinado para transportar al paciente. Según este pronóstico, el paciente podrá volver a casa con un 77% de probabilidad. Esto significa que no tienes que reservarle una habitación.
Evaluar dónde se necesitan los robots
Con ABBYY Timeline, puede analizar procesos y detectar acciones repetitivas en ellos, que luego pueden automatizarse mediante tecnologías, incluidos robots (RPA). Los robots de software son una de las principales tendencias tecnológicas de los últimos años. Los fabricantes de RPA recaudan miles de millones en inversiones y las grandes empresas, por ejemplo, Alfa-Bank, VTB, VimpelCom, informan ahorros millonarios debido a la mano de obra robótica.
Le diremos cómo identificar los procesos que se pueden asignar a los robots de software y justificar el uso de RPA utilizando ABBYY Timeline.
1). Una vez realizado el proceso de descubrimiento, obtiene un borrador del script visual para RPA. Descubrimiento de procesos- esta es la misma imagen del proceso. Además, le permite encontrar puntos problemáticos utilizando indicadores medibles y optimizar el proceso utilizando más de 25 herramientas analíticas. En Process Discovery, puede ver algo a un alto nivel y luego considerar con más detalle algunas de las etapas del proceso.
Veamos nuevamente la captura de pantalla revisada anteriormente de "Rutas". Como puede ver, el primer camino es el más frecuente, delgado, con pasos claros y predecibles. Este camino es el primer candidato para la automatización, y su esquema es el borrador del guión visual para RPA.
El resto de caminos son completamente diferentes. ¿Por qué? Por ejemplo, las facturas con marcas de bolígrafo o sellos encima de los importes y fechas se gastan en un control de calidad adicional del reconocimiento. Otro ejemplo es que el proceso de otorgar préstamos al personal militar puede diferir del proceso de otorgar préstamos a una madre con muchos hijos.
Como dijimos anteriormente, Process Discovery también calcula el costo de completar las tareas. Tenga en cuenta que puede calcular el costo de un proceso especificando tanto métricas de costos estáticas como variables (consulte las capturas de pantalla a continuación). La primera captura de pantalla muestra qué eventos cuestan según el tiempo. En particular, estos son todos los niveles de aprobación de pago de facturas. La segunda captura de pantalla muestra la configuración de costos detallada para el evento "Nivel de acuerdo 1".
2). Existe la oportunidad de observar los tipos de procesos, determinar su masa, el costo de completar las tareas y la duración . Puedes mirar el diagrama de secuencia y ver que algún camino es muy complicado y confuso, pero no tiene sentido automatizarlo, toma el 0.01% del total. O tal vez existe una ruta del proceso en la que las etapas también se confunden, pero esta ruta representa el 90% de todos los casos y, en consecuencia, los costos. Luego, primero debe abordar estas piezas y automatizarlas.
En el diagrama de flujo, las flechas muestran cómo se relacionan los pasos del proceso. Por ejemplo, puede ver el "recorrido de la lanzadera" hacia adelante y hacia atrás:
3). ABBYY Timeline tiene un análisis hipotético que muestra los ahorros en dinero y tiempo en el proceso antes y después de la implementación de una nueva solución tecnológica, por ejemplo, RPA.
ABBYY Timeline le ayuda a encontrar todos los pares de eventos, mostrar el tiempo que transcurre entre ellos y probar la hipótesis de cuántas horas-hombre y dinero se pueden ahorrar si todo el proceso se cambia a RPA. Por ejemplo, como resultado de una prueba piloto del sistema RPA, el gerente aprendió que copiar datos automáticamente de un sistema a otro es 5 veces más rápido que copiar datos manualmente. A través de ABBYY Timeline, el empleado verifica cuánto tiempo y dinero puede ahorrar la empresa mediante la robotización. Con esta información, puede justificar la introducción de un nuevo sistema. La captura de pantalla muestra
- todos los pares de eventos que están en procesos,
- su número,
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ABBYY Timeline . , , 2 , ( ) .
Los procesos de automatización y la introducción del aprendizaje automático en nuestras vidas solo se acelerarán. Así como las personas ya no quieren ir al azar y, por lo tanto, usan navegadores para calcular la ruta, el tiempo y el costo de un viaje, la empresa usa PI para evaluar el efecto de la implementación de tecnología en los procesos comerciales. Obtener un navegador hoy es fácil, al igual que usar herramientas de inteligencia de procesos. Casi cualquier empresa tiene huella digital y, por tanto, base para estudiar procesos. Y ahora existe una oportunidad técnica para utilizar estos datos, para participar en análisis, predicciones y obtener información útil.
En los próximos años, las plataformas PI se convertirán en un medio de retroalimentación para los negocios, según las previsiones de la empresa analítica internacional NelsonHall. Es decir, con base en los resultados del análisis de los procesos de negocio, será posible en tiempo real, y no a posteriori, encontrar cuellos de botella, simplificar, acelerar y automatizar procesos y sus etapas dentro de la organización, implementar RPA más rápido y evaluar el impacto de los robots software en los ingresos de la empresa, y por tanto más precisamente para hacer planes para el futuro. Lea más sobre los resultados de la investigación del mercado de análisis de procesos aquí .